Robbins, (2002: 310-311) menjelaskan empat fungsi utama komunikasi di dalam
kelompok atau suatu organisasi meliputi:
1) Kontrol atau pengawasan. Setiap organisasi mempunyai hierarki wewenang
dan garis panduan formal yang harus dipatuhi oleh karyawan.
2) Motivasi. Komunikasi organisasi yang berlangsung baik membantu
perkembangan motivasi kepada karyawan mengenai apa yang harus
dilakukan (pendelegasian tugas), seberapa baik mereka bekerja, dan apa yang
dapat dilakukan untuk memperbaiki kinerja yang dibawah standar.
3) Komunikasi yang informatif. Memberikan informasi yang diperlukan
individu dan kelompok untuk mengambil keputusan dengan menemukan data
untuk mengenali dan menilai alternatif-alternatif yang dapat dipilih
4) Ungkapan emosional karyawan. Kelompok kerja merupakan sumber pertama
untuk interaksi sosial, dimana dengan komunikasi mereka dapat
mengungkapkan emosional dari perasaan dan pemenuhan kebutuhan sosial
seperti kekecewaan dan rasa puas.
Pada organisasi yang terdapat struktur perusahaan, dalam melakukan kegiatannya
dikenal ada empat jenis aliran informasi di dalam organisasi meliputi:
1) Komunikasi dari atas ke bawah, yaitu aliran informasi dari lini managerial
yang berada di atas dengan lini yang berada di bawahnya. Informasi dari atas
ke bawah seperti ini menurut Katz dan Kahn dalam Purwanto (2006: 41)
berisi hal-hal meliputi:
- Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan
- Infomasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan
- Informasi mengenai kebijakan dan praktik organisasi
- Informasi mengenai kinerja pegawai
- Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (Sense of mission)
2) Komunikasi dari bawah ke atas, adalah komunikasi yang dilakukan oleh
karyawan untuk menyampaikan informasi dan feedback kepada atasannya.
Komunikasi jenis ini dapat dimungkinkan bila orang-orang yang berada di
level atas di suatu organisasi adalah orang-orang yang memiliki keterampilan
mendengar, mengumpulkan feedback dan dapat dipercaya.
3) Komunikasi horisontal, yang oleh Pace & Faules (2005: 195-196) diartikan
merupakan proses penyampaian informasi dalam lini organisasi yang sama
dan mempunyai unit kerja yang sama. Unit kerja meliputi individu-individu
yang ditempakan pada tingkat otoritas yang sama dalam organisasi dan
mempunyai atasan yang sama. Komunikasi horisontal dimaksudkan untuk: - Mengoordinasikan penugasan kerja
- Berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan
- Pemecahan masalah
- Memperoleh pemahaman bersama
- Mendamaikan, merundingkan dan menengahi perbedaan
4) Komunikasi lintas saluran (diagonal). Pace & Faules (2005: 197-199)
menyebutkan bahwa komunikasi jenis ini muncul karena adanya keinginan
pegawai untuk berbagi informasi melewati batas fungsional individu yang
tidak merupakan atasan atau bawahan langsung. Komunikasi ini terjadi dalam
bidang seperti teknik, penelitian, akuntansi, personalia yang bertugas untuk
mengumpulkan data, laporan, persiapan, koordinasi, pemberian nasehat
kepada manajer/bawahan mengenai pekerjaan pegawai di semua bagian
organisasi. Komunikasi ini melintasi jalur fungsional dengan orang yang
diawasi/mengawasi walaupun bukan atasan ataupun bawahan langsung.