Definisi General Affair

Menurut Teguh Hambudi (2015:49) General Affair atau diartikan bagian umum
adalah salah satu bagian departemen yang ada di dalam sebuah perusahaan . Setiap
perusahaan umumnya memiliki departemen General Affair (GA) dan menjadi
pendukug atas aktivitas operasional perusahaan . Beberapa unit bidang pekerjaan
di bawah general affair umumya adalah keamanan (security), kebersihan ( cleaning
service) , pengemudi (driver) , kurir (messenger) , administrasi umum , office boy,
recepsionist , pengadaan barang (purchasing) , K3 (kesehatan dan keselamatan
kerja) atau sering disebut safety healthy environtment (SHE). Masing – masing
memiliki kebutuhan dan lingkup struktur sesuai dengan besarnya organisasi dan
kebutuhan organisasi .
Membangun nilai (value) adalah pondasi terpenting dalam membangun tim
GA yang solid. Hal tersebut akan menentukan seberapa cepat tim dapat optimal
dalam mencapai tujuan.
Value atau nilai menjadi bagian penting dalam pengelolaan sebuah
organisasi. Ada baiknya kita juga harus memerhatikan nilai apa yang akan dibangun
kepada tim GA. Jika nilai-nilai ini dibangun dengan baik, pencapaian tujuan akan
lebih optimal . Tim akan lebih solid dan memiliki sebuah nilai tambah. Tugas GA
profesional adalah secara terus-menerus membangun nilai dalam tim. Hal ini
menjadi penting karena merupakan kunci utama sebuah keberhasilan dalam
membangun tim. Nilai-nilai individu akan mewakili nilai tim secara keseluruhan.
Dengan kompleksitas dan varian kerja yang banyak, GA memiliki customer Datau
pelanggan yang sangat banyak dan bervariasi. Siapa customer GA? Di sisi internal
sudah pasti seluruh karyawan dan di sisi eksternal dari luar perusahaan . Melihat
luasnya hal tersebut, tentunnyaa kompetensi GA bukan orang sembarangan,
melainkan diperlukannya orang yang memiliki profil terbaik dalam memenuhi dan
melayani customer dengan hasil terbaik.
GA Internal Customer :
a. Atasan
b. Rekan kerja
c. Bawahan
d. Seluruh orang yang bekerja di perusahaan
GA Eksternal Customer :
a. Pemerintahan
b. Penyedia jasa/barang, suplier, distributor, dan lain-lain.
c. Masyarakat sekitar, LSM, dan organisasi masyarakat.
d. Tamu Perusahaan.
GENERAL AFFAIR STRATEGI :
A. GA SWOT Analis
General Affair menggunakan Strategi SWOT analis sebagai acuan dalam
melakukan aktifitas dalam bekerja sebagai berikut :
S (Strength) adalah situasi atau kondisi yang merupakan kekuatan dari organisalsi
atau program pada saat ini.
W (Weakness) adalah situasi atau kondisi yang merupakan kelemahan dari
organisasi atau program pada saat ini.
O (Opportunity) adalah situasi atau kondisi yang merupakan peluang di luar
organisasi dan memberikan peluang berkembang bagi organisasi pada masa depan.
T (Threat) adalah situasi yang merupakan ancaman bagi organisasi yang datang
dari luar organisasi dan dapat mengancam eksistensi organisasi pada masa depan.
Analisis SWOT dapat diterapkan dengan cara menganalisis dan memilah
berbagai hal yang memengaruhi keempat faktornya. Kemudian, menerapkannya,
yaitu mengaplikasikan bagaimana kekuatan (strengths) , mampu mengambil
keuntungan (advantage) dari peluang (opportunities) yang ada, bagaimana cara
mengatasi kelemahan (weaknesses) yang mencegah keuntungan (advantage) dari
peluang (opportunities) yang ada. Selanjutnya, bagaimana kekuatan (strengths)
mampu menghadapi ancaman (threats) yang ada, serta bagaimana cara mengatasi
kelemahan (weaknesses) yang mampu membuat ancaman (threats) menjadi nyata
atau menciptakan sebuah ancaman.
Jika perusahaan memiliki visi dan misi sebagai tujuannya, tentu GA pun harus
memiliki visi dan misi. Sebagai sebuah departemen, GA tentunya harus memiliki
perencanaan ke depan serta memiliki visi dan misi yang jelas dalam pencapaian
tujuan. Visi dan misi bukan hanya pernyataan dan deklarasi. Visi dan misi adalah
kerangka tujuan yang harus direalisasikan dengan tindakannyata. Visi dan misi
menggambarkan perencanaan tujuan yang harus dipahami dan dilaksanakan oleh
seluruh tim demi tercapainya performa kerja yang optimal. Visi dan misi GA
hendaknya sejalan dengan visi dan misi perusahaan, serta menjadi bagian tak
terpisahkan. Adapun, values menggambarkan nilai dan budaya apa yang ingin
ditanamkan sebagai bagian pendukung dari tercapainya visi dan misi.
Merumuskan Visi dan misi dalam tim GA tentunya harus sejalan dengan visi
dan misi perusahaan. Hal ini penting agar pencapaiannya bersinergi dengan tujuan
perusahaan.
VISI General Affair : Membantu setiap karyawan dalam mencapai tujuannya di
perusahaan.
Misi General Affair :
Kami senantiasa memberikan layanan terbaik dalam hal pembangunan dan
pengembangan bidang sarana dan prasarana yang mendukung aktivitas karyawan.