Perencanaan (skripsi dan tesis)

Para ahli di bidang manajemen telah mengemukakan definisi atau pengertian tentang perencanaan, namun setiap pengertian perencanaan senantiasa memiliki batasan yang berbeda tergantung ahli manajemen yang mengemukakan. Perencanaan di bidang kesehatan pada dasarnya merupakan suatu proses untuk merumuskan masalah kesehatan yang berkembang di masyarakat, menentukan kebutuhan dan sumber daya yang harus disediakan, menetapkan tujuan yang paling pokok dan menyusun langkah-langkah praktis untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Dari batasan tersebut, perencanaan akan menjadi efektif jika sebelumnya dilakukan perumusan masalah berdasarkan fakta (Hartono, 2007). Menurut (Azwar, 2010) perencanaan menurut ilmu administrasi kesehatan terdapat 3 aspek pokok yang harus diperhatikan meliputi: a. Hasil kerja perencanaan (outcome of planning). b. Perangkat perencanaan (mechanic of planning). c. Proses perencanaan (proces of planning). Menurut Handoko (2009) perencanaan adalah suatu proses yang tidak berakhir bila rencana telah ditetapkan, rencana harus diimplementasikan. Setiap saat selama proses implementasi dan pengawasan, rencana mungkin memerlukan modifikasi agar tetap berguna. Febriawati (2013) mengemukakan bahwa perencanaan adalah proses untuk merumuskan sasaran dan menentukan langkah langkah yang harus dilaksanakan dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan. Handoko (2009) mengungkapkan bahwa salah satu aspek penting perencanaan adalah pembuatan keputusan (decision making), proses pengembangan dan penyeleksian sekumpulan kegiatan untuk mememecahkan suatu masalah tertentu. Perencanaan adalah pekerjaan mental untuk memilih sasaran, kebijakan, prosedur dan program yang diperlukan untuk mencapai apa yang diinginkan pada masa yang akan datang. Sedangkan rencana adalah sejumlah keputusan mengenai keinginan dan berisi pedoman pelaksanaan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Jadi setiap rencana mengandung unsur tujuan dan pedoman. (Hasibuan, 2011). Anshari (2009) mengungkapkan bahwa perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Perencanaan pada dasarnya merupakan sutu proses untuk menetapkan diawal berbagai hasil akhir (end result) yang ingin dicapai perusahaan di masa yang akan datang. Antara kegiatan perencanaan dengan hasil akhir yang ingin dicapai diasumsikan terdapat jeda waktu (time lag), dimana semakin panjang rencana yang dibuat maka jeda waktu antara perencanaan dengan hasil akhir yang ingin dicapai semakin besar dan derajat kepastian pencapaian hasil tersebut juga semakin meningkat. Sebaliknya, semakin pendek jeda waktu antara perencanaan yang dibuat dengan target hasil yang ingin dicapai maka derajat kepastian pencapaian hasil akan menurun (Solihin, 2009). a. Tahapan Perencanaan Perencanaan pada dasarnya memiliki tahapan. Tahapan perencanaan menurut Handoko (2009) yaitu: 1. Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan. Perencanaan dimulai dengan keputusan keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja. Tanpa rumusan kerja yang jelas organisasi akan menggunakan sumber daya sumber dayanya secara tidak efektif. 2. Merumuskan keadaan saat ini. Pemahaman akan posisi perusahaan sekarang dari tujuan yang hendak dicapai atau sumber daya sumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan, adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkut waktu yang akan datang. 3. Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan. Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor faktor lingkungan itern dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya, atau yang menimbulkan masalah. 4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan pencapaian tujuan. Tahap terakhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangan berbagai alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif tersebut dan pemilihan alternatif terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada. Muninjaya (2004) berpendapat ada lima langkah yang perlu dilakukan pada proses penyusunan sebuah perencanaan kesehatan yaitu: 1. Analisis situasi Analisis situasi adalah langkah pertama proses penyusunan perencanaan. Langkah ini dilakukan dengan analisis data laporan yang dimiliki oleh organisasi (data primer) atau mengkaji laporan lembaga lain (data sekunder) yang datanya dibutuhkan, observasi dan wawancara. 2. Mengidentifikasi masalah dan prioritasnya Melalui analisis situasi akan dihasilkan berbagai macam data. Data dianalisis lebih lanjut menggunakan pendekatan epidemiologi untuk dapat dijadikan informasi tentang distribusinya disuatu wilayah. Setelah masalah kesehatan masyarakat ditetapkan menjadi prioritas di suatu wilayah, selanjutnya ditetapkan tujuan programnya. 3. Menentukan tujuan program Setelah masalah kesehatan ditetapkan, manajer program menetapkan tujuan program. Perumusan sebuah tujuan operasional program kesehatan harus bersifat SMART (specific, measurable, appropriate, realistic, time bound). 4. Mengkaji hambatan dan kelemahan program Langkah keempat proses penyusunan adalah mengkaji kembali hambatan dan kelemahan program yang pernah dilaksankan. Tujuannya adalah untuk mencegah atau mewaspadai timbulnya hambatan serupa. Selain mengkaji hambatan yang pernah dialami, juga dibahas prediksi kendala dan hambatan yang mungkin akan terjadi dilapangan pada saat program dilakukan. 