Seiring berkembangnya interaksi antara anggota tim virtual, sangat penting
bagi para pemimpin untuk melatih, membangun rasa saling percaya, mengevaluasi
kinerja, dan memberikan umpan balik pada anggota tim. Para pemimpin ditantang
untuk membangun motivasi dan memberikan dukungan yang diperlukan dalam
suatu situasi yang baru karena tim virtual terpisah-pisah secara geografis dan
menggunakan jembatan teknologi (Ivancevich, et al., 2007).
Kepercayaan, komunikasi, kepemimpinan, penetapan tujuan dan teknologi
semua muncul sebagai faktor penting untuk pembentukan tim virtual yang sukses
(Bergiel, et al., 2008). Menurut Mulyani (2016), kondisi-kondisi tertentu dan
spesifikasi penelitian sering memunculkan keberagaman pendapat mengenai
faktor-faktor yang mendukung efektifitas tim virtual. Untuk membantu anggota
tim meraih level kolaborasi virtual yang lebih baik, faktor yang penting untuk
dikembangkan adalah relationship, share understanding dan trust. Ketiga faktor
ini merupakan faktor yang diperlukan untuk menciptakan kondisi yang diperlukan
bagi berlangsungnya sebuah kerjasama tim yang efektif (Peter & Manz, 2007).
Horwitz, et al., (2006) manambahkan, faktor yang paling signifikan sebagai faktor
yang mendukung efektivitas tim virtual adalah relationship, peranan dan tujuan
yang jalas (share understanding), komunikasi lintas budaya dan leadership.
Berdasarkan Curseu, et al., (2008), memastikan bahwa kondisi komunikasi
(communication environment) memengaruhi efektifitas tim virtual, sehingga perlu
diperhatikan pemilihan perangkat teknologi komunikasi yang digunakan dan perlu
dipastikan bahwa setiap anggota tim menguasai cara menggunakan perangkat
komunikasi tersebut. Dari hasil penelitian mereka dinyatakan perlunya leadership
yang efektif yang dapat mengatasi hambatan-hambatan dalam proses komunikasi.
Lebih lanjut, Mulyani (2016) mengemukakan hasil penelitian yang
menyampaikan mengenai faktor-faktor yang memengaruhi efektivitas tim virtual
sebagai berikut:
- Trust
Trust ini sering diartikan dari adanya informasi yang dimiliki oleh anggota
tim bahwa anggota tim lainnya dapat/mampu menyelesaikan pekerajaan
mereka tepat waktu. Tanpa adanya trust, tim virtual tidak dapat menjadi
efektif, sebab anggota-anggotanya tidak akan mau untuk mengambil suatu
resiko tertentu. Tim virtual berada dalam kondisi yang penuh kompleksitas
dan undercertainty, keselarasan tindakan hanya dapat terjadi jika dalam tim
virtual terdapat trust. - Depth of Relationship
Tim virtual yang sukses meluangkan lebih banyak waktu mereka untuk
melakukan pertemuan secara virtual/komunikasi virtual. Depth of relationship
dapat terbangun melalui dua cara yaitu pertemuan secara face to face antar
anggota tim pada awal pembentukan tim, dan juga pengetahuan tentang
anggota tim. Tim virtual yang sukses meluangkan waktu mereka untuk
membangun relationship secara face to face dan diketahui tim yang tidak
efektif (ineffective) membangun relationship mereka hanya melalui interaksi
media elektronik seperti e-mail dan lainnya. - Goal dan Share Understanding
Organisasi menyadari adanya kebutuhan untuk berbagi pengetahuan dan
kemampuan, dimana visi dan tujuan serta hubungan kolaborasi sangat penting
untuk membangun efektifitas tim virtual. Share understanding lebih dari
sekedar tujuan umum yang dikenali seluruh anggota tim, akan tetapi
memastikan bahwa setiap anggota memiliki pemahaman yang jelas terhadap
arah strategi tim. - Komitmen
Berdasarkan hasil penelitian Powell, et al., (2006), komitmen affectivite
dan normative memiliki hubungan positif terhadap performansi dan kepuasan
dalam organisasi dan tim, dan merupakan komponen komitmen yang ada
dalam kerjasama tim, sedangkan komitmen continuance sifatnya lebih jangka
panjang dan berkaitan dengan nilai-nilai organisasi secara luas. Komitmen ini
sangat erat hubungannya dengan trust. Komitmen tidak akan pernah bisa
muncul bila tidak terbangun trust di dalam tim. - Leadership
Kehadiran leader/pemimpin yang bias memfasilitasi kebutuhan tim dalam
virtual tim menjadi poin yang penting. Dalam tim virtual sosok pemimpin
sering memainkan peran sebagi penengah. Seorang pemimpin tim harus
membuat aturan-aturan yang jelas terkait jadwal, deadline, dan hak-kewajiban
anggota pada integrase informasi, serta koordinasi lintas zona waktu. - Teknologi
Penggunaan dan penguasaan terhadap perangkat teknologi yang tepat
merupakan faktor penentu dalam keberhasilan sebuah tim. Tim virtual tidak
akan ada seperti saat ini tanpa adanya perangkat teknologi yang ada saat ini.
Kontinuitas melakukan eksplorasi dan melakukan update terhadap
perkembangan-perkembangan terbaru dari perangkat teknologi, seperti
software, hardware, dan berbagai aplikasi lainnya akan sangat menunjang
keberhasilan dari tim virtual, dimana komunikasi dan interaksi dapat
berlangsung semakin baik, dan pekerjaan mereka juga dapat terfasilitasi
dengan baik melalui pengembangan website dan juga bandwidth. Perangkat
teknologi digunakan dalam tim virtual yang dikondisikan sesuai kebutuhan,
artinya perangkat komunikasi yang menunjang komunikasi dan kerjasama
dalam tim virtual ini, harus mampu memfasilitasi kebutuhan kerjasama tim,
dan mampu memfasilitasi anggota untuk menyampaikan informasi dengan
muatan isyarat verbal dan non verbal. - Pelatihan (Training)
Pelatihan diperlukan mengingat adanya perbedaan karakteristik antara tim
virtual dan tim face to face. Penggunaan teknologi juga menjadi salah satu hal
yang membuat pelatihan ini perlu untuk dilakukan. Mengingat setiap
teknologi baru, seperti software dan perangkat lunak lainnya yang selalu
memerlukan keahlian khusus. Anggota tim dari tim virtual harus memiliki
kemampuan, pemahaman dan peralatan yeng memadai untuk dapat aktif
dalam tim virtual