a. Unsur Pengolahan Data
- Pengumpulan data
Pengumpulan data merupakan unsur pengolahan data yang berupa
aktifitas penangkapan data ke dalam dokumen dasar. Dokumen dasar
umumnya berupa lembar-lembar isian data yang harus diisi oleh petugas atau
orang lain di lapangan secara langsung. Dalam hal ini dokumen dasar harus
dirancang agar jelas, mudah diisi, dan dapat meminimalkan kemungkinan
terjadinya kesalahan data. - Pembacaan (reading)
Pembacaan data merupakan proses membaca data dari dokumen dasar
yang digunakan agar dapat diproses lebih lanjut. Proses pembacaan data dapat
dilakukan secara otomatis menggunakan alat bantu/mesin atau manual. - Pemeriksaan (verifying)
Pemeriksaan diperlukan untuk mencegah, mengecek kemungkinan
terjadinya kesalahan data yang dibaca dari dokumen dasar - Perekaman (recording)
Perekaman data merupakan proses penyimpanan data yang telah
dibaca dan diverifikasi ke dalam alat penyimpanan data (memory) yang
digunakan. Dalam sistem yang menggunakan komputer, perekaman data
dilakukan ke dalam memori sekunder (secondary memory) yang dapat berupa
disk,hard disk,dan lainnya. - Penggolongan (classifying)
Penggolongan data diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informasi
berdasarkan klasifikasi tertentu - Pengurutan (sorting)
Operasi pengurutan merupakan operasi yang penting, dan selalu
digunakan dalam pengolahan data. Data-data perlu diurutkan dengan tujuan
untuk mempermudah pembacaan, pemahaman, dan pencarian informsi yang
disajikan pengurutan data dapat dilakukan dalam dua kemungkinan kondisi,
yaitu urut naik (acsending) atau urut turun (descending). Pengurutan dapat
dilakukan secara eksternal maupun secara internal dalam fisik penyimpanan
data. Data-data dalam basis data dalam sistem komputer dapat diurutkan
berdasarkan kriteria tertentu dengan melakukan pengindekan file basis data - Peringkasan (sumarizing)
Peringkasan data dimaksudkan sebagai operasi untuk menghilangkan
kemunculan data secara berulang atau menyusun rekaptiulasi dari
sekumpulan rincian data yang tersimpan sebagai basis data dalam memory. - Perhitungan (calculating)
Perhitungan dalam pengolahan data dapat melibatkan seluruh operasi
aritmatika. - Perbandingan (comparing)
Data-data sumber dalam basis data seringkali perlu dibandingkan
dengan data yang lain untuk mengetahui posisi atau kondisi data dalam
sekumpulan data yang direkam - Pemindahan (transmitting)
Dalam suatu sistem jaringan komputer, data-data perlu dikirimakn
dari satu terminal ke terminal yang lain melalui media transmisi data
untuk diproses lebih lanjut. - Penampilan kembali (retrieving)
Informasi pada prinsipnya merupakan hasil penampilan kembali data-
data yang tersimpan dalam media penyimpanan dalam format tertentu
yang ditetapkan sebelumnya. Proses penampilan kembali data-data
tersebut harus diusahakan agar dapat dilakukan secara mudah dan cepat. - Penggandaan (reproduction)
Penyajian informasi, khususnya dalam bentuk hardcopy perlu
dikendalikan agar informasi tersebut dapat dikirimkan ke pada seluruh
pemakai, sehingga perlu ditetapkan jumlah eksemplar laporan yang harus
dicetak. Cacah eksemplar laporan yang harus disediakan, biasanya
didasarkan pada jumlah tembusan yang tercantum pada bagian bawah
cetakan laporan. - Penyebarluasan (distribution)
Distribusi informasi dapat dilakukan melalui media komunikasi data
atau dikirim dalam bentuk hardcopy kepada setiap pemakai sesuai daftar
tembusan dalam laporan