Menurut Mockler (1972), proses pengendalian mutu dapat diuraikan
menjadi langkah-langkah sebagai berikut:
- Menentukan sasaran
Sasaran pokok proyek adalah menghasilkan produk atau instalasi dengan
batasan anggaran, jadwal, dan mutu yang telah ditentukan. Sasaran ini
dihasilkan dari suatu perencanaan dasar dan menjadi salah satu faktor
pertimbangan utama dalam mengambil keputusan untuk melakukan investasi
atau membangun proyek, sehingga sasaran-sasaran tersebut merupakan
tonggak tujuan dari kegiatan pengendalian. - Lingkup kegiatan
Untuk memperjelas sasaran, maka lingkup proyek perlu didefinisikan lebih
lanjut, yaitu mengenai ukuran, batas, dan jenis pekerjaan apa saja (dalam: paket
kerja, SPK, RKS) yang harus dilakukan untuk menyelesaikan lingkup proyek
keseluruhan. - Standar dan kriteria
Dalam usaha mencapai sasaran secara efektif dan efisien, perlu disusun suatu
standar, kriteria, atau spesifikasi yang dipakai sebagai tolok ukur untuk
membandingkan dan menganalisis pekerjaan. Standar, kriteria, dan patokan
yang dipilih dan ditentukan harus bersifat kuantitatif, demikian pula metode
pengukuran dan perhitungannya harus dapat memberikan indikasi terhadap
pencapaian sasaran, seperti:
a. Berupa satuan uang, seperti anggaran per satuan unit pekerjaan (SRK),
anggaran pekerjaan per unit per jam, penyewaan alat per unit per jam, biaya
angkutan per ton per km;
b. Berupa jadwal, misalnya waktu yang ditentukan untuk mencapai deadline;
c. Berupa unit pekerjaan yang berhasil diselesaikan;
d. Berupa standar mutu, kriteria, dan spesifikasi, misalnya yang berhubungan
dengan kualitas material, dan hasil uji coba peralatan. - Merancang sistem informasi
Satu hal yang perlu ditekankan dalam proses pengendalian proyekadalah
perlunya suatu sistem informasi dan pengumpulan data yang mampu
memberikan keterangan yang tepat, cepat, dan akurat. Sistem informasi
tersebut harus dapat mengolah data yang telah dikumpulkan tersebut menjadi
suatu bentuk informasi yang dapat dipakai untuk tindakan pengambilan
keputusan.
Pada akhir suatu kurun waktu yang ditentukan, diadakan pelaporan dan
pemeriksaan, pengukuran dan pengumpulan data serta informasi hasil
pelaksanaan pekerjaan. Agar memperoleh gambaran yang realistis, pelaporan
sejauh mungkin didasarkan atas pengukuran penyelesaian fisik pekerjaan. - Mengkaji dan menganalisis hasil pekerjaan
Pada langkah ini diadakan analisis atas indikator yang diperoleh dan mencoba
membandingkan dengan kriteria dan standar yang ditentukan. Hasil analisis ini
penting karena akan digunakan sebagai landasan dan dasar tindakan
pembetulan. Oleh karena itu, metode yang digunakan harus tepat dan peka
terhadap kemungkinan adanya penyimpangan. - Mengadakan tindakan pembetulan
Apabila hasil analisis menunjukkan adanya indikasi penyimpangan yang cukup
berarti, maka perlu diadakan langkah-langkah pembetulan. Tindakan
pembetulan dapat berupa:
a. Realokasi sumber daya, misalnya memindahkan peralatan, tenaga kerja, dan
kegiatan pembangunan fasilitas pembantu untuk dipusatkan ke kegiatan
konstruksi instalasi dalam rangka mengejar jadwal produksi.
b. Menambah tenaga kerja dan pengawasan serta biaya dari kontingensi.
c. Mengubah metode, cara, dan prosedur kerja, atau mengganti peralatan yang
digunakan.
Hasil analisis dan pembetulan akan berguna sebagai umpan balik
perencanaan pekerjaan selanjutnya dalam rangka mengusahakan tetap
tercapainya sasaran semula.