Pada awalnya hakikat dari jabatan notaris adalah sebagai pejabat umum yang ditugaskan oleh kekuasaan umum untuk melayani kebutuhan masyarakat akan alat bukti otentik yang memberikan kepastian hubungan hukum keperdataan. Jadi, sepanjang alat bukti otentik tetap diperlukan oleh sistem hukum negara maka jabatan notaris akan tetap diperlukan eksistensinya di tengah masyarakat.Pengertian pejabat umum yang diemban oleh notaris bukan berarti notaris adalah pegawai negeri dimana pegawai yang merupakan bagian dari suatu 50 korps pegawai yang tersusun, dengan hubungan kerja yang hirarkis, yang digaji oleh pemerintah seperti yang dimaksud dalam Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian, melainkan Notaris adalah pejabat pemerintah tanpa diberi gaji oleh pemerintah, notaris dipensiunkan oleh pemerintah tanpa mendapat uang pensiun dari pemerintah. Soegondo Notodisoerjoberpendapat bahwa notaris ditetapkan sebagai pejabat umum (openbaar ambtenaar) karena menyangkut wewenang dan tugasnya untuk membuat akta-akta otentik.8 Dalam jabatannya tersimpul suatu sifat dan ciri khas yang membedakannya dari jabatan-jabatan lainnya dalam masyarakat. Lain halnya dengan N. G. Yudara yang memberikan pengertian pejabat umum adalah organ negara yang dilengkapi dengan kewenangan hukum untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat umum teristimewa dalam pembuatan akta otentik sebagai alat bukti yang sempurna berkenaan dengan perbuatan hukum dibidang keperdataan saja.9Berkaitan dengan kedua pendapat di atas, maka dapat disimpulkan bahwa pejabat umum adalah organ negara yang mendapatkan wewenang secara atribusi untuk melayani kepentingan masyarakat umum dalam membuat akta otentik yang berkaitan dengan tindakan hukum dibidang perdata. Pejabat umum yang dimaksud disini adalah pejabat yang dimaksudkan dalam Pasal 1868 Kitab Undang-undang Hukum Perdata, namun demikian ketentuan dalam Pasal 1868 KUH Perdata belum menjabarkan secara jelas dan lengkap gambaran Notaris sebagai pejabat umum, akan tetapi dalam ketentuan Pasal 1 ayat (1) UUJN disebutkan bahwa notaris merupakan satu-satunya pejabat umum yang mempunyai kewenangan membuat akta otentik yang terkait dengan semua perbuatan, perjanjian dan penetapan yang diharuskan oleh suatu peraturan umum atau oleh yang berkepentingan dikehendaki untuk dinyatakan dalam suatu akta otentik, menjamin kepastian tanggal pembuatan akta, menyimpan minuta akta, memberikan grosse akta, salinan dan kutipan akta, semuanya itu sepanjang pembuatan akta tersebut tidak ditugaskan atau dikecualikan kepada pejabat atau orang lain oleh peraturan perundang-undangan. Dari bunyi Pasal 1 angka 1 UUJN, maka sangat jelas dikatakan bahwa notaris adalah satu-satunyapejabat umum yang berwenang untuk membuat akta otentik.
Di luar notaris sebagai pejabat umum masih dikenal lagi pejabat-pejabat lain yang juga tugasnya membuat alat bukti yang bersifat otentik, seperti Pejabat Kantor Catatan Sipil, Pejabat Kantor Lelang Negara, Pejabat Pembuat Akta Tanah, Kepala Kantor Urusan Agama dan lain sebagainya. Notaris merupakan pejabat umum yang berwenang untuk membuat akta otentik sejauh pembuatan akta otentik tertentu tidak dikhususkan bagi pejabat umum lainnya. Akta yang dibuat di hadapan notaris merupakan bukti otentik bukti sempurna, dengan segala akibatnya. Berdasarkan Pasal 1 angka (1) UUJN, Notaris adalah Pejabat Umum yang berwenang untuk membuat akta otentik dan kewenangan sebagian lainnya sebagaimana dimaksud dan Undang-undang. Notaris memiliki beberapa karateristik tertentu, antara lain:
a. Notaris merupakan suatu Jabatan Jabatan Notaris diadakan atau kehadirannya dikehendaki o1eh aturan hukum dengan maksud untuk membantu dan melayani masyarakat yang membutuhkan alat bukti tertulis yang bersifat otentik mengenai keadaan, peristiwa atau perbuatan hukum.Aturan hukum yang dimaksud adalah UUJN, sehingga segala hal yang berkaitan dengan Notaris di Indonesia harus mengacu kepada UUJN.
