Prinsip umum pengendalian internal harus senantiasa digunakan sebagai
dasar dalam membuat rancangan prosedur – prosedur akunting dalam
menjalankan perusahaan. Suatu sistem pengendalian intern yang kuat dapat
disusun apabila perusahaan sudah cukup besar. Apabila dalam suatu perusahaan
hanya mimiliki sedikit pegawai dengan kualiatas yang cukup, maka pengendalian
internalnya akan menjadi lemah, sehingga manajemen perlu memberikan lebih
banyak perhatian yang bersifat langsung. Hal – hal yang perlu diperhatikan adalah
sebagai berikut :
1. Struktur Organisasi.
Struktur organisasi perlu dirancang sedemikian rupa, sehingga
pegawai dapat dimanfaatkan sebaik – baiknya dan sekalian dapat pula
meningkatkan pengendalian internal melalui suatu pembagian kerja yang
selaras menurut divisi – divisi yang ada dalam perusahaan. Tidak baik jika
hanya satu orang pegawai saja dibebani tugas yang lengkap atas setiap
transaksi perusahaan ataupun lingkaran operasi perusahaan. Sedikitnya harus
ada dua orang pegawai yang dilibatkan di dalamnya, sehingga pada titik
pengecekan tertentu pekerjaan mereka dapat diperiksa. Contoh mengenai hal
ini yaitu mengenai perkiraan pengendalian dan buku tambahan.
Apabila terjadi suatu kesalahan yang tidak disengaja, maka ketidak –
sesuaian pada titik pengecekan akan mengundang perhatian atas kesalahan
tersebut, sehingga penyebabnya dapat ditemukan lalu diperbaiki. Apabila
seorang pegawai melakukan suatu kecurangan, ketidak – sesuaian pada titik
pengecekan akan mengarah kepada pembuktian kecurangan itu. Dan apabila
sampai dapat terjadi persekongkolan antara beberapa orang pegawai dengan
tujuan yang kurang baik, sedangkan tindak – tanduknya itu tidak dapat
diperiksa melalui prosedur yang telah ditetapkan, maka sistem perusahaan
yang bersangkutan perlu diperbaiki kembali. Beberapa cara pengendalian
manajemen misalnya internal auditing, akan dapat menjalankan tugasnya
untuk melakukan penilaian kembali sistem pengendalian internal guna
menetapkan apakah sistem ini sesuai dengan rancangan dan berfungsi
menurut rencananya.
2. Pemeliharaan pertanggung jawaban.
Pemeliharaan atas pertanggung jawaban atau pertanggung jawaban
yang berjalan harus dipisahkan dari akunting untuk pertanggung jawaban
tersebut. Misalnya, seorang pegawai yang menerima uang kontan dari
langganan sebagai pembayaran hutangnya tidak boleh membukukannya
sendiri ke dalam perkiraan – perkiraan buku besar piutang. Bila pegawai
tersebut seorang yang dibayar menurut sistem penggajian insentif, maka ia
jangan dijadikan satu – satunya pegawai yang melaporkan kuantitas dan
kualitas pekerjaan yang telah diselesaikannya.
3. Peralatan mekanik.
Peralatan mekanik harus diadakan menurut rencana dan setiap
formulir harus dirancang demikian rupa sehingga dapat dimanfaatkan guna
menjaga kekayaan perusahaan semaksimal mungkin. Misalnya, register kas
sangat membantu dalam menjaga uang tunai. Mesin – mesin pembukuan
dapat membantu terjaminnya kebenaran pencatatan, dan mesin hitung
mekanik serta mesin sejenis lainnya dapat diandalkan kebenaran data
kuantitatif yang diberikannya. Ruangan kasir yang tersendiri dan diberi ruji
besi serta ruang penyimpanan uang yang terkunci dapat mencegah pencurian.
Setiap formulir harus dirancang demikian rupa, sehingga
kelengkapannya dapat menciptakan pengecekan secara otomatis atas data
yang disajikan. Formulir yang sudah bernomor urut (prenumbered forms),
blanko pengecekan, order pembelian, dan formulir tertentu lainnya juga
merupakan alat pengendalian dan memungkinkan menetapkan tanggung
jawab setiap orang yang tersangkut dalam penggunaannya. Semua formulir
tersebut harus tersimpan baik sampai penggunaannya.
4. Prosedur – prosedur.
Semua prosedur dalam perusahaan harus dirancang sedemikian rupa,
sehingga memudahkan pengecekan atas pekerjaan seorang pegawai dalam
hubungan dengan tugas pegawai lainnya. Keharusan mencantumkan dua
tanda tangan di atas check dan wesel dan persetujuan berganda atas setiap
transaksi penting sangat membantu pula dalam menciptakan pengendalian
intern suatu perusahaan. Bukti – bukti pelengkap harus diberi tanda atau
diperforasi untuk mencegah penggunaan berulang kali suatu dokumen
tersebut untuk maksud – maksud yang tidak jujur misalnya dalam hal
pembayaran uang atau pengiriman barang. Lakukanlah invetarisasi berkala
atas semua barang dagangan, perlengkapan, peralatan, dan barang perusahaan
lainnya untuk mengecek kebenaran pertanggungan jawab pegawai yang
bersangkutan, atau untuk keperluan lainnya.
Atur agar setiap pegawai mengambil kesempatan untuk cuti tahunan
dan selama pegawai bersangkutan menjalani cutinya, serahkan fungsinya
kepada orang lain, yang juga akan mengecek pekerjaan rekannya yang sedang
cuti itu. Hindarkan penyimpangan – penyimpangan dari rutin pekerjaan yang
telah berjalan tanpa melakukan penilaian atau pengaruhnya terhadap
pengendalian internal.
5. Pemahaman atas sistem.
Cara bekerjanya prosedur – prosedur yang telah dirancang harus
dijelaskan kepada pegawai yang tersangkut di dalamnya sampai diperoleh
keyakinan bahwa mereka memahami benar prosedur – prosedur tersebut.
Setiap pegawai harus mengerti tugasnya, wewenangnya, dan pertanggung
jawabannya menurut prosedur – prosedur yang telah ditentukan. Tahunya
pegawai bahwa di dalam perusahaan ada pengendalian intern, dan bahwa
manajemen sangat memperhatikan agar semua kebijaksanaan dan prosedur
dituruni sebagaimana mestinya, akan membantu dalam menacegah terjadinya
kecerobohan atau kelalaian dan ketidakjujuran halangan mereka.
6. Pegawai yang cakap.
Pegawai yang mempunyai kualitas bekerja yang baik, cukup terlatih,
dan berpengalaman harus ditempatkan pada posisi yang berhubungan erat
dengan pengendalian intern. Masing – masing posisi memerlukan keahlian
yang berlainan serta tingkat – tingkat kemampuan. Setiap kebutuhan tersebut
harus dipenuhi agar sistem pengendalian intern perusahaan dapat berjalan
efektif.
7. Penilaian kembali dan penaksiran.
Pengendalian yang dirancang dengan sangat berhati – hati pun perlu
dinilai kembali secara berkala dan harus dilakukan penaksiran atasnya agara
diperoleh keyakinan bahwa pengendalian tersebut berjalan sesuai rencana dan
berfungsi dnegan baik. Hal ini merupakan fungsi manajemen yang terus –
menerus, dan di dalam perusahaan besar pertanggungjawawaban ini biasanya
sering didelegasikan kepada internal auditor.
Olah Data dan Pendampingan Penyusunan Artikel Ilmiah