Setiap perusahaan selalu memerlukan perbaikan dalam rangka peningkatan kualitas. Perbaikan kualitas bahan baku, kualitas proses, maupun kualitas produk.
Pembahasan Seven-Step Quality Improvement Method perlu mengetahui istilah-istilah lainnya, yaitu PDSA Cycle yang dikutip dari Moen (1999), yang merupakan adaptasi dari metode ilmiah. Variasi lainnya adalah The Shewhart Cycle, The Deming Cycle, The Plan-Do-Check-Act, atau disebut PDCA Cycle. PDCA Cycle digunkan pertama-tama untuk mengetes dan perubahan implementasi, PDSA Cycle ada 4 langkah, yaitu:
- Langkah 1: Plan (rencana)
Dimulai dengan menghitung objek istimewa dalam siklus, beberapa contoh objek dalam PDCA Cycle adalah sebagai berikut:
- Lakukan survai untuk mengerti kebutuhan pelanggan.
- Melakukan analisa pareto untuk menentukan
- Mengembangkan peta pengendali untuk mempelajari keseimbangan proses.
- Lakukan percobaan untuk mempelajari hubungan sebab akibat dalam proses.
- Lakukan tes untuk mengevaluasi perubahan untuk produk atau proses.
- Jalankan percobaan untuk memilih diantara konsep bersaing atau gambar untuk produk baru atau jasa.
- Langkah 2: Do (lakukan)
Dimulai dengan membawa keluar rencana pengembangan dengan dalam langkah sebelumnya. Rencana dapat untuk mengetes perubahan dari tujuan perbaikan. Langkah ini mengandung pengendalian dari kualitas data yang ada.
- Langkah 3: Study (pelajari)
Sejak data yang ada akan dianalisis dengan metode yang dipertimbangkan sebelum tahap perencanaan. Pelajari hasil, bandingkan analisis data untuk pengetahuan umum.
- Langkah 4: Act (tindakan)
Keputusan dihasilkan berdasarkan dari hasil langkah 3, putuskan apa yang diperlukan untuk membuat perubahan dari produk, proses, atau sistem. Keputusan mungkin keluar dari siklus tanpa merubah atau merencanakan siklus baru.
Menurut Gaudard, dkk (1991), yang dikutip dari buku Mitra (1998), metode tujuh langkah adalah suatu pendekatan terstruktur untuk penyelesaian masalah dan perbaikan proses. Metode tujuh langkah ini memerlukan sebuah tim kerja dan urutan langkah-langkah logis dalam melakukan analisis masalah, penyebab masalah yang potensial, dan solusi masalah yang dianggap dapat menyelesaikan masalah tersebut. Metode tujuh langkah membantu tim kerja agar lebih fokus dalam masalah yang akan dipecahkan. Nilai pada metode tujuh langkah terdapat dalam disiplin dan logika yang membentuknya.
Langkah-langkah dalam metode tujuh langkah (Seven-Step Method) adalah sebagai berikut:
- Langkah 1: Menentukan Masalah
- Menentukan masalah dengan perbedaan apa yang terjadi dan apa yang seharusnya terjadi.
- Memberikan alasan mengapa masalah tersebut dianggap penting.
- Menentukan data yang akan digunakan untuk mengukur proses tersebut.
- Langkah 2: Mempelajari Situasi Sekarang
- Mengumpulkan data-data dan menggambarkan dalam grafik
- Membuat flow Chart (diagram alir) proses yang ada.
- Menyediakan sketsa atau gambar proses tersebut.
- Mengidentifikasi semua variabel yang mungkin mempengaruhi masalah tersebut.
- Merancang alat yang dapat digunakan untuk mengumpulkan data.
- Mengumpulkan data dan membuat uraian singkat tentang pengaruh semua variabel yang ada terhadap masalah tersebut.
- Menentukan informasi tambahan yang dapt membantu.
- Langkah 3: Menganalis Penyebab-Penyebab Masalah yang potensial
- Menentukan semua penyebab potensial pada situasi sekarang.
- Menentukan apakah data tambahan diperlukan.
- Apabila mungkin, memeriksa penyebab melalui penelitian secara langsung.
- Langkah 4: Menjalankan Solusi Masalah
- Membuat daftar saran perbaikan.
- Memutuskan saran apa yang akan digunakan.
- Menentukan bagaimana saran tersebut akan dilakukan. Misalnya siapa yang akan bertanggung jawab atas hasil implementasi saran perbaikan, siapa yang akan melakukan saran perbaikan tersebut, dan lain-lain.
- Melakukan saran perbaikan yang mungkin dilakukan
- Langkah 5: Memeriksa Hasil-Hasil Pelaksanaan Solusi Masalah
- Menentukan apakah tindakan perbaikan yang telah dilakukan efektif.
- Mendeskripsikan apa yang telah dilakukan, bagaimana cara pelaksanaannya.
- Langkah 6: Menstandarisasikan Perbaikan
- Menyebutkan hasil perbaikan.
- Memutuskan apakah rencana perbaikan tersebut dapat dilakukan di tempat lain dan merencanakan pelaksanaannya.
- Langkah 7: Membuat Rencana Selanjutnya
- Menentukan rencana selanjutnya.
- Membuat catatan untuk perbaikan tim kerja.