b. Notaris mempunyai kewenangan tertentu Kewenangan Notaris tercantum di dalam Pasal 15 ayat (1),(2),dan (3) UUJN
c. Diangkat dan diberhentikan oleh Pemerintah Meskipun secara administratif diangkat dan diberhentikan oleh Pemerintah, tidak berarti Notaris menjadi subdordinasi (bawahan) Pemerintah, sehingga di dalam menjalankan tugas jabatannya:
1. Bersifat mandiri ;
2. Tidak memihak siapapun ;
3. Tidak tergantung kepada siapapun, yang akibatnya di dalam menjalankan tugas jabatannya tidak dapat dicampuri oleh pihak yang mengangkatnya atau oleh pihak lain.
d. Tidak menerima gaji atau pensiun dari yang mengangkatnya Notaris hanya menerima honorarium dari masyarakat yang telah dilayaninya atau dapat memberikan pelayanan cuma-cuma untuk mereka yang tidak mampu.
e. Akuntabilitas atas pekerjaannya kepada masyarakat
Notaris hadir memenuhi kebutuhan akan dokumen hukum (akta) otentik dalam bidang hukum perdata, dalam hal Notaris melakukan suatu perbuatan melawan hukum, masyarakat yang dirugikan dapat melakukan gugatan secara perdata kepada Notaris dan menuntut biaya, ganti rugi dan bunga. Seorang notaris harus menjaga kepentingan para pelanggan dan mencari jalan yang paling mudah dan murah, tetapi hal ini tidak dapat dipakai sebagai alasan untuk menyelundupkan ketentuan undang-undang. Sebab seorang notaris tidak hanya mengabdi kepada masyarakat, tetapi juga kepada pemerintah yang menaruh kepercayaan penuh kepadanya. Notaris harus jujur dan setia kepada setiap pihak dan dengan bekerja demikian barulah kemudian dapat mengharapkan suatu penghargaan. Jika notaris melakukan suatu penyelewengan, betapapun kecilnya, sekali waktu pasti akan menjadi bumerang pada dirinya sendiri.
Sikap seorang notaris terhadap masyarakat penting sekali, khususnya dalam mengambil suatu keputusan.Kehormatan dan martabat (eer en waardigheid) harus dijunjung tinggi. Menurut pendapat Ulrik Huber yang dikutip oleh Tan Thong Kie, sifatsifat yang seharusnya dimiliki oleh seorang notaris adalah “een eerlijk man, tot het instellen van allerhande schriftuir bequamen ende bij publijke authoriteit daartoe verordineert (artinya: seorang yang jujur, yang pandai membuat segala tulisan dan 54 ditunjuk oleh seorang pejabat publik untuk itu), selanjutnya menurut Tan Thong Kie ordonansi saat itu menunjukan bahwa tiada orang yang diijinkan memegang jabatan notaris melainkan orang-orang yang terkenal sopan dan pandai serta berpengalaman. Mr. A.G. Lubbers menulis dan dikutip oleh Tan Thong Kie bahwa di bidang notariat terutama diperlukan suatu ketelitian yang lebih dari biasa, tanpa itu seorang dalam bidang notariat tidaklah pada tempatnya. Menurutpendapat H.W. Roeby yang dikutip oleh Tan Thong Kie, apabila seorang notaris tidak teliti baik secara material maupun formal tentu kebodohannya itu mempertebal dompet para pengacara.
Nyatanya saat ini pengangkatan notaris tidaklah menjadi gerbang keluarnya notaris-notaris berkualitas seperti tersebut di atas, sehingga banyak notaris yang tidak mempunyai kualifikasi yang cukup baik dan memadai bisa berpraktek dan membuat masyarakat bingung akan hukum yang sebenarnya harus ditaati.
