Lean management adalah pendekatan manajemen yang berupaya menciptakan nilai maksimum bagi pelanggan dengan menggunakan sumber daya minimum. Lean berakar dari sistem produksi Toyota dan menekankan eliminasi aktivitas yang tidak memberi nilai tambah.
Womack dan Jones mengidentifikasi lima prinsip utama lean, yaitu menentukan nilai dari perspektif pelanggan, mengidentifikasi aliran nilai, menciptakan aliran proses yang lancar, menerapkan sistem tarik, serta mengejar kesempurnaan melalui perbaikan berkelanjutan (Womack & Jones, 2003).
Konsep pemborosan dalam lean sering dirujuk dengan istilah muda. Bentuk pemborosan antara lain:
- Overproduction, yaitu menghasilkan lebih banyak atau lebih cepat daripada kebutuhan pelanggan.
- Waiting, yaitu waktu menganggur karena menunggu bahan, informasi, persetujuan, atau mesin.
- Transportation, yaitu perpindahan barang atau dokumen yang tidak diperlukan.
- Overprocessing, yaitu proses yang melebihi kebutuhan pelanggan.
- Inventory, yaitu persediaan berlebihan.
- Motion, yaitu gerakan pekerja yang tidak diperlukan.
- Defects, yaitu kesalahan, cacat, pengulangan kerja, atau keluhan pelanggan.
- Underutilized talent, yaitu tidak dimanfaatkannya kemampuan, ide, dan kompetensi pekerja secara optimal.
Contoh penerapan lean dalam layanan administrasi kampus adalah memetakan proses pengajuan surat mahasiswa. Jika mahasiswa harus mendatangi beberapa loket, mengisi formulir berulang, menunggu tanda tangan manual, dan menyerahkan dokumen yang sebenarnya telah tersedia dalam sistem, proses tersebut mengandung pemborosan. Digitalisasi formulir, integrasi basis data, persetujuan elektronik, dan pelacakan status pengajuan dapat mengurangi waktu tunggu sekaligus meningkatkan transparansi layanan.