Dalam sistem penggajian ini diperlukan dokumen-dokumen serta catatancatatan akuntansi, unit organisasi yang terkait dalam kegiatan penggajian dan
pengupahan ini juga sangat berpengaruh.
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian dan
pengupahan menurut Mulyadi (2016:381) adalah:
- Dokumen pendukung perubahan gaji
Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa
surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti
surat keputusan pengangkatan karyawan, kenaikan upah, penurunan
pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan, pemindahan dan
lain sebagainya. - Kartu jam hadir
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat
jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir ini dapat
berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu jam hadir yang
diisi dengan mesin pencatat waktu. - Kartu jam kerja
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh
tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. - Daftar gaji dan daftar upah
Dokumen ini berisi jumlah gaji bruto setiap karyawan, dikurangi oleh
potongan-potongan berupa Pph pasal 21, utang karyawan, iuran untuk
organisasi karyawan dan lain sebagainya. - Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji tiap departemen, yangdibuat
berdasarkan daftar gaji. - Surat pernyataan gaji
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji bersamaan dengan
pembuatan daftar gaji atau dalam kegiatan terpisah dari pembuatan
daftar gaji. - Amplop gaji
Upah gaji karyawan diserahkan kepada karyawan dalam amplop gaji.
Di halaman muka amplop gaji setiap karyawan ini berisi informasi
mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah
gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu. - Bukti kas keluar
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat fungsi
akuntansi kepada fungsi keuangan, berdassarkan informasi dalam
daftar gaji yang diterima dan fungsi pembuat daftar gaji.