Salah satu alasan utama mengapa perusahaan mempunyai persediaan adalah agar perusahaan dapat membeli atau membuat item dalam jumlah yang paling ekonomis. Tujuan manajemen persediaan adalah untuk menyediakan jumlah material yang tepat, lead time yang tepat dan biaya rendah. Biaya persediaan merupakan keseluruhan biaya operasi atas sistem persediaan. Biaya persediaan didasarkan pada parameter ekonomis yang relevan dengan jenis biaya sebagai berikut:
- Biaya pembelian (purchase cost)
- Biaya pemesanan (order cost/setup cost)
- Biaya simpan (carrying cost/holding cost)
- Biaya kekurangan persediaan (stockout cost)
(Zulian Yamit, 1999)
Menurut Muslich Anshori (1996), biaya pembelian persediaan merupakan harga beli dari persediaan tersebut, yang biasanya dihitung biaya/harga per unit. harga per unit ini dapat merupakan harga yg konstan, atau dapat juga dg potongan-potongan kuantitas. potongan kuantitas biasanya diberikan sehubungan dg pembelian dalam jumlah besar. biaya pemesanan pada umumnya perusahaan membeli bahan dari pihak luar, dg demikian akan timbl biaya-biaya sehubungan dg pemesanan barang tsb. biaya2 ini berupa semua biaya yg timbl untuk keperluan pembelian persediaan, termasuk biaya berikut: biaya surat-menyurat, biaya telepon, biaya pembuatan dan pengiriman faktur, biaya pemeriksaan contoh barang, biaya pemrosesan pesanan dan ekspidisi, dsb. biaya pemesanan ini tidak bergantung pada jumlah barang yg dipesan, akan tetapi bergantung pada frekwensi pemesanan. dengan demikian apabila jumlah barang yg dipesan adala besar, maka ongkos pemesanan per unit barang menjadi lebih murah. sebaliknya apabila jumlah yg dipesan adalah kecil, maka ongkos pemesanan per unit barang menjadi lebih mahal.
apabila persediaan diproduksi sendiri, maka biaya pemesanan ini akan identik dg biaya persiapan peralatan (setup cost) untuk memproduksi satu kumpulan barang yg diproduksi tsb. biaya ini terdiri dari: biaya mesin yg menganggur, biay persiapan tenaga kerja langsung, biaya penjadualan, biaya ekspedisi dalam pabrik, dsb. biaya-biaya tersebut tidak bergantung pada besar kecilnya barang yg akan diproduksi. dengan demikian apabila ukuran kumpulan (lot size) nya besar, maka biaya persiapan per unit akan menjadi lebih murah dan sebaliknya.
biaya penyimpanan (holding cost atau carrying cost) terdiri atas biaya yg bervariasi secara langsung dg kuantitas persediaan, artinya apabila persediaan makin besar maka biaya penyimpanan jg akan semakin besar, sebaliknya apabila persediaan makin kecil, maka biaya penyimpanannya jg semakin kecil. biaya2 ini adalah variable, dg demikian secara normal biaya penyimpanan per unitnya akan tetap. biaya2 yg termasuk biaya penyimpanan antara lain: biaya fasilitas penyimpanan, biaya modal, biaya keusangan, biaya asuransi, biaya pencurian dan kerusakan, pajak, dsb. besarnya biaya penyimpanan persediaan ini biasanya berkisar antara 12 – 40% dari rata2 nilai persediaan barang. untk perusahan manufaktur, biaya penyimpanan biasanya secara konsisten rata2 sekitar 25%.
biaya kehabisan atau kekurangan bahan adalah yg paling sulit untuk diperkirakan. biaya ini timbul apabila persediaan tidak mencukupi adanya permintaan bahan, baik permintaan dari pabrik untuk proses produksi maupun permintaan dari para pelanggan. biaya2 yg termasuk biaya kehabisan bahan antara lain: kehilangan penjualan, kehilangan langganan, biaya pemesanan khusus, terganggunya operasi, selisih harga, tambahan kegiatan manajerial, dsb. dalam prakteknya biaya2 ini sulit diukur karena pada kenyataannya biaya ini sering merupakan opportunity cost.
Jay Heizer dan Barry Render (2005) menjelaskan bahwa biaya penyimpanan (holding cost) adalah biaya yg berhubungan dg penyimpanan atau “membawa” persediaan dari waktu ke waktu. oleh karena itu, biaya penyimpanan juga meliputi biaya barang yg menjadi usang dan biaya yg berkaitan dg gudang, seperti asuransi, karyawan tambahan, dan pembayaran bunga. banyak perusahaan gagal untuk memasukan semua biaya penyimpanan persediaan. sebagai konsekuensinya, biaya penyimpanan persediaan sering terlalu kecil.
Biaya pemesanan (ordering cost) mencakup biaya persediaan, formulir, proses pemesanan, pekerjaan administrasi pendukung, dan sebagainya. ketika pesanan diproduksi, maka terdapat biaya pemesanan, tetapi biaya pemesanan ini menjadi bagian dari apa yg disebut sebagai biaya setup. biaya setup (setup cost) adalah biaya untuk menyiapkan mesin atau proses untuk memproduksi sebuah pesanan. prosis ini meliputi waktu dan tenaga kerja untuk membersihkan dan mengganti perkakas atau alat bantu. para manajer operasi dapat menurunkan biaya pemesanan dengan mengurangi biaya setup dan menggunakan prosedur yg efisien seperti pemesanan dan pembayaran elektronik.