Unsur Pengendalian Internal (skripsi dan tesis)

Unsur sistem pengendalian internal menurut Mulyadi (2016:130-135) :
(1) Struktur Organisasi Yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional
Secara Jelas
Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian
tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk
untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan.Pembagian
tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsipprinsip berikut ini :
(a) Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpangan dari
fungsi akuntansi.Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki
wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan (misalnya
pembelian).Setiap kegiatan dalam perusahaan memerlukan otorisasi
dari manajer fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan
kegiatan tersebut.Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki
wewenang untuk menyimpan aset perusahaan.Fungsi akuntansi
adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa
keuangan perusahaan.
(b) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk
melaksanakan semua tahap suatu transaksi
(2) Sistem Wewenang dan Prosedur Pencatatan Yang Memberikan
Perlindungan Yang Cukup Terhadap Aset, Utang, Pendapatan, dan
Beban.
Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terdiri atas dasar otorisasi
atas terlaksanya setiap transaksi tersebut.Oleh karena itu, dalam
organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang
untuk otorisasi atas terlaksanya setiap transaksi.Formulir merupakan
media yang digunakan untuk merekam penggunaan wewenang untuk
memberikan otorisasi atas terlaksanya transaksi dalam organisasi.Oleh
karena itu, penggunaan formulir harus diawasi sedemikian rupa guna
mengawasi pelaksanaan otorisasi.Di pihak lain, formulir merupakan
dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk pencatatan transaksi dalam
catatan akuntansi.Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data
yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan
tingkat ketelitian dan keandalannya (reliability) yang tinggi.Dengan
demikian sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen
pembukuan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi.Selanjutnya,
prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti
dan dapat dipercaya mengenai aset, utang, pendapatan, dan beban suatu
organisasi.
(3) Paraktik Yang Sehat Dalam Melaksanakan Tugas dan Fungsi Setiap
Unit Organisasi.
Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan
prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan
baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat
dalam pelaksanaannya.Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh
perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah :
(a) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya
harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.Formulir
merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya
transaksi, sehingga pengendalian pemakaiannya dengan
menggunakan nomor urut tercetak, akan dapat menetapkan
pertanggungjawaban terlaksannya transaksi.
(b) Pemeriksaan mendadak (suprised audit).Pemeriksaan mendadak
dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang
akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur.Jika dalam suatu
organisasi dilaksanakan pemeriksaan mendadak terhadap kegiatankegiatan pokoknya, hal ini akan mendorong karyawan
melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.
(c) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir
oleh satu orang atau satu uit organisasi, tanpa ada campur tangan
dari orang atau unit organisasi lain.Karena setiap transaksi
dilaksanakan dengan campur tangan pihak lain, sehingga terjadi
internal check terhadap pelaksanaan tugas setiap unit organisasi
yang terkait , maka setiap unit organisasi akan melaksanakan
praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugasnya
(d) Perputaran jabatan (job rotation).Perputaran jawaban yang
diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi penjabat
dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persengkongkolan di
antara mereka dapat dihindari
(e) Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.Karyawan
kunci perusahaan diwajibkan mengambil cuti yang menjadi
haknya.
(f) Secara periodik diadakan pencocokan fisik aset dengan
catatannya.Untuk menjaga aset organisasi dan mengecek ketelitian
dan keandalan catatan akuntansinya, secara periodik harus
diadakan pencocokan atau rekonsiliasi antara aset secara fisik
dengan catatan akuntansi atas aset tersebut.
(g) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek
efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian internal yang lain.
(4) Karyawan Yang Mutunya Sesuai Dengan Tanggung Jawabnya.
Bagaimana pun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan
prosedur pencatatan, serta berbagai cara yang diciptakan untuk
mendorong praktik yang sehat, semuanya sangat tergantung kepada
manusia yang melaksanakannya.Di antara empat unsur pengendalian
internal tersebut di atas, unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem
pengendalian internal yang paling penting.Jika perusahaan memiliki
karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat
dikurangi sampai batas minimum, dan perusahaan tetap mampu
menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat
diandalkan.Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidang yang menjadi
tanggung jawabnya akan dapat melaksanakan pekerjaan dengan efisisen
dan efektif, meskipun hanya sedikit unsur sistem pengendalian internal
yang mendukungnya.