Secara umum factor dalam produktivitas karyawan diartikan sebagai hubungan hasil nyata dari aktivitas barang-barangatau jasa dengan masukan yang sebenarnya. Hasil dari produktivitas akan menghasilkan aktivitas dari input (masukan), process (proses), output (keluaran), outcome (penanganan), benefit (keuntungan) dan impact (pengaruh) yang dapat diukur sebagaihasil kerja yang disebut produktif dalam operasional terdiri tingkat kecepatan, ketepatan, keterpaduan, kelancaran dan kualitas (Masno, 2010).
Pendapat Cohen (1980) menyatakan bahwa terdapat dua factor utama dari beban kerja yaitu factor lingkungan fisik serta factor lingkungan psikis. Masing-masing factor tersebut kemudian diidentifikasi menjadi sub factor yang dapat diuraikan sebagai berikut:
- Faktor Lingkungan Fisik
Faktor lingkungan fisik adalah lingkungan pekerjaan itu sendiri Kondisi-kondisi fisik di lingkungan kerja meliputi :
- Rancangan ruang kerja (Work space design)
Meliputi kesesuaian pengaturan susunan kursi, meja dan fasilitas kantor lainnya. Hal ini berpengaruh cukup besar terhadap kenyamanan dan tampilan kerja pegawai.
- Rancangan pekerjaan (Termasuk peralatan dan prosedur kerja)
Meliputi peralatan kerja dan prosedur atau metode kerja. Peralatan kerja yang tidak sesuai dengan pekerjaannya, akan mempengaruhi kesehatan dan hasil kerja.
- Kondisi fisik lingkungan kerja (Kebisingan, ventilasi, penerangan)
Penerangan, ventilasi dan kebisingan sangat berhubungan dengan kenyamanan dalam bekerja.
- Tingkat visual privacy serta acoustical privacy
Pekerjaan-pekerjaan tertentu membutuhkan tempat kerja yang dapat memberikan privacy bagi pegawainya. Privacy diartikan sebagai keleluasaan pribadi terhadap hal-hal yang menyangkut dirinya dari kelompoknya. Visual privacy berhubungan dengan faktor penglihatan, sedangkan acoustical privacy berhubungan dengan pendengaran. Biasanya acoustical privacy lebih besar pengaruhnya dari pada visual privacy.
- Faktor Lingkungan Psikis
Lingkungan psikis di lingkuangan kerja dapat berdampak positif atau negative. Hal ini sangat bergantung bagaimana individu menanggapinya. Faktor lingkungan psikis merupakan hal-hal yang menyangkut hubungan social dan keorganisasian. Davis (1984), mengemukakan beberapa kondisi psikis yang mempengaruhi kepuasan kerja seseorang yang meliputi :
- Pekerjaan yang berlebihan (Work Overload)
Pada umumnya pekerjaan yang berlebihan merupakan hal-hal yang menekan dapat menimbulkan ketegangan (tension). Pekerjaan yang berlebihan belum tentu menimbulkan stress, sehingga pegawai belum tentu pula merasa kurang aman dalam menghadapi pekerjaannya.
- Desakan waktu (Time urgency)
Waktu yang terbatas atau mendesak dalam penyelesaian suatu pekerjaan merupakan hal-hal yang menekan yang dapat menimbulkan ketegangan (tension). Waktu yang terbatas juga tidak cukup untuk menimbulkan stress, apalgi tugas yang diselesaikan hanya sedikit.
- Sistem Pengawasan yang buruk (Poor quality of supervisor)
Sistem pengawasan yang buruk, dapat menimbulkan ketidakpuasan. Seperti ketidakstabilan suasana politik, kurangnya umpan balik prestasi kerja dan kuarng pemberian wewenang sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan.
