Teori kepemimpinan transaksional mendasarkan diri pada asumsi bahwa kepemimpinan merupakan kontrak sosial antara pemimpin dan pengikut. Pemimpin dan pengikut merupakan pihak-pihak yang masing-masing mempunyai tujuan, kebutuhan dan kepemimpinan sendiri. Dalam kondisi nyata, tujuan dan kebutuhan kadang kala saling bertentangan sehingga mengarah ke situasi konflik antara pemimpin dan pengikut. Pemimpin Transaksional berusaha memotivasi bawahannya melalui pemberian imbalan atas apa yang telah mereka lakukan.
Inti kepemimpinan transaksional adalah menekankan transaksi di antara pemimpin dan bawahan. Dalam hal ini, kepemimpinan transaksional memungkinkan pemimpin memotivasi dan mempengaruhi bawahan dengan cara mempertukarkan reward dengan kinerja tertentu. Artinya, dalam sebuah transaksi bawahan dijanjikan untuk diberi reward bila bawahan mampu menyelesaikan tugasnya sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat bersama. Alasan ini mendorong Burns untuk mendefinisikan kepemimpinan transaksional sebagai bentuk hubungan yang mempertukarkan jabatan atau tugas tertentu jika bawahan mampu menyelesaikan dengan baik tugas tersebut. Hal ini bermakna, bahwa pandangan teori kepemimpinan transaksional mendasarkan diri pada pertimbangan ekonomis-rasional sesuai dengan kontrak yang telah mereka setujui bersama (Sanusi, 2009).
Kepemimpinan Transaksional timbul apabila terdapat motivasi bawahan oleh kebutuhan pribadi mereka, sehingga seakan-akan perusahaan melakukan proses transaksi terhadap karyawan. Dalam hal ini perusahaan melakukan proses transaksi dengan karyawan. Adapun hubungan dengan bawahan dapat dijelaskan sebagai berikut (Marselius dan Rita, 2004):
- Mengetahui apa yang diinginkan bawahan dan menjelaskan bahwa mereka akan memperoleh apa yang diinginkannya, apabila performance mereka memenuhi harapan.
- Memberikan usaha-usaha yang dilakukan bawahan dengan imbalan atau janji untuk memperoleh imbalan.
- Responsif terhadap kepentingan bawahan selama kepentingan pribadi itu sepadan dengan nilai pekerjaan yang telah dilakukan bawahan.
- Responsif terhadap kepentingan pribadi bawahan selama kepentingan. pribadi itu sepadan dengan nilai pekerjaan yang dilakukan bawahan.
Pada teori kesinambungan kepemimpinan, kepemimpinan transaksional berletak di ujung yang berlawanan dengan kepemimpinan transformasional. Kepemimpinan transaksional lebih sering dijumpai dari kepemimpinan transformasional (Burns, 1978). Kepemimpinan transaksional dideskripsikan sebagai proses pertukaran yang mana pemimpin mengidentifikasi kebutuhan pengikutnya dan mendefinisikan proses pertukaran yang layak untuk dapat memenuhi kebutuhan dan keinginan kedua belah pihak (Bass, 1985). Bentuk dari kepemimpinan transaksional termasuk kepemimpinan penghargaan kelompok, kepemimpinan manajemen dengan pengecualian baik aktif maupun pasif, dan kepemimpinan kebebasan atau mengakomodasi (Bass dan Avolio, 1990).