Information Sharing menurut Ward dan Peppard (2002, p.490)
dapat didefinisikan dimana ada sebuah salinan informasi (copy of a pieces
of information) yang dipegang oleh seseorang yang mempunyai otoritas
tertentu untuk mengaksesnya, dan information sharing biasanya dilakukan
melalui satu unit bisnis tertentu, satu divisi atau diluar divisi di dalam
sebuah perusahaan maupun dengan eksternal perusahaan.
Menurut Probst et. al. (2000, p.169) terdapat beberapa keuntungan
dari knowledge sharing antara lain :
a. Waktu dan kualitas
Dengan knowledge sharing akan membuat organisasi untuk
menjaga kualitas yang tetap bagus dan membuat penggunaan
waktu lebih efisien.
b. Distributing knowledge
Mempermudah dalam menyebarkan knowledge sehingga dapat
membantu organisasi dalam mendapatkan profit.
c. Direct benefit
Knowledge sharing memberikan keuntungan kepuasan pada
pelanggan atas kualitas yang bagus.
Raskov (2007) memberi pengertian knowledge sharing adalah
knowledge sharing terjadi antar individu dalam suatu komunitas, dimana
individu berinteraksi dan berbagi pengetahuan dengan individu lain
melalui ruang maya atau tatap muka. Hooff dan Ridder (2004)
mendefinisikan bahwa knowledge sharing adalah proses dimana para
individu saling mempertukarkan pengetahuan mereka (tacit knowledge
dan explicit knowledge).
Knowledge Sharing adalah kegiatan melalui pengetahuan (yaitu
informasi, keterampilan atau keahlian) dipertukarkan antara orang-orang,
teman, atau anggota keluarga, sebuah komunitas (misalnya Wikipedia)
atau sebuah organisasi.Organisasi telah mengakui bahwa pengetahuan
(knowledge) merupakan asset tak berwujud yang berharga untuk
menciptakan dan mempertahankan keunggulan kompetitif.Pengetahuan
kegiatan berbagi umumnya didukung oleh sistem manajemen
pengetahuan.Namun, teknologi merupakan hanya salah satu dari banyak
faktor yang mempengaruhi berbagai pengetahuan dalam organisasi, seperti
budaya organisasi, kepercayaan, dan insentif.Knowledge sharing
merupakan tantangan utama dalam bidang manajemen pengetahuan karena
beberapa karyawan cenderung untuk menolak berbagi pengetahuan
mereka dengan seluruh organisasi.
Salah satu kendala menonjol adalah ide bahwa pengetahuan adalah
milik dan kepemilikan demikian sangat penting. Dalam rangka untuk
melawan hal ini, individu harus diyakinkan bahwa mereka akan men erima
beberapa jenis insentif bagi mereka yang menciptakan knowledge baru.
Namun, Dalkir (2005) mengidentifikasikan risiko dalam berbagi
pengetahuan adalah bahwa individu-individu yang paling sering dihargai
untuk apa yang mereka diketahui, bukan apa yang mereka berbagi. Jika
pengetahuan tidak dibagi, konsekuensi negatif seperti isolasi dan
resistensi terhadap ide-ide terjadi. Pengetahuan bersama menawarkan
sudut pandang yang berbeda dan solusi yang mungkin untuk
masalah.Untuk mempromosikan berbagi pengetahuan dan menghilangkan
hambatan berbagi pengetahuan, budaya organisasi harus mendorong
penemuan dan inovasi. Hal ini akan menghasilkan dalam penciptaan
budaya organisasi.
Dalam perusahaan, pengetahuan sistematik berbentuk laporan,
prosedur standar, foto dan gambar, serta dokumentasi yang
menggambarkan proses-proses penting perusahaan. Pengetahuan ini
dengan mudah dapat dipindahkan kepada pihak lain dalam organisasi tentu
saja melalui akses yang diberikan kepada anggota organisasi. Sementara
itu,
tacit knowledge
berada dalam konteks pengalaman
individual.Mengelola kedua bentuk pengetahuan merupakan tugas penting
bagi organisasi. Paling tidak, diperlukan mekanisme yang mendorong
pemindahan antar bentuk-bentuk pengetahuan yang dimiliki organisasi
agar mendapatkan kekuatan kolektif dari proses pembelajaran.
Keengganan setiap anggota organisasi untuk berbagi pengetahuan
merupakan hambatan bagi kemajuan pembentukan daya saing organisasi
itu sendiri.
Davenport dan Prusak (1998) memberikan metode mengubah
informasi menjadi pengetahuan melalui kegiatan yang dimulai dengan
huruf C :Comparation, Consequences, Connections dan Conversation.
