Banyak hal mengakibatkan sistem persediaan pada supply chain tidak efektif. Sebab-sebab tersebut sangat bervariasi, ada yang teknis da nada juga yang terkait dengan perilaku individu maupun organisasi. Lee dan billinton dalam tulisan nya di sloan management interview pada tahun 2017 mengemukakan jebakan yang bisa muncul dalam mengelola persediaan supply chain. Pada bagian ini kita akan mendiskusikan beberapa beberapa di antaranya, yaitu : 1. Tidak ada metrik kinerja yang jelas. Kinerja supply chain banyak terkait dengan persediaan. Misalnya tingkat perputaran persediaan (inventory turnover rate) rata-rata lama permintaan atau kebutuhan bisa dipenuhi oleh persediaan (inventory days of supply), banyaknya persediaan yang kadaluwarsa, dan sebagainya. Walaupun ukuran-ukuran tersebut relative jelas definisi dan cara mengukurnya di lapangan, memilih ukuran mana yang pas dan beberapa target yang harus di capai bukanlah hal yang simple. Supply chain memiliki tugas yang berbeda-beda dan strategis tersebut harus mencerminkan kemampuan sumber daya dan kebutuhan pasar. Supply chain yang berada pada lingkungan industri yang inovatif akan memiliki kriteria yang berbeda terhadap persediaan dibandingkan dengan mereka yang berada pada industri yang relative stabil dengan siklus produk yang panjang. Pengukuran kinerja persediaan selalu harus di hubungkan dengan kemampuan suplly chain untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Ukuran customer service seperti stockoutrate atau fill rate perlu di definisakin dengan baik. Perusahaan yang memasok banyak produk ke satu pelanggan harus melihat mana yang lebih penting mengukur fill rate untuk tiap item secara individu untuk semua item secara agregat. Pelanggan dan pemasok mungkin mempunyai target fill rate yang berbeda. Dalam supply chain, ukuran-ukuran kinerja harus mencerminkan kepentingan kedua belah pihak dan sedapat mungkin didefinisikan bersama dengan target yang sama pula. 2. Status pesanan tidak akurat. Ketika pelanggan memesan suatu produk ke pemasok, mereka berharap bisa mendapatkan informasi kapan pesanan tersebut bisa di penuhi. Walaupun pada awalnya pelanggan sudah mendapat informasi tersebut, mereka tetap mengharapkan informasi yang mutakhir tentang perkembangan pesanan mereka dari waktu ke waktu. Namun sangat sering terjadi supplier tidak mampu memberikan informasi tentang status pengiriman yang akurat. Akibatnya perasaan ketidakpastian tinggi dan mendorong pelanggan untuk menyimpan cadangan persediaan yang lebih banyak. 3. Sistem informasi tidak andal. Perusahaan tidak akan bisa memberikan informasi status pesanan kalau sistem infromasi antar bagian di dalam perusahaan maupun sistem yang bisa menghubungan perusahaan dengan pelanggan tidak andal. Sering kali tiap bagian di dalam perusahaan tidak memiliki informasi yang sama tentang persediaan. Catatan di gudang berbeda dengan catatan yang di miliki oleh bagian perencanaan produksi, bagian produksi juga memiliki catatan tersendiri. Bagian pemasaran tidak bisa mengakses data persediaan, sehingga mereka sering melakukan kesepakatan dengan pelanggan dengan menggunakan data persediaan yang tidak mutakhir. Banyak perusahaan yang sudah menggunakan sistem informasi yang terintegrasi (seperti ERP), sehingga semua bagian bisa mengakses data persediaan yang sama. Namun, tetap saja masalah akurasi catatan bisa bermasalah karena hal ini ditentukan oleh ketelitian dan kemauan mereka yang bertugas untuk memelihara data. 4. Kebijakan persediaan terlalu sederhana dan mengabaikan ketidakpastian. Pada literature kita banyak