Menurut Davenport dan Prusak (1998) dalam membedakan
pengertian antara data, informasi dan pengetahuan yaitu :“knowledge is
neither data or information, though it related to both, and the difference
between these terms are often a matter of degree”. Pengetahuan bukan
sekedar data atau informasi, akan tetapi berhubungan dengan keduanya
dan perbedaan antara istilah-istilah ini seringkali adalah derajat
kemasterannya.
Knowledge yang tersimpan pada kepala manusia tidak dapat secara
mutlak diformulasikan dalam sekumpulan dokumen.Knowledge dibagi
menjadi dua tipe, tipe pertama adalah Tacit knowledge yaitu pengetahuan
yang tersimpan pada kepala orang, atau melekat pada diri seseorang yang
diperolehnya melalui pengalaman dan pekerjaannya dalam bentuk indah,
skill, value dan belief yang tidak mudah untuk memformulasikan dalam
bentuk dokumen dan disebarkan kepada orang lain. Tipe kedua adalah
Explicit Knowledge yaitu pengetahuan yang sudah terkodifikasi dalam
bentuk dokumen atau bentuk lainnya yang disusun secara sistematis.
Banyak organisasi yang belum memahami potensi knowledge yang
tersembunyi yang dimiliki karyawannya. Riset Delphi Consulting group
menunjukkan bahwa knowledge dalam organisasi tersimpan dalam
struktur :
– 42% dipikiran (otak) karyawan
– 26% dokumen kertas
– 20% dokumen elektronik
– 12% knowledge base elektronik
Data ini menceritakan bahwa porsi knowledge yang paling besar
(42%) tersimpan dalam otak saja.Knowledge semacam ini disebut dengan
tacit knowledge, yaitu pengetahuan yang tersembunyi.Sedangkan
materialisasi knowledge berbentuk dokumen kertas (26%), dokumen
elektronik (20%) dan benda elektronik berbasis knowledge (12%). Potensi
tacit knowledge tersebut harus digali untuk kemudian dieksplisitkan untuk
kemudian diorganisir bersama komponen knowledge yang lain supaya bisa
ditransfer kepada orang lain