Dalam organisasi, knowledge diperoleh dari individu-individu atau
kelompok orang-orang yang mempunyai pengetahuan, atau kadangkala
dalam rutinitas organisasi, knowledge diperoleh melalui media yang
terstruktur seperti: buku, dokumen, hubungan orang ke orang yang
berkisar dari pembicaran ringan sampai ilmiah. Knowledge merupakan
suatu yang eksplisit sekaligus tacit, beberapa pengetahuan dapat dituliskan
di kertas, diformulasikan dalam bentuk kalimat-kalimat, atau
diekspresikan dalam bentuk gambar. Namun ada pula pengetahuan yang
terkait erat dengan perasaan, keterampilan, dan bentuk bahasa utuh,
presepsi pribadi, pengalaman fisik, petunjuk praktis, dan intuisi, dimana
tacit knowledge secara efektif tergantung pada konteks yang
memungkinkan terjadinya penciptaan pengetahuan yang dimunculkan oleh
hubungan/interaksi.
Seringkali ada berbagai asumsi yang salah tentang knowledge
management, tiga diantara asumsi itu adalah
1). jika infrastruktur teknologi informasi sudah dibangun, maka dengan
senang hati dapat berbagi pengetahuan antar sesama, 2). teknologi
informasi dapat menggantikan kekuatan percakapan langsung dan
memperlancar pertukaran pengetahuan, 3). sebuah organisasi harus
terlebih dahulu membangun infrastruktur teknologi dan kultur belajar.
Ketiga asumsi itu seringkali mengabaikan kenyataan bahwa Knowledge
Management sesungguhnya berawal dari satu kata yaitu berbagi bersama
(share).
Tidak seluruh pengetahuan dengan serta merta dibagi bersama.
Pengetahuan yang paling sering dibagi bersama adalah pengetahuan
praktis (know-how) sebuah organisasi , bukan pengetahuan teoritis (know-
what). Berbagi bersama pengetahuan praktis ini sangat berguna jika
dilakukan dalam konteks kegiatan bersama (team-work). Sangatlah
penting bagi suatu organisasi untuk membedakan, mana pengetahuan
pribadi mana pengetahuan kolektif yang diperlukan untuk kepentingan
bersama. Secara umum ada lima jenis kegiatan berbagi pengetahuan,
yaitu:
▪ Di dalam satu kelompok untuk pekerjaan rutin yang serupa dan
terus menerus.
▪ Antar dua atau lebih kelompok yang berbeda tetapi melakukan
pekerjaan yang hampir sama.
▪ Antar dua atau lebih kelompok, tetapi yang dibagi bersama adalah
pengetahuan tentang pekerjaan non-rutin.
▪ Antar organisasi dalam rangka kelangsungan hidup bersama.
▪ Dari luar kelompok, ketika menghadapi persoalan yang belum
pernah mereka jumpai.
Transformasi pengetahuan ini bergantung dengan mental dan
budaya untuk setiap individu sehingga aktualisasi aktivitas di dalam
organisasi akan dilandasi pada keyakinan baru sebagai kesepakatan
bersama. Berdasarkan model mental organisasai yang disepakati bersama
inilah mereka kemudian mengaktualisasikan pengetahuannya menjadi
strategi, program, sistem/dokumen baru sebagai pedoman kerja seluruh
anggota.
Faktor yang penting dalam implementasi Knowledge Management/
knowledge sharing, adalah sebagai berikut :
1. Manusia
Baik berupa tacit knowledge ataupun explicit knowledge yang
mampu disharing/transfer dalam insititusi atau organisasi.
2. Leadership
Keberhasilan Knowledge Management didukung peran pemimpin
dalam membangun visi yang kuat dengan menggalang dan
mengarahkan partisipasi semua anggota organisasi dalam
mewujudkan visinya.
3. Teknologi
Dukungan infrastruktur yang kuat dalam penyebaran informasi
pada orang yang tepat dan waktu yang tepat pula.
4. Organisasi
Aspek pengaturan yang jelas dalam hal ini termasuk reward yang
berpartisipasi dalam penyebaran informasi.
5. Learning
Kemauan belajar untuk setiap individu sehingga muncul ide-ide,
inovasi dan knowledge baru, yang menjadi komoditas utama dalam
Knowledge Management
Hal yang esensial dalam knowledge management adalah
terbentuknya lingkungan belajar yang kondusif, sehingga para pekerja
termotivasi untuk terus belajar yang kondusif, sehingga para pekerja
termotivasi untuk terus belajar, memanfaatkan informasi atau pengetahuan
yang disediakan perusahaan/organisasi dan menumbuhkembangkan
pengetahuan individualnya serta pada akhirnya mau berbagi pengetahuan
baru yang didapatnya untuk menjadi pengetahuan organisasi atau dengan
kata lain knowledge management focus agar manusia didalamnya
produktif untuk menumbuhkembangkan pengetahuan dan mau berbagi
pengetahuan yang dimilikinya.
Perkembangan teknologi informasi telah meningkatkan
produktivitas penemuan pengetahuan (mempermudah proses pengelolaan
pengetahuan) serta mempercepat proses implementasinya, sehingga
organisasi untuk menginstitusionalkan dan mendistribusikan pengetahuan
yang berasal dari individu anggota organisasi sesuai dengan kebutuhan
dan perkembanganny