Standarisasi sangat diperlukan sebagai tindakan pencegahan untuk
memunculkan kembali masalah kualitas yang pernah ada dan telah diselesaikan.
Hal ini sesuai dengan konsep pengendalian mutu berdasarkan sistem manajemen
mutu yang berorientasi pada strategi pencegahan, bukan pada strategi
pendeteksian saja. Berikut ini adalah langkah-langkah yang sering digunakan
dalam analisis dan solusi masalah mutu.
- Memahami kebutuhan peningkatan kualitas.
Langkah awal dalam peningkatan kualitas adalah bahwa manajemen harus
secara jelas memahami kebutuhan untuk peningkatan mutu. Manajemen
harus secara sadar memiliki alasan-alasan untuk peningkatan mutu dan
peningkatan mutu merupakan suatu kebutuhan yang paling mendasar.
Tanpa memahami kebutuhan untuk peningkatan mutu, peningkatan kualitas
tidak akan pernah efektif dan berhasil. Peningkatan kualitas dapat dimulai
dengan mengidentifikasi masalah kualitas yang terjadi atau kesempatan
peningkatan apa yang mungkin dapat dilakukan. Identifikasi masalah dapat
dimulai dengan mengajukan beberapa pertanyaan dengan menggunakan
alat-alat bantu dalam peningkatan kualitas seperti brainstroming, check
Sheet, atau diagram Pareto. - Menyatakan masalah kualitas yang ada.
Masalah-masalah utama yang telah dipilih dalam langkah pertama perlu
dinyatakan dalam suatu pernyataan yang spesifik. Apabila berkaitan dengan
masalah kualitas, masalah itu harus dirumuskan dalam bentuk informasiinformasi spesifik jelas tegas dan dapat diukur dan diharapkan dapat
dihindari pernyataan masalah yang tidak jelas dan tidak dapat diukur. - Mengevaluasi penyebab utama
Penyebab utama dapat dievaluasi dengan menggunakan diagram
sebabakibat dan menggunakan teknik brainstroming. Dari berbagai faktor
penyebab yang ada, kita dapat mengurutkan penyebab-penyebab dengan
menggunakan diagram pareto berdasarkan dampak dari penyebab terhadap
kinerja produk, proses, atau sistem manajemen mutu secara keseluruhan. - Merencanakan solusi atas masalah
Diharapkan rencana penyelesaian masalah berfokus pada tindakantindakan untuk menghilangkan akar penyebab dari masalah yang ada.
Rencana peningkatan untuk menghilangkan akar penyebab masalah yang
ada diisi dalam suatu formulir daftar rencana tindakan. - Melaksanakan perbaikan
Implementasi rencana solusi terhadap masalah mengikuti daftar rencana
tindakan peningkatan kualitas. Dalam tahap pelaksanaan ini sangat
dibutuhkan komitmen manajemen dan karyawan serta partisipasi total untuk
secara bersama-sama menghilangkan akar penyebab dari masalah kualitas
yang telah teridentifikasi. - Meneliti hasil perbaikan
Setelah melaksanakan peningkatan kualitas perlu dilakukan studi dan
evaluasi berdasarkan data yang dikumpulkan selama tahap pelaksanaan
untuk mengetahui apakah masalah yang ada telah hilang atau berkurang.
Analisis terhadap hasil-hasil temuan selama tahap pelaksanaan akan
memberikan tambahan informasi bagi pembuatan keputusan dan
perencanaan peningkatan berikutnya. - Menstandarisasikan solusi terhadap masalah
Hasil-hasil yang memuaskan dari tindakan pengendalian kualitas harus
distandarisasikan, dan selanjutnya melakukan peningkatan terus menerus
pada jenis masalah yang lain. Standarisasi dimaksudkan untuk mencegah
masalah yang sama terulang kembali. - Memecahkan masalah selanjutnya
Setelah selesai masalah pertama, selanjutnya beralih membahas masalah
selanjutnya yang belum terpecahkan (jika ada).