- Kurang Tepatnya pemberian kewenangan sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan (Inadequate authority to match responsibilities)
Akibat dari pengawasan yang buruk akan menimbulkan efek pada pemberian wewenang yang tidak sesuai dengan tanggung jawab yang dituntut pekerja. Pekerja yang tanggung jawabnya besar dari wewenang yang diberikan akan mudah mengalami perasaan tidak sesuai yang akhirnya menimbulkan ketidakpuasan.
- Kurangnya umpan balik prestasi kerja (insufficient performance feedback)
Sistem pengawasan yang buruk atau kurangnya umpan balik prestasi kerja dapat menimbulkan ketidakpuasan kerja. Umpan balik prestasi kerja misalnya adalah promosi.
- Ketidakjelasan peran (role ambiguity)
Ketidakjelasan peran dapat berarti pula ketidaksesuaian antara status kerja dengan aspek-aspek lain dalam kehidupan.
- Perbedaan nilai-nilai perusahaan dengan nilai-nilai yang dimiliki pekerja (differences between company’s and employee’s)
Kebijakan perusahaan kadang-kadang sering bertolak belakang dengan diri pekerja. Hal ini merupakan sesuatu yang wajar, karena pada dasarnya perusahaan lebih berorientasi pada keuntungan (provit). Sedangkan pekerja menuntut upah tinggi, kesejahteraan serta adanya jaminan kerja yang memuaskan.
- Frustasi (frustration)
Frustasi sebagai kelanjutan daari konflik, pada terhambatnya usaha mencapai tujuan. Misalnya harapan perusahaan tidak sesuai dengan harapan pekerja. Hal ini akan menimbulkan ketidakpuasan yang apabila berlangsung terus menerus akan menimbulkan frustasi.
- Perubahan-perubahan dalam segala bentuk (change of anytipe)
Perubahan-perubahan yang terjadi dalam pekerjaan akan mempengaruhi cara-cara orang bekerja. Hal ini berarti terjadinya ketidakstabilan pada situasi kerja. Perubahan menuntut penyesuaian agar terjadi kestabilan pada situasi kerja dapat berupa perubahan jenis pekerjaan, perubahan organisasi, pergantian pimpinan maupun perubahan politik perusahaan.
- Perselisihan antar pribadi dan antar kelompok (interpersonal and intergroup conflict)
Perselisihan juga terjadi akibat adanya perbedaan tujuan antara nilai-nilai yang dianut dua pihak. Dampak negative perselisihan adalah ,terjadinya gangguan dalam komunikasi, kekompakan dan kerja sama. Sedangkan manfaatnya adalah adanya usaha positif untuk mengatasi perselisihan, daya juang yang tinggi untuk mencapai tujuan dan kemampuan untuk menyesuaikan diri terhadap perubahan maupun tuntutan dari lingkungan. Situasi yang sering menimbulkan perselisihan di tempat kerja antara lain : persaingan, ketergantungan pada tugas, ketidakjelasn dalam pembagian wewenang, masalah status dan perbedaan individu.
- Suasana politik yang tidak aman (insecure political climate)
Ketidakstabilan suasana politik dapat terjadi di lingkungan kerja maupun di lingkungan lebih luas lagi. Misalnya karena situasi politik, terjadi devaluasi di suatu Negara, sehingga menimbbulkan ketidakstabilan perusahaan-perusahaan yang ada di Negara tersebut dan sekaligus mempengaruhi oaring-orang yang bekerja disana.
Selain faktor-faktor di atas, Sedarmayanti (2001:72) mengungkapkan ada beberapa faktor yang mempengaruhi produktivitas tenaga kerja, yaitu:
- Sikap mental
Seorang karyawan harus memiliki sikap mental yang kuat dan berorientasi kepada masa depan. Optimis dan memandang hari depan akan menanamkanm keyakinan pada dirinya bahwa kehidupan hari ini akan lebih baik dari hari kemarin dan hari esok akan lebih baik dari hari ini.