A.W.Voors selanjutnya berpendapat yang kemudian dikutip oleh Tan Thong Kie menyebutkan bahwa sifat-sifat ini memang tidak dimiliki setiap orang tapi dapat dipelajari, ditumbuhkan atau ditanam, dan dipelihara. inilah yang paling penting sebab kode etik hanyalah alat bantu, ceramah, preadvis hanyalah pembuka mata anggota korps notaris, selanjutnya dikemukakan pula bahwa sudah barang tentu seorang notaris menguji setiap akta mengenai kepastiannya dalam hukum dan menjaga hak-hak semua pihak dan jelas dalam setiap kontrak.” Inilah yang mengakibatkan bahwa seorang notaris bukanlah seorang pemberani dalam bidang hukum, seorang notaris mengikuti jalan yang pasti dan dalam hal yang meragukan ia lebih baik tidak bertindak daripada menempuh jalan licin dengan ketidakpastian hukum.” Mr. A.J.B. Rijke berpendapat dan dikutip oleh Tan Thong Kie menyatakan bahwa Allen de notaris van studie zal zich zijne roeping getrouw kunnen toonen: hanya notaris yang tetap belajar akan memperlihatkan kesetiaan pada panggilannya (untuk menjadi notaris). Mendasarkan pada nilai moral dan etik Notaris, maka pengembanan jabatan Notaris adalah pelayanan kepada masyarakat (klien) secara mandiri dan tidak memihak dalam bidang kenotariatan yang pengembanannya dihayati sebagai panggilan hidup bersumber pada semangat pengabdian terhadap sesama manusia demi kepentingan umum serta berakar dalam penghormatan terhadap martabat manusia pada umumnya dan martabat Notaris pada khususnya.
Berdasarkan ketentuan-ketentuan yang mengatur tentang kenotariatan, dapat dilihat bahwa ada yang membatasi kewenangan yang dimiliki oleh seorang Notaris, yaitu :
1. Notaris harus berwenang sepanjang yang menyangkut akta yang dibuatnya itu. Tidak setiap pejabat dapat membuat semua akta akan tetapi seorang Pejabat Umum hanya dapat membuat akta-akta tertentu, yaitu yang ditugaskan atau dikecualikan kepadanya berdasarkan perundangundangan.
2. Notaris harus berwenang sepanjang mengenai orang-orang untuk kepentingan siapa akta itu dibuat; Notaris tidak berwenang membuat akta untuk kepentingan setiap orang. Misalnya, dalam Pasal 20 ayat (1) Peraturan Jabatan Notaris menentukan bahwa Notaris tidak diperbolehkan membuat akta, yang di dalamnya, Notaris, Isteri/suami nya, keluarga sedarah, atau keluarga semenda dari Notaris itu, dalam garis lurus tanpa pembatasan derajat dan dalam garis ke samping sampai derajat ketiga, baik secara pribadi maupun melalui kuasa, menjadi pihak. Hal ini dimaksudkan untuk menghindarkan kepemihakan dan penyalahgunaan jabatan.
3. Notaris harus berwenang sepanjang mengenai tempat dimana akta dibuat. Bagi setiap Notaris ditentukan wilayah hukumnya atau daerah jabatannya, dan hanya dalam wilayah/daerah tersebut Notaris berwenang untuk membuat akta.
4. Notaris harus berwenang sepanjang mengenai waktu pembuatan akta itu. Notaris tidak boleh membuat akta selama Notaris tersebut masih menjalankan cuti atau dipecat dari jabatannya. Notaris juga tidak boleh membuat akta sebelum memangku jabatannya atau sebelum diambil sumpah. Apabila keempat poin tersebut tidak dipenuhi, maka akta yang dibuat tidak otentik dan hanya punya kekuatan pembuktian seperti akta di bawah tangan.
Pelayanan jasa yang diberikan oleh Notaris harus benar-benar memiliki nilai dan bobot yang dapat diandalkan.Ada 4 (empat) hal yang harus diperhatikan para notaris yaitu:
1. Dalam menjalankan tugas profesinya, seorang notaris harus memiliki integritas moral yang mantap. Dalam hal ini, pelaksanaan tugas profesinya harus didasari dengan penuh pertimbangan moral. Walaupun akan memperoleh imbalan jasa yang tinggi, namun segala sesuatu yang bertentangan dengan moral yang baik harus dihindarkan.
2. Seorang notaris harus jujur, tidak hanya pada kliennya, juga pada dirinya sendiri. Ia harus menyadari akan batas-batas kemampuannya, tidak memberikan janji untuk sekedar menyenangkan kliennya, atau agar si klien tetap mau memakai jasanya. Kesemuanya itu merupakan ukuran tersendiri mengenai kadar kejujuran intelektual seorang notaris.
3. Seorang notaris harus mengetahui batas-batas kewenangannya. Ia harus mentaati aturan hukum yang berlaku tentang seberapa jauh ia dapat bertindak dan apa yang boleh serta apa yang tidak boleh dilakukan. Seorang notaris juga dilarang untuk menjalankan jabatannya di luar daerah jabatannya. Apabila ketentuan tersebut dilanggar, maka akta yang bersangkutan akan kehilangan daya autentiknya. 4. Sekalipun keahlian seseorang dapat dimanfaatkan sebagai upaya yang untuk mendapatkan uang, namun dalam melaksanakan tugas profesinya ia
