Tujuan utama pengawasan persediaan adalah memiliki jumlah persediaan
berkualitas yang cukup untuk melayani kebutuhan pelanggan dengan
meminimalkan biaya pemeliharaan persediaan (produksi, penyimpanan,
kedaluarsa, dan pendanaan). Produk dengan kualitas rendah akan membuat
pelanggan kecewa, retur, dan penurunan penjualan dimasa mendatang. Pembelian
atau produksi unit produk yang laris atau banyak diminati pelanggan jika terlalu
sedikit akan menyebabkan perusahaan kehilangan penjualan dan mengecewakan
pelanggan. Sebaliknya, membeli terlalu banyak unit yang tidak laris akan
meningkatkan biaya simpan dan biaya bunga atas pinjaman jangka pendek untuk
mendanai pembelian tersebut. Bahkan perusahaan dapat mengalami kerugian, jika
produk tersebut tidak dapat dijual dengan harga normal.
Sofjan Assauri (2008:247) menyatakan bahwa “Pengawasan persediaan dapat
dikatakan sebagai suatu kegiatan untuk menentukan tingkat dan komposisi dari
persediaan parts, bahan baku, dan barang hasil produksi, sehingga perusahaan
dapat melindungi kelancaran produksi dan penjualan serta kebutuhan-kebutuhan
pembelanjaan dengan efektif dan efisien.”
Sedangkan menurut Hery (2011:155-156), pengawasan internal atas
persediaan seharusnya dimulai pada saat barang diterima (yang dibeli dari
pemasok). Lebih lanjut disebutkan bahwa secara luas komponen pengawasan
internal persediaan meliputi pengarahan arus dan penanganan barang mulai dari
penerimaan, penyimpanan, sampai saat barang-barang yang siap untuk dijual.
- Prosedur pengawasan penerimaan barang dagang
Laporan penerimaan barang yang bernomor tercetak, seharusnya disiapkan
oleh bagian penerimaan untuk menetapkan tanggungjawab awal atas
persediaan. Untuk memastikan bahwa barang yang diterima sudah sesuai
dengan apa yang dipesan, setiap laporan penerimaan barang harus dicocokkan
dengan formulir pesanan pembelian yang asli. Pengawasan internal
persediaan juga seringkali melibatkan bantuan alat pengaman, seperti kaca
dua arah, kamera, sensor magnetik, kartu akses gudang, pengatur suhu
ruangan, petugas keamanan. - Prosedur pengawasan penyimpanan barang dagang
Penggunaan sistem pencatatan perpetual juga memberikan pengawasan yang
efektif atas persediaan. Informasi mengenai jumlah atas masing-masing jenis
persediaan barang dagang dapat segera tersedia dalam buku besar pembantu
untuk masing-masing persediaan. Untuk menjamin keakuratan besarnya
persediaan yang dilaporkan dalam laporan keuangan, perusahaan dagang
seharusnya melakukan pemeriksaan fisik atas persediaannya. - Prosedur pengawasan pengeluaran barang
Fungsi gudang mengeluarkan barang harus sesuai dengan barang harus
dicatat dalam dokumen. Dokumen juga menjamin keseragaman dan
memudahkan pengisian serta mempercepat informasi pengeluaran barang
dagang. Selain itu, aktivitas pengawasan yang diperlukan dalam pengawasan
internal pengeluaran barang harus diotorisasi oleh kepala bagian gudang.