- Pendidikan
Pendidikan merupakan hal yang memiliki peranan yang sangat penting dalam menentukan kualitas manusia. Tenaga kerja dengan pendidikan yang lebih tinggi akan memiliki pengetahuan yang lebih pula, semakin tinggi pendidikan maka semakin produktif hidup manusia.
- Keterampilan
Keterampilan tidak kalah penting dengan pendidikan yang dimiliki oleh tenaga kerja. Tenaga kerja dengan keterampilan yang baik diharapkan mampu mengerjakan sesuatu lebih tepat dan cepat sehingga mampu meningkatkan produktivitas.
- Manajemen
Sistem manajemen yang baik dan tepat akan mempengaruhi terhadap produktifitas tenaga kerja. Dengan pembagian tugas yang tepat akan memudahkan dalam menjalankan usaha, tenaga kerja mengetahui tugas dan wewenangnya masing-masing sehingga mampu menjalankannya dengan teratur dan terarah.
- Tingkat Penghasilan
Upah yang memuaskan dan insentif merupakan hal yang mampu menumbuhkan motivasi tenaga kerja dan sebagai balas jasa perusahaan kepada tenaga kerja. Dengan upah yang memuaskan tenaga kerja akan memberikan kontribusi yang sangat baik dan diharapkan target yang telah ditetapkan oleh perusahaan akan tercapai.
- Gizi dan kesehatan
Tenaga kerja yang tidak sehat dan gizinya tidak terpenuhi akan mengganggu sekali terhadap kelancaran operasional perusahaan. Kesehatan dan gizi yang kurang akan merugikan perusahaankarena tenaga kerja akan sering tidak masuk sehingga kelancaran dalam menghasilkan produk akan terganggu maka kesehatan dan gizi tenaga kerja harus diperhatikan.
- Jaminan sosial
Jaminan sosial sangat dibutuhkan oleh tenaga kerja. Kebutuhan tenaga kerja yang perlu dipenuhi, yaitu mulai dari kebutuhan fisik, kebutuhan rasa aman, kebutuhan sosial dan kebutuhan aktualisasi diri.
- Lingkungan dan iklim kerja
Tenaga kerja yang berada di lingkungan kondusif dan iklim yang sehat akan memberikan kontibusinya dengan baik. Hubungan antara tenaga kerja harus dijaga dengan sebaik mungkin agar tercipta rasa kekeluargaan dan rasa memiliki perusahaan. Keadaan seperti ini diharapkan mampu memotivasi tenaga kerja agar melakukan pekerjaannya dengan lebih baik. Hubungan yang baik terjalin antara pihak manajemen dengan tenaga kerja maupun antara tenaga kerja dengan tenaga kerja lainnya. Selain itu juga, sebaiknya tenaga kerja diikutsertakan dalam pengambilan kebijakan dan keputusan untuk kebaikan bersama.
- Sarana produksi
Sarana produksi yang tidak mendukung akan cukup mengganggu kelancaran produksi karena akan terjadi kendala-kendala. Seperti halnya mesin-mesin yang sudah tua akan sering mengalami kerusakan dan gedung yang kurang layak menybabkan suhu kurang tepat sehingga akan mempengaruhi terhadap kualitas dan kuantitas produk yang dihasilkan.
- Teknologi
Perubahan teknologi merupakan salah satu faktor yang cukup mempengaruhi produktivitas tenaga kerja. Mesin-mesin yang digunakan pun sebaiknya mengikuti perkembangan teknologi.
- Kesempatan berprestasi.
Pengembangan diri dan kemampuan akan berdampak lebih baik apalagi bila didukung oleh pihak perusahaan. Membiarkan tenaga kerja mengembangkan diri dengan kemampuan yang dimiliki diharapkan akan memberikan kesempatan tenaga kerja untuk berprestasi.dalam bidangnya. Dengan demikian tenaga kerja akan memberikan hasil yang sangat baik bagi perusahaan.