Dimensi Komunikasi Internal (skripsi dan tesis)

Dimensi yang di gunakan dalam mengukur komunikasi internal menurut
Khosahrial, menyebutkan ada dua dimensi komunikasi internal yaitu : komunikasi
vertikal dan komunikasi horizontal. Sedangkan Ardana menyatakan bahwa di dalam
komunikasi internal ada tiga dimensi yaitu: komunikasi vertical, komunikasi diagonal
dan komunikasi horizontal. (dalam Udayanto, Bagia, Yulianthini, 2015)
Menurut Brennan (dalam Effendy 2009) “komunikasi internal ditunjang oleh
dua komunikasi , yaitu komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal”. Untuk lebih
jelasnya akan diuraikan sebagai berikut:
a. Komunikasi Vertikal
Komunikasi vertikal yakni komunikasi dari atas ke bawah (downward
communication) dan dari bawah ke atas (upward communication), adalah komunikasi
dari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan secara timbal
balik (two-way traf ic communication). Dalam komunikasi vertikal, pimpinan
memberikan instruksi-instruksi, petunjuk-petunjuk, informasi-informasi, dan lain-lain
kepada bawahannya. Bawahan memberikan laporan-laporan, saran-saran, pengaduan- pengaduan, dan lain-lain kepada pimpinan. Atasan dan bawahan berkomunikasi
sesuai dengan keinginan mereka (perilaku komunikasi yang diantisipasi), misalnya
menanyakan pertanyaan yang relevan, mendiskusikan maksud sesorang secara
terbuka, jujur, merupakan perilaku komunikatif yang diharapkan oleh atasan atau
bawahan, dari dirinya sendiri atau dari orang lain. Komuniksai vertikal dapat
dilakukan secara langsung antara pimpinan tertinggi dengan seluruh karyawan, bisa
juga bertahap melalui eselon-eselon yang banyaknya bergantung pada besar dan
kompleksnya organisasi, akan tetapi, bagaimanapun komunikasi vertikal yang lancar, terbuka, dan saling mengisi, merupakan pencerminan sikap kepemimpinan yang
demokratis, yakni jenis kepemimpinan yang paling baik diantara jenis kepemimpinan
lainya, karena komunikasi menyangkut masalah hubungan manusia dengan manusia, maka suksenya komunikasi ditentukan oleh frame of refrence manusia-manusia yang
terlibat dalam proses komunikasi itu. Pada hakikatnya, tingkah laku manusia adalah
pencerminan dari frame of refrence-nya. Komunikasi dua arah secara timbal balik tersebut dalam organisasi penting
sekali karena jika hanya satu arah saja dari pimpinan kepada bawahan, laporan, tanggapan, atau saran para karyawan sehingga suatu keputusan atau kebijaksanaan
dapat diambil dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Berdasarkan pengertian komunikasi vertikal, di atas maka komunikasi
internal terdiri dari dua arah yaitu:
a. Komunikasi ke bawah
Komunikasi diprakarsai oleh manajemen organisasi tingkat atas dan
kemudian ke bawah melewati rantai perintah. Komunikasi yang mengalir dari satu
tingkat dalam suatu kelompok atau organisasi ke suatu tingkat yang lebih. Kegunaan
dari pada komunikasi ini memberikan penetapan tujuan, memberikan instruksi
pekerjaan, menginformasikan kebijakan dan prosedur pada bawahan, menunjukkan
masalah yang memerlukan perhatian dan mengemukakan umpan balik terhadap
kinerja.Dahle (dalam Tubbs 1996) berpendapat Menggunakan aluran komunikasi ke
bawah cenderung memberi hasil terbaik, hal ini dibuktikan dengan membuat urutan
saluaran komunikasi ke bawah menurut tingkat keefektivannya (dari yang
efektivitasnya paling tinggi hingga yang paling rendah) yakni kombinasi lisan dan
tulisan, lisan saja, tulisan saja, papan pengumuman
Berdasarkan urutan saluran komunikasi di atas, kita dapat mengambil sebuah
penjelasan bahwa untuk menyampaikan informasi kepada para pegawai dengan tepat, maka kombinasi saluran tulisan dan lisan memberi hasil terbaik. Flippo (dalam Mangkunegara 2008) mengemukakan komunikasi yang
digunakan atasan kepada bawahan adalah “perintah berantai, buletin dinding dan
poster, majalah perusahaan, surat kepada pegawai, buku pedoman pegawai, rak
informasi, sistem pegeras suara, laporan tahunan, pertemuan kelompok atau bagian” b. komunikasi ke atas
Komunikasi ke atas proses penyampaian gagasan, perasaan dan pandangan
pegawai tingkat bawah kepada atasannya dalam organisasi. Ironisnya, meskipun
dianggap penting, komunikasi ke atas tidak selalu dianjurkan oleh manajemen. Salah
satu alasannya adalah karena suara yang didengar atasan dari bawahannya tidak selalu
menyenangkan atau menyanjung atasan. Menurut Tubbs (1996) komunikasi ke atas mempunyai empat fungsi penting:
a. Melengkapi manajemen dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan
keputusan. b. Membantu mengurangi tekanan dan frustasi pegawai akibat suasana kerja.