5. Menyusun rencana kerja operasional (RKO) Pada saat memasuki fase ini tim perencana sudah menetapkan tujuan dan target yang ingin dicapai. b. Maksud Perencanaan (Purpose of Planning) Salah satu maksud utama perencanaan adalah melihat bahwa program-program dan penemuan sekarang dapat dipergunakan untuk meningkatkan kemungkinan pencapaian tujuan-tujuan di waktu yang akan datang yaitu meningkatkan pembuatan keputusan yang lebih baik. (Handoko, 2009). Hasibuan (2011) mengungkapkan bahwa maksud dari suatu perencanaan antara lain adalah: 1. Perencanaan merupakan salah satu fungsi manajer yang meliputi seleksi atas alternatif alternatif tujuan, kebijaksanaan, prosedur dan program. 2. Perencanaan, sebagian merupakan usaha membuat hal-hal terjadi sebagaimana yang dikehendaki. 3. Perencanaan adalah suatu proses pemikiran, penentuan tindakan tindakan secara sadar berdasarkan keputusan menyangkut tujuan, fakta dan ramalan. 4. Perencanaan adalah usaha menghindari kekosongan tugas, tumpang tindih dan meningkatkan efektivitas potensi yang dimiliki. Perencanaan organisasi harus aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif. c. Tujuan Perencanaan (Objective of Planning) Menurut Handoko (2009) ada dua alasan dasar perlunya perencanaan yaitu: 1. Protective benefits yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan. 2. Positive benefits dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi. Tujuan dari perencanaan secara objektif di kemukakan oleh Hasibuan (2011) antara lain: 1. Perencanaan bertujuan untuk menentukan tujuan, seleksi atas alternatif alternatif tujuan, kebijakan kebijakan, prosedur dan program serta memberikan pedoman cara-cara pelaksanaan yang efektif dalam mencapai tujuan. 2. Perencanaan adalah suatu usaha untuk memperkecil resiko yang dihadapi pada masa yang akan datang. 3. Perencanaan menyebabkan kegiatan-kegiatan dilakukan secara teratur dan bertujuan. 4. Perencanaan memberikan gambaran yang jelas dan lengkap tentang seluruh pekerjaan. 5. Perencanaan membantu penggunaan suatu alat pengukuran hasil kerja. 6. Perencanaan membantu peningkatan daya guna dan hasil guna organisasi. d. Manfaat perencanaan (Purpose of Planning) Manfaat perencanaan akan lebih terencana, terarah, efektif dan efisien karena dapat mengurangi suatu pekerjaan yang tidak pelu. Suatu perencanaan yang baik juga memerlukan dana mulai dari dana survey awal, pengumpulan data hingga pelaksanaan.(Hartono, 2007). Menurut Muninjaya (2004) mengungkapkan bahwa perencanaan terdapat manfaat, keuntungan dan kerugian yang dapat diperoleh suatu organisasi. Manfaat perencanaan adalah diketahui tujuan yang ingin dicapai, cara mencapainya, jenis, struktur yang dibutuhkan, dan bentuk serta standar yang dibutuhkan. Perencanaan mempunyai banyak manfaat antara lain membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan perubahan lingkungan, membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah masalah utama, memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas, membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat, memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi, memudahkan dalam melakukan koordinasi diantara berbagai bagian dalam organisasi, membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan mudah dipahami, meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti, menghemat waktu usaha dan dana. (Handoko, 2009). Muninjaya (2004) mengungkapkan beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dari perencanaan antara lain: 1. Perencanaan memberikan landasan pokok fungi manajemen terutama pengawasan. 2. Perencanaan akan mengurangi atau menghilangkan jenis pekerjaan yang tidak produktif. 3. Perencanaan dapat dipakai untuk mengukur hasil kegiatan yang telah dicapai, karena dalam perencanaan ditetapkan berbagai standar. 4. Perencanaan dapat menyebabkan berbagai macam aktivitas organisasi untuk mencapai tujuan tertentu dan dapat dilakukan secara teratur. Menurut Azwar (2010) untuk menilai keberhasilan dari sebuah rencana dikelompokkan dalam tiga macam yaitu: 1. Kriteria keberhasilan unsur masukan yakni menunjuk pada terpenuhinya unsur masukan, misalnya tersedianya tenaga, dana dan sarana sesuai dengan rencana. 2. Kriteria unsur proses yakni menunjuk pada terlaksananya unsur proses. 3. Kriteria keberhasilan unsur keluaran yakni menunjuk pada tercapainya tujuan yang telah ditetapkan. Perencanaan adalah salah satu fungsi yang menentukan dalam proses pengadaan farmasi di Gudang Farmasi yang bertujuan agar tidak terjadi kesinambungan antara permintaan dan distribusi, sehingga distribusi obat berjalan lancar dari pihak gudang farmasi ke pihak yang memutuhkan serta menghindai terjadinya stock out (kekosongan) obat (Kemenkes RI. 2010). Ada beberapa metode perencanaan, yaitu: 1. Metode Epidemiologi Metode Epidemiologi berdasarkan kebutuhan obat yang digunakan berdasarkan pada penyakit yang sering muncul dimasyarakat. 2. Metode Konsumsi Metode Konsumsi berdasarkan pada kebutuhan obat pada periode lalu dengan penyesuaian dan koreksi berdasarkan pada penggunaan obat tahun sebelumnya. 3. Metode Kombinasi/Campuran Metode Kombinasi berdasarkaan metode konsumsi dan metode epdemiologi, disesuaikan dengan anggaran yang tersedia.