menjumpai model-model tersebut biasanya sederhana dan menggunakan berbagai asumsi yang sering tidak berlaku di lapangan. Dasar-dasar tersebut memang sangat penting sebagai landasan, namun kenyataan nya staf manajer perlu pemahaman situasi lapangan dengan banyak melakukan analisis data seperti leat time, permintaan akurasi catatan persediaan, persentase kerusakan (reject/defect rate), dan sebagainya. Perusahaan sering menyamaratakan kebijakan persediaan untuk semua item (SKU) yang sebenernya memiliki ketidakpastian karakteristik yang berbeda-beda. 5. Biaya-biaya persediaan tidak di taksir dengan benar. Ketika perusahaan mencari solusi terhadap lead time pengirim yang panjang dan tidak pasti, transportasi udara biasanya tidak masuk sebagai pertimbangan banyak orang yang sejak awal mengambil keputusan, tanpa analisis, bahwa pengiriman melalui udara pasti tidak layak.tentu hal ini tidak selalu benar. Ada perusahaan yang setelah melakukan analisis transportasi ternyata bisa merealisasikan penghematan luar biasa karena pindah dari transportasi laut ke transportasi udara. Untuk produk-produk yang relatif kecil volumenya membutuhkan kecepatan respons yang tinggi, ongkos transportasi yang jauh lebih mahal bisa dibayar dengan penghematan dari berkurangnya tumpukan persediaan yang menghabiskan biaya modal yang besar serta kesempatan jual yang lebih banyak akibat pemendekan waktu untuk mencapai pasar. Orang sering melupakan ongkos-ongkos kesempatan dalam menaksir biaya persediaan, terutama karena ongkos-ongkos tersebut tidak tercatat dalam laporan akuntansi. 6. Keputusan supply chain yang tidak terintegrasi. Implikasi dari keputusan suatu suplly chain terhadap persediaan sering tidak dipahami dengan baik. Sebelum dilakukan perubahan pada perkitan dan distribusi, sebuah perusahaan printer di amerika menerima pesanan dari pusat-pusat penjualan mereka di seluruh dunia. Setiap Negara biasanya memiliki kebutuhan yang berbeda, terutama karena perbedaan bahas yang akan digunakan pada buku petunjuk dan perbedaan sistem sumber daya listrik (power supply). Awalnya pabrik di amerika mengirim produk yang sudah jadi ke masing-masing pusat penjualan. Akibat pesanan tersebut biasanya dibuat berdasarkan ramalan, pusat penjualan sering kali mengubah pesanan ketika printer yang mereka pesan sudah hampir sampai ke tempat mereka. Akibatnya banyak terjadi penumpukan persediaan di satu loksai dan kekurangan di tempat lain. Mereka kemudian melakukan perubahan pada perakitan dan distribusi. Pabrik di amerika hanya membuat produk dasar standard dan masing-masing pusat distribusi bertugas untuk melakukan finalisasi produk berupa pemberian buku petunjuk dan perangkat power supply. Menurut ricky martono (2015 )Proses peramalan : a. Menentukan tujuan, misalnya: meramalkan penjualan, mengeluarkan produk baru, atau meramalkan kondisi perekonomian. b. Manusia dan keandalan sistem, termasuk manajer pengamat peramalan (forecast analyst) data dan software dari sumber yang sama dan disepakati setiap orang. c. Menyesuaikan tujuan peramalan dengan strategi perusahaan dan menentukan interval (mingguan, bulanan, atau tahunan) jika ingin meramalkan perekonomian, biasanya dilakukan dalam interval 1-2 tahun kedepan. d. Membuat asumsi yang disepakati semua pihak. Misalnya di asumsikan bahwa harga bahan bakar stabil sehingga prediksi penjualan kendaraan bermotor lebih akurat. Atau, asumsi bahwa penjualan di februari akan naik tinggi karena pesanan khusus dari organisasi lain dan bukan karena besaran pasar meningkat.
Olah Data dan Pendampingan Penyusunan Artikel Ilmiah