c. Meningkatkan kesadaran partisipasi pegawai dalam perusahaan
d. Sebagai bonus, komunikasi ke atas menyarankan penggunaan komunikasi ke bawah
yang lebih memuaskan pada masa depan
Salah satu perilaku seorang pimpinan yang menandakan dukungan terhadap
pelaksanaan komunikasi ke atas sebagaimana yang dijelaskan oleh Tubbs (1996) yaitu
Jika manajer membiarkan pintunya terbuka ini menandakan kesediaan berkomunikasi
dengan para pegawai. Sayangnya, pintu terbuka tidak selalu berarti wawasan yang
terbuka. Telah ditunjukkan bahwa kebijaksanaan pintu terbuka paling baik
sesungguhnya adalah kebijaksanaan seorang atasan, yang membuka pintu ruang
bawahannya untuk mengawali komunikasi. Tindakan demikian menandakan bahwa
kesediaan yang besar dari pihak atasan untuk menemui para pegawai, sudah
merupakan separuh jalan dalam membuka komunikasi. Komunikasi ke atas lebih jarang terjadi jika ada hambatan psikologis antara
atasan dan bawahan. Menurut Gemmil (dalam Tubbs 1996) menyatakan tiga
hambatan psikologis utama yang mempengaruhi komunikasi ke atas yaitu :
a. Jika bawahan percaya bahwa pengungkapan perasaan, opini, atau kesukaran
mengakibatkan atasan menutup atau menghindarkan pencapaian tujuan pribadinya, bawahan akan menyembunyikan atau membelokannya. b. Semakin sering atasan memberi ganjaran atas pengungkapan perasaan, opini, dan
kesulitan oleh bawahan, semakin besar keinginan bawahan mengungkapkannya. c. Semakin sering atasan mau mengungkapkan perasaan, opini, dan kesukaran
kepada bawahannya dan atasannya, semakin besar pula kemungkinan keterbukaan
dari pihak bawahan.
Hambatan psikologis di atas dapat diatasi dengan cara mengetahui
keterampilan dalam menyampaikan pesan secara efektif. Sebagaimana menurut
Johnson (dalam Supratiknya 2006) yaitu: kita harus mengusahakan agar pesan-pesan
yang kita kirimkan mudah dipahami, Sebagai pengirim pesan, kita harus memiliki
kredibilitas dimata penerima, kita harus berusaha mendapatkan umpan balik secara
optimal tentang pengaruh pesan kita dalam diri penerima. b. Komunikasi horizontal atau lateral
Komunikasi horizontal yaitu komunikasi antara sesama seperti dari
karyawan kepada karyawan, manajer kepada manajer. Berbeda dengan komunikasi
vertikal yang sifatnya lebih formal, komunikasi horizontal seringkali berlangsung
tidak formal. Mereka berkomunikasi satu sama lain bukan pada waktu sedang bekerja, melainkan pada saat istirahat, sedang rekreasi, atau pada waktu pulang kerja. Dalam
situasi komunikasi seperti ini, desas-desus cepat sekali menyebar dan menjalar, dan
yang didesas-desuskan sering kali mengenai hal-hal yang menyangkut pekerjaan atau
tindakan pimpinan yang merugikan mereka. Pemecahan masalah yang timbul akibat proses komunikasi dengan jalur
seperti itu adalah tugas public relation of icer (kepala hubungan masyarakat). Tugas
pekerjaan kepala humas sebenarnya tidak hanya ke luar tetapi ke dalam. Oleh karena
itu, dalam ruang lingkup kegiatan public relation terdapat apa yang disebut internal
public relation, yang di antaranya mencakup apa yang dinamakan employee relation, yakni hubungan dengan pegawai. Dalam rangka pelaksanaan employee relations, yakni public relations of icer terjun ke bawah, bergaul dengan para pegawai untuk
menampung keluhan, keinginan, atau apa saja yang mungkin berpengaruh pada
pekerjaan. Menjalarnya desas-desus dikalangan karyawan mengenai suatu hal sering
kali disebabkan oleh interpretasi yang salah. Tugas kepala humaslah untuk
meluruskan, mentralisasi, menganalisanaya sehingga berada dalam proporsi yang
sebenarnya. Pesan dalam komunikasi horizontal bisa mengalir di bagian yang sama di
dalam organisasi atau mengalir antar bagian. Komunikasi lateral ini memperlancar
pertukaran pengetahuan, pengalaman, metode, dan masalah. Hal ini membantu
organisasi untuk menghindari beberapa masalah dan memecahkan yang lainnya, serta
membangun semangat kerja dan kepuasan kerja. Goldhaber (dalam Tubbs 1996) mengemukakan empat fungsi komunikasi
horizontal dalam satu organisasi, yaitu:
a. Koordinasi petugas; para kepala departemen bertemu setiap bulan untuk
mendiskusikan kostribusi tiap-tiap departemen terhadap tujuan sistem. b. Penyelesaian masalah; anggota sebuah departemen berkumpul mendiskusikan
bagaimana menangani minimalisasi anggaran, mereka dapat menerapkan tehnik
brainstorming
c. Berbagi informasi; anggota satu departemen bertemu dengan anggota departemen
lain untuk menginformasikan data baru. d. Penyelesaian konflik; anggota sebuah departemen rapat untuk mendiskusikan
konflik dalam atau antar departemen. Dari aspek-aspek di atas penulis akan menggunakan aspek komunikasi
internal dari Bernnan (dalam Effendy,2009) sebagai skala komunikasi internal dalam
melakukan penelitian.