Menurut Achlaq (2011) seperti yang dikutip oleh Putri (2017) secara umum,
tugas utama bagian pengadaan adalah menyediakan barang serta jasa yang
dibutuhkan oleh perusahaan. Namun, secara lebih luas bagian pengadaan
mempunyai tugas sebagai berikut:
- Merancang hubungan yang tepat dengan supplier. Dalam merancang dan
menciptakan hubungan dengan supplier bagian pengadaan harus dapat
menentukan apakah kerja sama yang dilakukan akan bersifat kemitraan
jangka panjang ataukah hubungan kemitraan jangka pendek (hanya saat
transaksi saat itu juga). - Memilih supplier terbaik. Pemilihan supplier harus dilaksanakan oleh bagian
pengadaan karena bagian pengadaan lah yang berhubungan langsung dengan
supplier yang bersangkutan. Selain itu bagian pengadaan juga bersifat sebagai
penghubung antara perusahaan (terutama bagian produksi) dengan supplier
sehingga bagian bengadaan akan menyampaikan informasi dari kedua belah
pihak dan sebaliknya. - Bagian pengadaan juga bertugas untuk menyimpan dan mengarsipkan data
lengkap mengenai barang dan layanan yang dibutuhkan perusahaan serta
supplier yang menawarkannya. Data mengenai supplier yang dibutuhkan
seperti nama dan alamat supplier, item apa yang mereka pasok, harga per unit,
pengiriman, kinerja masa lalu, serta kualifikasi supplier dan lain-lain. Selain
itu, bagian pengadaan akan berkoordinasi dengan pihak-pihak terkait dalam
perusahaan untuk mengetahui mengenai spesifikasi serta kebutuhan barang
maupun jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan - Bagian pengadaan akan melakukan proses pembelian barang maupun jasa
yang dibutuhkan oleh perusahaan setelah melewati masa seleksi dan
melakukan pemilihan supplier. Dimana bagian pengadaan yang akan
bertanggung jawab penuh dalam proses pembelian tersebut. Proses pembelian
dapat dilakukan dengan dua cara yaitu pembelian secara rutin dan pembelian
secara lelang (tender) melakukan proses pembelian. - Evaluasi kinerja supplier juga merupakan salah satu tugas dari bagian
pengadaan. Dimana hasil evaluasi kinerja supplier ini yang akan menjadi
acuan untuk memberikan masukan kepada pihak supplier maupun menjadi
penentu dari kelangsungan kerja sama antara pihak perusahaan dan pihak
supplier. Selain itu hasil evaluasi kinerja supplier juga dapat menjadi dasar
pertimbangan untuk melakukan pemilihan supplier pengganti apabila dirasa
supplier sebelumnya kurang memuaskan dilihat dari evaluasi kinerjanya