Total Quality Management merupakan suatu pendekatan baru dan menyeluruh
yang membutuhkan perubahan total atas paradigma manajemen tradisional,
komitmen jangka panjang, kesatuan tujuan, dan pelatihan-pelatihan khusus. Selain
dikarenakan usaha pelaksanaan yang setengah hati dan harapan-harapan yang
tidak realistis, ada pula beberapa kesalahan secara umum dilakukan pada saat
organisasi memulai inisiatif perbaikan kualitas. Beberapa kesalahan yang sering
dilakukan menurut Tjiptono (2003:19), yaitu :
- Delegasi dan kepemimpinan yang tidak baik dari manajemen.
Inisiatif upaya perbaikan kualitas secara berkesinambungan sepatutnya
dimulai dari pihak manajemen dimana mereka harus terlibat secara
langsung dalam pelaksanaannya. Bila tanggung jawab tersebut
didelegasikan kepada pihak lain, maka peluang terjadinya kegagalan
sangat besar. - Team mania
Organisasi perlu membentuk beberapa tim yang melibatkan semua
karyawan. Untuk menunjang dan menumbuhkan kerjasama dalam tim,
paling tidak ada dua hal yang perlu diperhatikan. Pertama, baik penyelia
maupun karyawan harus memiliki pemahaman yang baik terhadap
perannya masing-masing. Penyelia perlu mempelajari cara menjadi pelatih
yang efektif, sedangkan karyawan perlu mempelajari cara menjadi anggota
tim yang baik. Kedua, organisasi harus melakukan perubahan budaya
supaya kerjasama tim tersebut dapat berhasil. Apabila kedua hal tersebut
tidak dilakukan sebelum pembentukan tim, maka hanya akan timbul
masalah, bukannya pemecahan masalah. - Proses penyebarluasan
Ada organisasi yang mengembangkan inisiatif tanpa secara bersamaan
mengembangkan rencana untuk menyatukannya ke dalam seluruh elemen
organisasi. Seharusnya pengembangan inisiatif tersebut juga melibatkan
para manajer, serikat pekerja, pemasok, dan bidang produksi lainnya,
karena usaha ini meliputi pemikiran mengenai struktir, penghargaan,
pengembangan keterampilan, pendidikan, dan kesadaran. - Menggunakan pendekatan terbatas
Ada organisasi yang hanya menggunakan pendekatan Deming, pendekatan
Juran atau pendekatan Crosby dan hanya menerapkan prinsip-prinsip yang
ditentukan disitu. Padahal tidak ada satupun pendekatan yang disarankan
ketiga pakar tersebut yang cocok dan dapt digunakan dalam segala situasi.
Bahkan para pakar kualitas mendorong organisasi untuk menyesuaikan
program-program kualitas dengan kebutuhan mereka masing-masing.
Masih banyak kesalahan lain yang sering dilakukan berkaitan dengan program
TQM dalam suatu perusahaan. Apabila suatu perusahaan benar-benar memahami
konsep TQM sebelum mencoba menerapkannya, maka kesalahan-kesalahan
tersebut dapat dihindari. Menurut Yamit (2001: 188), banyak perusahaan yang
juga mengalami kegagalan dalam mengimplementasikan TQM pada
perusahaannya. Hal tersebut disebab oleh, yaitu:
a. Manajemen puncak tidak melihat suatu alasan untuk berubah.
b. Manajemen puncak tidak memperhatikan dan mengikutsertakan karyawan.
c. Manajemen puncak tidak bertanggung jawab terhadap program TQM dan
penerapannya didelegasikan pada pihak lain.
d. Perusahaan kehilangan minat pada program TQM setelah enam bulan
sebagai akibat kurangnya komitmen.
e. Manajemen dan karyawan tidak sepakat pada apa yang terjadi.
f. Masalah lain yang lebih mendesak diprioritaskan.
g. Tujuan yang tidak jelas dan tidak ada target atau pengukuran kinerja
sehingga kemajuan tidak bisa diukur.
h. Proses tidak dianalisis, sistem lemah dan prosedur tidak ditulis diatas
kertas.
i. TQM membebani karyawan dan karyawan tidak menyetujuinya secara
diam-diam, karena tidak memahami peranan