Melakukan pengawasan terhadap manajemen membutuhkan strategi
khusus untuk menghadapi berbagai macam karakter manusia yang berada
dalam lingkup kerjanya. Tidak jarang akan terjadi penolakan terhadap
pengawasan yang dilakukan.
Beberapa syarat agar pengawasan efektif menurut Stoner adalah
sebagai berikut:
- Akurat
Informasi atas prestasi harus akurat. Ketidakakuratan data dari suatu
sistem pengawasan dapat mengakibatkan organisasi mengambil tindakan
yang akan menemui kegagalan untuk memperbaiki suatu masalah atau
menciptakan masalah yang tadinya tidak ada. - Sesuai waktu
Informasi yang harus dihimpun, diarahkan, dan segera dievaluasi jika
akan diambil tindakan tepat pada waktunya guna menghasilkan perbaikan. - Objektif dan komprehensif
Informasi dalam suatu sistem pengawasan harus mudah dipahami dan
dianggap objektif oleh individu yang menggunakannya. Makin objektif
sistem pengawasan, makin besar kemungkinannya bahwa individu dengan
sadar dan efektif akan merespon informasi yang diterima, demikian pula
sebaliknya. - Fokus pada pengawasan titik strategis
Sistem pengawasan strategik sebaliknya dipusatkan pada bidangbidang yang paling banyak kemungkinan akan terjadinya deviasi dari standar,
atau yang akan menimbulkan kerugian yang paling besar. Selain itu sistem
pengawasan strategik sebaiknya dipusatkan pada tempat di mana tindakan
perbaikan dapat dilaksanakan seefektif mungkin. - Realistis secara ekonomis
Pengeluaran biaya untuk implementasi, pengawasan harus ditekan
seminimum mungkin, sehingga terhindar dari pemborosan yang tak berguna. - Realistis secara organisatoris.
Sistem pengawasan harus dapat digabungkan dengan realitas
organisasi. Misalkan individu harus dapat melihat hubungan antara tingkat
prestasi yang harus dicapainya dan imbalan yang akan menyusul kemudian. - Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi.
Informasi pengawasan harus di koordinasikan dengan arus pekerjaan
diseluruh organisasi karena dua alasan. Pertama, setiap langkah dalam proses
pekerjaan dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan seluruh operasi.
Kedua, informasi pengawasan harus sampai pada semua orang yang perlu
untuk menerimanya. - Luwes
Pada setiap organisasi pengawasan harus mengandung sifat fleksibel
yang sedemikian rupa, sehingga organisasi tersebut dapat segera bertindak
untuk mengatasi perubahan-perubahan yang merugikan atau memanfaatkan
peluang-peluang baru. - Preskriptif dan operasional
Pengawasan yang efektif dapat mengidentifikasi setelah terjadi deviasi
dari standar, tindakan perbaikan apa yang perlu diambil. Informasi harus
sampai dalam bentuk yang dapat digunakan ketika informasi itu tiba pada
pihak yang bertanggungjawab untuk mengambil tindakan perbaikan. - Dapat diterima para anggota organisasi
Agar sistem pengawasan dapat diterima oleh para anggota organisasi,
pengawasan tersebut harus berkaitan dengan tujuan yang berarti dan diterima.
Tujuan tersebut harus mencerminkan bahasa dan aktivitas individu kepada
situasi tujuan tersebut dipertautkan.