Istilah koordinasi dalam bahasa Inggris disebut “coordination”. Istilah coordination terdiri dari dua kata yaitu “co” yang artinya “bersama”, dan “ordination” yang berarti “memerintah”. Jadi, coordination berarti memerintah bersama. Secara etimologis istilah coordination berasal dari bahasa Latin yaitu “cum” yang berarti berbeda-beda, dan “ordinare” yang artinya menyusun atau menempatkan sesuatu pada keharusannya ( Westra, 2012:45). Dalam ilmu administrasi atau manajemen, koordinasi merupakan salah satu fungsi administrasi/manajemen. Henry Fayol, Luther Gullick dan beberapa ahli ilmu administrasi/manajemen lainnya memasukkan fungsi koordinasi atau pengkoordinasian ini sebagai salah satu fungsi organic/pentingdari administrasi atau manajemen. Fungsi-fungsi administrasi/manajemen menurut Fayol yaitu: planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian), commanding (pemberian komando), coordinating (pengkoordinasian), dan controlling (pengawasan). Dalam kamus besar bahasa Indonesia, koordinasi diartikan sebagai perihal mengatur suatu organisasi atau kegiatan sehingga peraturan dan tindakan yang akan dilaksanakan tidak saling bertentangan atupun simpang siur.
Hasibuan (2016:64) mendefinisikan Koordinasi adalah kegiatan mengarahkan, mengintegrasikan, dan mengkoordinasikan unsur-unsur manajemen dan pekerjaan-pekerjaan para bawahan dalam mencapai tujuan organisasi. Syafiee (2015:53) mendefinisikan Koordinasi adalah penyesuaian diri dari masing-masing bagian dan usaha menggerakan serta mengoperasikan bagian-bagian pada waktu yang cocok sehingga masing-masing bagian dapat memberikan sumbangan terbanyak pada keseluruhan hasil. Koordinasi merupakan salah satu alat utama bagi organisasi untuk mempercepat proses pencapaiaan tujuan. Koordinasi diperlukan pada semua tingkat kegiatan organisasi. Baik pada tingkat perumusan kebijaksanaan maupun pada tingkat pelaksanaan sejak awal dimasukkan ke dalam rencana atau program yang disusun.
Menurut Tery (2016:77) koordinasi adalah suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat, dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan. Koordinasi adalah mengimbangi dan mengerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok dengan masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu sendiri (Hasibuan, 2016:65) Menurut Mc. Farland (dalam Handayaningrat, 2015:42) koordinasi adalah suatu proses dimana pimpinan mengembangkan pola usaha kelompok secara teratur diantara bawahannya dan menjamin kesatuan tindakan di dalam mencapai tujuan bersama
Hasibuan (2016:64), berpendapat bahwa faktor-faktor yang mempengaruhi koordinasi adalah sebagai berikut :
- Kesatuan Tindakan
Pada hakekatnya koordinasi memerlukan kesadaran setiap anggota koordinasi atau satuan organisasi untuk saling menyesuaikan diri agar anggota atau satuan organisasi tidak berjalan sendiri-sendiri. Oleh sebab itu, konsep kesatuan tindakan adalah inti daripada koordinasi. Kesatuan tindakan ini adalah merupakan suatu kewajiban dari pimpinan untuk memperoleh suatu koordinasi yang baik
- Komunikasi
Komunikasi tidak dapat dipisahkan dari koordinasi karena komunikasi sejumlah unit dalam organisasi akan dapat dikoordinasikan berdasarkan rentang dimana sebagian besar ditentukan oleh adanya komunikasi.
- Pembagian Kerja
Secara teoritis tujuan dalam suatu organisasi adalah untuk mencapai tujuan bersama dimana individu tidak dapat mencapainya sendiri. Kelompok dua atau lebih orang yang bekerja bersama secara kooperatif dan dikoordinasikan dapat mencapai hasil lebih daripada dilakukan perseorangan.
- Disiplin
Pada setiap organisasi yang kompleks, setiap bagian harus bekerja secara terkoordinasi, agar masing-masing dapat menghasilkan hasil yang diharapkan. Disiplin kerja adalah suatu alat yang digunakan para atasan untuk berkomunikasi dengan bawahan agar mereka bersediauntuk mengubah suatu prilaku serta sebagai upaya untuk meningkatkan kesadaran dan kesediaan seseorang mentaati semua peraturan organisasi dan norma-norma sosial yang berlaku
Berdasarkan uraian pendapat mengenai pengertian koordinasi maka dapat disimpulkan bahwa koordinasi adalah mengimbangi dan mengerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok dengan masingmasing dan menjaga agar kegiatan itu dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu sendiri
Menurut Hasibuan (2016:64) tipe koordinasi di bagi menjadi dua bagian besar yaitu:
- Koordinasi Vertikal (Vertical Coordination)
Koordinasi vertikal adalah kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan oleh atasan terhadap kegiatan unit-unit, kesatuan-kesatuan kerja yang ada di bawah wewenang dan tanggung jawabnya. Tegasnya, atasan mengkoordinasi semua aparat yang ada di bawah tanggung jawabnya secara langsung. Koordinasi vertikal ini secara relatif mudah dilakukan, karena atasan dapat memberikan sanksi kepada aparat yang sulit diatur. Pada koordinasi ini atasan memiliki kewenangan yang sangat tegas kepada bawahannya sehingga dapat memantau kinerja masing-masing satuan kerja. Meskipun satuan kerja memiliki tugas yang berbeda-beda namun satuan kerja harus memberikan laporan dan pemberitahuan perkembangan pekerjaan kepada atasannya. Koordinasi jenis ini biasanya lebih mudah dilakukan karena masingmasing personil sudah paham dengan tugasnya masing-masing. Selain itu, jumlah orang yang akan dikoordinasikan juga tidak terlalu banyak dan memiliki waktu khusus untuk melakukan rapat-rapat koordinasi bersama-sama.
- Koordinasi Horizontal (Horizontal Coordination)
Koordinasi horizontal adalah mengkoordinasikan tindakan-tindakan atau kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan terhadap kegiatankegiatan dalam tingkat organisasi (aparat) yang setingkat. Koordinasi horizontal ini dibagi atas :
- Interdisciplinary adalah suatu koordinasi dalam rangka mengarahkan, menyatukan tindakan-tindakan, mewujudkan, dan menciptakan disiplin antara unit yang satu dengan unit yang lain secara internal maupun eksternal pada unit-unit yang sama tugasnya. Pada koordinasi ini dapat terjadi saling komunikasi dan keterkaitan antara bidang-bidang tertentu secara internal atau satu organisasi. Atasan biasanya memberikan keleluasaan untuk melakukan hubungan dengan bidang lain dalam rangka pencapaian tujuan organisasi.
- Interrelated adalah koordinasi antar badan (instansi); unit-unit yang fungsinya berbeda, tetapi instansi yang satu dengan yang lain saling bergantung atau mempunyai kaitan secara intern atau ekstern yang levelnya setaraf. Koordinasi seperti ini memang dilakukan dengan hati-hati dan perlahan-perlahan karena berkaitan dengan organisasi lain yang memiliki keterkaitan kerja namun sederajat sehingga tidak dapat saling memerintah. Kerancuan dalam komunikasi sering mengganggu koordinasi sehingga memperlambat pencapaian tujuan organisasi. Koordinasi horizontal ini relatif sulit dilakukan, karena koordinator tidak dapat memberikan sanksi kepada pejabat yang sulit diatur sebab kedudukannya setingkat.