Langkah-Langkah Pengendalian Kualitas.

Menurut Wulandari & Amelia (2012) pengendalian kualitas harus
dilakukan melalui proses yang terus-menerus dan berkesinambungan. Proses
pengendalian kualitas tersebut dapat dilakukan salah satunya dengan melalui
penerapan PDCA (plan – do – check – action) yang diperkenalkan oleh
Deming, seorang pakar kualitas ternama Amerika Serikat, sehingga siklus ini
disebut siklus deming (Deming Cycle / Deming Wheel). Siklus PDCA
umumnya digunakan untuk mengetes dan mengimplementasikan perubahan-
perubahan untuk memperbaiki kinerja produk, proses atau suatu system di
masa yang akan datang Penjelasan dari tahap-tahap dalam siklus PDCA
adalah sebagai berikut :
a. Merencanakan spesifikasi (plan).
Merencanakan spesifikasi, menetapkan spesifikasi atau standar
kualitas yang baik, memberi pengertian kepada bawahan akan pentingnya
kualitas produk, pengendalian kualitas dilakukan secara terus-menerus
dan berkesinambungan.
b. Melaksanakan rencana (do).
Rencana yang telah disususun diimplementasikan secara bertahap,
mulai dari skala kecil dan pembagian tugas secara merata sesuai dengan
kapasitas dan kemampuan dari setiap personil. Selama dalam
melaksanakan rencana harus dilakukan pengendalian, yaitu
mengupayakan agar seluruh rencana dilaksanakan dengan sebaik
mungkin agar sasaran dapat tercapai
c. Memeriksa atau meneliti hasil yang dicapai (check).
Memeriksa atau meneliti merujuk pada penetapan apakah
pelaksanaannya berada dalam jalur, sesuai dengan rencana dan memantau
kemajuan perbaikan yang direncanakan. Membandingkan kualitas hasil
produksi dengan standar yang telah ditetapkan, berdasarkan penelitian
diperoleh data kegagalan dan kemudian ditelaah penyebab kegagalannya.
d. Melakukan tindakan penyesuaian bila diperlukan (action).
Penyesuaian dilakukan bila dianggap perlu, yang didasarkan hasil
analisis memeriksa hasil yang dicapai. Penyesuaian berkaitan dengan
standarisasi prosedur baru guna menghindari timbulnya kembali masalah
yang sama atau menetapkan sasaran baru bagi perbaikan berikutnya.
Dalam pelaksanaan kegiatan pengendalian kualitas, GKM (Gugus
KendaliMmutu) melakukan perbaikan berkesinambungan dengan melakukan
delapan langkah yang sering digunakan dalam analisis dan solusi masalah
mutu/kualitas, delapan langkah tersebut adalah :
a. Memahami kebutuhan peningkatan kualitas.
Langkah awal dalam peningkatan kualitas adalah bahwa
manajemen harus secara jelas memahami kebutuhan untuk
peningkatan kualitas. Manajemen harus secara sadar memiliki alasan-
alasan untuk peningkatan kualita dikarenakan peningkatan kualitas
merupakan suatu kebutuhan yang paling mendasar. Tanpa memahami
kebutuhan untuk peningkatan kualitas, peningkatan kualitas tidak akan
pernah efektif dan berhasil. Peningkatan kualitas dapat dimulai dari
mengidentifikasi masalah kualitas yang terjadi atau kesempatan
peningkatan apa yang mungkin dapat dialakukan. Identifikasi masalah
dapat dimulai dengan mengajukan beberapa pertanyaan dengan
menggunakan alat-alat bantu dalam peningkatan kualitas seperti,
check sheet, atau diagram Pareto.
b. Menyatakan masalah kualitas yang ada.
Masalah-masalah utama yang telah dipilih dalam langkah pertama
perlu dinyatakan dalam suatu pernyataan yang spesifik. Apabila
berkaitan dengan masalah kualitas, masalah itu harus dirumuskan
dalam bentuk informasi-informasi spesifik yang jelas, tegas, dan dapat
diukur serta diharapkan dapat dihindari pernyataan masalah yang tidak
jelas dan tidak dapat diukur.
c. Mengevaluasi penyebab utama.
Penyebab utama dapat dievaluaasi menggunakan diagram sebab
akibat. Dari berbagai faktor penyebab yang ada, kita dapat
mengurutkan penyebab-penyebab dengan menggunakan diagram
pareto berdasarkan dampak dari penyebab terhadap kinerja produk,
proses, atau sistem manajemen mutu secara keseluruhan.
d. Merencanakan solusi atas masalah.
Diharapkan rencana penyelesaian masalah berfokus pada tindakan-
tindakan untuk menghilangkan akar penyebab dari masalah yang ada.
Rencana peningkatan untuk menghilangkan akar penyebab masalah
yang ada diisi dalam suatu formulir daftar rencana tindakan.
e. Melaksanakan perbaikan.
Implementasi rencana solusi terhadap masalah mengikuti daftar
rencana tindakan pengendalian kualitas. Dalam tahap pelaksanaan ini
sangat dibutuhklan komitmen manajemen dan karyawan serta
partisipasi total untuk secara bersama-sama menghilangkan akar
penyebab dari masalah kualitas yang telah teridentifikasi.
f. Meneliti hasil perbaikan.
Setelah melaksanakan peningkatan kualitas perlu dilakukan studi
dan evaluasi berdasarkan data yang dikumpulkan selama tahap
pelaksanaan untuk mengetahui apakah masalah yang ada telah hilang
atau berkurang. Analisis terhadap hasil-hasil temuan selama tahap
pelaksanaan dan memberikan tambahan informasi bagi pembuat
keputusan dan perencanaan peningkatan berikutnya.
g. Menstandarisasikan solusi terhadap masalah.
Hasil-hasil yang memuaskan dari tindakan pengendalian kualitas
harus distandarisasikan, dan selanjutnya melakukan peningkatan terus
menerus pada jenis masalah yang lain. Standarisasi dimaksudkan
untuk mencegah masalah yang sama terulang kembali.
h. Memecahkan masalah selanjutunya.
Setelah selesai masalah pertama selanjutnya beralih membahas
masalah selanjutnya yang belum terpecahkan (jika ada).