5S adalah suatu metode penataan dan pemeliharaan wilayah kerja secara
intensif yang berasal dari Jepang. Metode ini digunakan oleh manajemen dalam
usaha memelihara ketertiban, eflsiensi, dan disiplin di lokasi kerja, sekaligus
meningkatan kinerja perusahaan secara menyeluruh. Penerapan 5S diberlakukan
bersamaan dengan penerapan kaizen agar dapat mendorong efektivitas pelaksanaan
5S. Istilah Kaizen berasal dari dua kata, yaitu kai bisa diartikan perubahan dan zen
adalah menjadi baik. Dengan demikian, kalau digabungkan, kaizen bermakna
perubahan menjadi baik secara berkesinambungan. Budaya kaizen yang dipelopori
oleh Masaaki Imai merupakan suatu sistem manajemen tata graha atau management
good housekeeping, yang dilakukan dalam rangka mengelola tempat kerja. Tempat
yang dimaksud adalah tempat atau lingkungan kita bekerja, baik itu di area kerja
perkantoran, gudang, bengkel, laboratorium, industri, rumah tangga, maupun area
pendukung lainnya seperti fasilitas publik.
Konsep Kaizen memiliki unsur 5S atau 5R, sebagai berikut :
- Ringkas (seiri)
Singkirkan barang yang tidak perlu. - Rapi (seiton)
Penyimpanan barang sesuai dengan tempatnya. - Resik (seiso)
Membersihkan berarti memeriksa. - Rawat (aeiketsu)
Menghindari ketidakpastian atau ketidaksesuaian. - Rajin (shitsuke)
Norma kerja produktif selalu dipatuhi.
Dalam praktiknya, kelima unsur ini harus dilaksanakan berurutan dan
berkesinambungan.
Masing-masing S dalam SS beserta penjelasannya dijelaskan di bawah ini : - Seiri atau ringkas
Seiri mempakan langkah awal implementasi 5S, yaitu pemilahan barang
yang berguna dan tidak berguna. Barang berguna > disimpan atau Barang tidak
berguna > dibuang.
Dalam-langkah awal ini, dikenal istilah red tag strategy, yaitu menandai barang-
barang yang sudah tidak berguna dengan label merah (red tag) agar mudah
dibedakan dengan barang-barang yang masih berguna. Barang-barang dengan label
merah kemudian disingkirkan dari tempat kerja. Semakin ramping tempat kerja dari
barang-barang yang tidak dibutuhkan, akan semakin efisien tempat kerja tersebut. - Seiton atau rapi
Seiton adalah langkah kedua setelah pemilahan, yaitu penataan barang yang
berguna agar mudah dicari dan aman. Kemudian, barang-barang tersebut diberi
indikasi. Dalam langkah kedua ini dikenal istilah signboard strategy, yaitu
menempatkan barang-barang berguna secara rapi dan teratur, kemudian diberikan
indikasi atau penjelasan tentang tempat, nama barang, dan berapa banyak barang
tersebut agar pada saat akan digunakan barang tersebut mudah dan cepat diakses.
Signboard strategy mengurangi pemborosan dalam bemuk gerakan mondar-mandir
mencari barang. - Seiso atau resik
Seiso adalah langkah ketiga setelah penataan, yaitu pembersihan barang yang
telah ditata dengan rapi agar tidak kotor, termasuk tempat kerja dan lingkungan
serta mesin, baik mesin yang breakdown maupun dalam rangka program preventive
maintenance (PM). Sebisa mungkin tempat kerja dibuat bersih dan bersinar, seperti
ruang pameran agar lingkungan kerja sehat dan nyaman, sehingga mencegah
motivasi kerja yang turun akibat tempat kerja yang kotor dan berantakan. - Seiketsu atau rawat
Seiketsu adalah langkah selanjutnya setelah seiri, seiton, dan seiso, yaitu
penjagaan lingkungan kerja yang sudah rapi dan bersih menjadi suatu standar kerja.
Keadaan yang telah dicapai dalam proses seiri, seiton, dan seiso harus
distandardisasi. Standar-standar ini harus mudah dipahami, diimplementasikan ke
seluruh anggota organisasi, dan diperiksa secara teratur dan berkala. - Shitsuke atau rajin
Shitsuke adalah langkah terakhir, yaitu penyadaran diri akan etika kerja,
sebagai berikut :
A. Disiplin terhadap standar.
B. Saling menghormati.
C. Malu melakukan pelanggaran.
D. Senang melakukan perbaikan.
Departemen GA sangat menentukan suksesnya 5S. Sejauh mana GA dapait
menggerakan seluruh karyawan melakukan 5S sebagai suatu kebiasaan bukan
paksaan, sehingga inisiatif perbaikan akan muncul dengan sendirinya.
Hal yang harus diperhatikan guna kesuksesan penerapan 5S di perusahaan,sebagai
berikut :
A. Membutuhkan keterlibatan/partisipasi semua orang dalam organisasi dari
level atas sampai level bawah.
B. Membutuhkan komitmen manajemen untuk memastikan kegiatan 5S
dilakukan setiap hari dan dianggap sebagai prioritas.
C. Mengubah perspektif semua orang dalam organisasi bahwa 5S lebih dari
sekadar program kebersihan maupun housekeeping management.
D. Menerapkan 5S secara konsisten untuk perubahan budaya.
E. Melakukan audit 5S secara teratur (mingguan, bulanan, dan surprise audit)
untuk menilai performance.
F. Membutuhkan edukasi tentang konsep dan keuntungan aktivitas 5S