Pada saat melakukan kegiatan transaksi perdagangan internasional atau
ekspor-impor ada beberapa tahap dalam pelaksanaan kegiatan tersebut, yang
disebut dengan prosedur. Menurut Mulyadi yang dikutip Irma (2009:5)
“Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan
beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk
menjamin penaganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi
berulang-ulang”.
Menurut Cole yang telah diterjemahkan oleh Baridwan yang dikutip Irma
dalam lestari (2013:12) “Prosedur adalah suatu urutan-urutan pekerjaan
klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih,
disusun untuk menjamin adanya perlakuan seragam terhadap transaksitransaksi perusahaan yang sering terjadi”.
Dari definisi-definisi diatas diketahui bahwa prosedur merupakan suatu
urutan yang telah tersusun dengan melibatkan beberapa orang dalam suatu
departemen atau lebih. Prosedur disusun untuk menjamin penanganan
terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang-ulang
agar tetap teratur.
Berikut ini prosedur ekspor yang harus dilakukan dalam rangka kegiatan
ekspor baik oleh pihak eksportir maupun pihak bank.
a. Eksportir dan Importir menutup kontrak penjualan yang disepakati
bahwa pembayaran dilakukan dengan pembukuan Letter of Credit (LC).
b. Importer mengajukan permohonan (aplikasi) kepada banknya
(opening/issuing bank) agar membuka suatu L/C untuk keuntungan
eksportir. Dalam aplikasinya itu, importir menetapkan kondisi dan syarat
L/C.
c. Atas permintaan dan perintah pihak importir nasabahnya,
opening/issuing bank membuka/menerbitkan L/C dengan kondisi dan
syarat seperti yang diminta oleh applicant/accountee. L/C diteruskan
kepada eksportir melalui banknya eksportir (advising bank).
d. Apabila diinginkan bahwa reimbursement harus diajukan kepada bank
lain (bukan opening bank itu sendiri), maka opening bank harus member
otorisasi kepada bank lain tersebut (reimbursing bank).
e. Adakalanya penyampaian L/C dilakukan banknya eksportir termaksud
butir (c) dilakukan melalui bank lain diluar neeri untuk mendapatkan
konfirmasi atas L/C tersebut. Hal ini biasanya terjadi atas bonafiditas
opening bank, sehingga perlu konfimasi dari bank lain.
f. Advising bank selanjutnya meneruskan L/C yang diterimananya kepada
beneficiar (eksportir nasabahnya) setelah mengecek keaslian L/C yang
bersangkutan dan tidak ada persyaratan yang melanggar ketentuan yang
berlaku.
g. Untukk dapat melaksanakan ekspor, eksportir Indonesia harus memiliki
Angka Pengenal Ekspor (APE) atu Angka Pengenal Eksportir Sementara
(APES) yang dikeluarkan oleh kepala kantor wilayah perdagangan
ditempat domisili eksportir yang bersangkutan.
h. Barang dimuat di atas kapal untuk selanjutnya dikirim kepada pembeli
diluar negeri.
i. Atas pengangkutan/pengiriman barang tersebut, eksportir menerima
dokumen pengangkutan berupa Bill of Lading (B/L) ataupun Air Waybill
tergantung apda jalur yang digunakan, apakah jalur laut atau udara, dan
maskapai perkapalan yang bersangkutan.
j. Eksportir mempersiapkan semua dokumen yang diminta/di syaratkan
dalam L/C seperti wesel, faktur, B/L atau Air Waybill dan lain-lain,
untuk selanjutnya bersama-sama dengan PEB yang telah difiat oleh Bea
dan Cukai diajukan kepada bank devisa untuk alih atau dinegosiasi.
k. Setelah diperiksa dan ternyata telah sesui dengan persyaratan dalam L/C
serta sesuai pula (tidak melanggar ketentuan yang berlaku), maka
dokumen ekspor diambil alih/dinegosiasikan oleh bank devisa. Hal
dalam rupiah atau dalam valuta asal, setelah dipotong dengan ongkos- ongkos dan pungutan lain, dibayarkan kepada eksportir.
l. Bank devisa mengirim dokumen ekspor kepada opening bank dengan
schedule of remittance (SR) untuk minta reimburse atau penggantian atas
dana yang telah dibayarkan kepada eksportir atau dalam hal Usance L/C
minta akseptasi wesel.
m. Dalam hal opening bak menunjuk bank lain sebagai rembursing bank
tersebut.
n. Apabila menurut penilainnya semua dokumen telah sesuai dengan
persyaratan dalam L/C, maka opening bank memberikan
reimburse/penggantian pembayaran kepada negotiating bank.
o. Reimbursing bank atas otorisasi yang diberikan oleh opening bank,
memberikan remburs membayar kepada negotiating bank dan pada
waktu yang bersamaan membebani rekening opening bank.
p. Opening bank menyerahkan dokumen pengapalan dan dokumen lainnya
kepada importir. Importir (accountee) melakukan perhitungan
pembayaran opening L/C
.Dapat disimpulkan bahwa dari keterangan-keterangan yang telah
dijelaskan diatas bahwa prosedur ekspor mencakup dokumen-dokumen
yang menjadi syarat pelaksanaan ekspor dan melibatkan beberapa pihak
seperti beberapa pihak bank dengan tugas yang berbeda-beda. Prosedur
ekspor di setiap perusahaan pada dasarnya adalah sama, namun semua
tergantung pada prosedur yang dijalani oleh perusahaan yang bersangkutan.
Olah Data dan Pendampingan Penyusunan Artikel Ilmiah