Prinsip Pengendalian Internal (skripsi dan tesis)

Menurut Hery (2014:15-22) untuk mengamankan aset dan meningkatkan
keakuratan serta keandalan catatan (informasi) akuntansi, perusahaan
biasanya akan menerapkan lima prinsip pengendalian internal tertentu.Tentu
saja, ukuran dan luasnya pengendalian internal disesuaikan dengan besar
kecilnya bisnis perusahaan, sifat bisnis perusahaan, termasuk filosofi
manajemen perusahaan.Masing-masing prinsip pengendalian internal akan
dijelaskan sebagai berikut :
(1) Penetapan Tanggung Jawab
Sesungguhnya, karakteristik yang paling utama (paling penting) dari
pengendalian internal ialah penetapan tanggung jawab ke masingmasing karyawan secara spesifik.Penetapan tanggung jawab di sini
supaya masing-masing karyawan dapat bekerja sesuai dengan tugastugas tertentu (secara spesifik) yang telah dipercayakan
kepadanya.Pengendalian atas pekerjaan tertentu akan menjadi lebih
efektif jika hanya ada satu orang yang bertanggung jawab atas tugas
atau pekerjaan tertentu tersebut.
Penetapan tanggung jawab tentu saja meliputi pemberian otorisasi
untuk menyetujui (approve) atas suatu transaksi.
(2) Pemisahaan Tugas
Pemisahaan tugas di sini maksudnya ialah pemisahan fungsi atau
pembagian kerja.Ada dua bentuk yang umum dari penerapan prinsip
pemisahan tugas ini, yaitu :
(a) Pekerjaan yang berbeda seharusnya dikerjakan oleh karyawan yang
berbeda pula.
(b) Harus adanya pemisahan tugas antara karyawan yang menangani
pekerjaan pencatatan aset dan karyawan yang menangani langsung
aset secara fisik (operasional).
Sesungguhnya, rasionalisasi dari pemisahan tugas itu bahwa tugas
atau pekerjaan dari seorang karyawan seharusnya dapat memberikan
dasar yang memadai untuk mengevaluasi pekerjaan karyawan
lainnya.Ketika seorang karyawan bertanggung jawab atas seluruh
pekerjaan, biasanya potensi munculnya kesalahan maupun kecurangan
akan meningkat.Oleh sebab itu sangat penting jika pekerjaan yang
berbeda seharusnya dikerjakan oleh karyawan yang berbeda pula.
(3) Dokumentasi
Dokumen memberikan bukti bahwa transaksi bisnis atau peristiwa
ekonomi telah terjadi.Dengan membubuhkan atau memberikan tanda
tangan (atau inisial) ke dalam dokumen, orang yang bertanggung jawab
atas terjadinya suatu transaksi atau peristiwa dapat diidentifikasi dengan
mudah.Dokumentasi atas transaksi seharusnya dibuat ketika transaksi
terjadi.Dokumen juga seharusnya bernomor urut tercetak (preprinted
dan prenumbered) dan seluruh dokumen seharusnya dapat
dipertanggungjawabkan.
Dokumen sesungguhnya sangat berfungsi sebagai pengantar
informasi ke seluruh bagian organisasi.Dokumen haruslah dapat
memberikan keyakinan yang memadai bahwa seluruh aset telah
dikendalikan dengan pantas dan bahwa seluruh transaksi telah dicatat
secara benar.
(4) Pengendalian Fisik
Penggunaan pengendalian fisik, mekanik, dan elektronik sangat
penting.Pengendalian fisik terutama terkait dengan pengamanan
aset.Pengendalian mekanik dan elektronik juga mengamankan
aset.Berikut ini beberapa contoh penggunaan pengendalian fisik,
mekanik dan elektronik :
(a) Uang kas dan surat berharga sebaiknya disimpan dalam safe deposit
box.
(b) Catatan akuntansi yang penting juga harus disimpan dalam filing
cabinet yang terkunci.
(c) Tidak semua atau sembarang karyawan dapat keluar masuk gudang
tempat penyimpanan persediaan barang dagangan.
(d) Penggunaan kamera dan televisi monitor.
(e) Adanya sistem pemadam kebakaran atau alarm yang memadai.
(f) Penggunaan password system.
(5) Pengecekan Independen Atau Verifikasi Internal.
Kebanyakan sistem pengendalian internal memberikan pengecekan
independen atau verifikasi internal.Prinsip ini meliputi peninjauan
ulang, perbandingan, dan pencocokan data yang telah disiapkan oleh
karyawan lainnya yang berbeda.Untuk memperoleh manfaat maksimum
dari pengecekan independen atau verifikasi internal, maka :
(a) Verifikasi seharusnya dilakukan secara periodik atau berkala atau
dilakukan atas dasar dadakan.
(b) Verifikasi sebaiknya dilakukan oleh orang yang independen.
(c) Ketidakcocokan dan kekecualian seharusnya dilaporkan ke
tingkatan manajemen yang memang dapat mengambil tindakan
korektif secara tepat.
Kebutuhan akan pengecekan independen meningkat karena
struktur pengendalian internal cenderung berubah setiap saat kalau
tidak terdapat mekanisme penelaahan yang sering.Pegawai mungkin
akan menjadi lupa atau dengan sengaja tidak mengikuti prosedur, atau
menjadi ceroboh jika tidak ada orang yang meninjau ulang dan
mengevaluasi hasil pekerjaannya.