Terry (dalam Gie, 2000) menyatakanbahwa tata ruang kerja (layout)
adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang
penggunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan
yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan
kerja perkantoran dengan biaya yang layak.
Selanjutnya Quible (dalam Sukoco, 2007) menjelaskan bahwa tata
ruang kerja (layout) adalah penggunaan ruang secara efektif serta mampu
memberikan kepuasan kepada pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan,
maupun memberikan kesan yang mendalam bagi pegawai.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa tata ruang kerja (layout) adalah
penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan penggunaan ruangan
secara terperinci dengan susunan yang praktis dan biaya yang layak yang
dianggap mampu memberikan kepuasan kepada pegawai terhadap pekerjaan
yang dilakukan dan memberikan kesan yang mendalam bagi pegawai.
Menurut Quible (dalam Sukoco, 2007), ada beberapa faktor yang harus
diperhatikan agar terciptanya tata ruang kerja yang efektif, antara lain:
- Tugas pegawai. Jenis tugas dan tingkat otonomi yang dimiliki pegawai
akan mempengaruhi penggunaan jenis fasilitas kantor yang dibutuhkan
guna mengoptimalkan kinerja mereka. - Arus kerja. Analisis arus kerja (work-flow) dengan mengacu pada
pergerakan informasi dan tugas secara horizontal atau vertikal tentunya
sangat diperlukan dalam perancangan layout. 3. Bagan organisasi. Ketika arus kerja berlangsung secara vertikal, bagan
organisasi akan menggambarkan rentang wewenang masing-masing
anggota organisasi. - Proyeksi kebutuhan tenaga kerja dimasa datang. Menjelaskan sebarapa
luas area yang dibutuhkan jika organisasi akan melakukan perluasan atau
pengurangan di masa depan. - Jaringan komunikasi. Analisis bentuk interaksi maupun media yang
digunakan untuk berkomunikasi (telepon, e-mail, surat, tatap muka, dan
lain-lain) yang dilakukan oleh pegawai maupun departemen sangat
membantu dalam perancangan layout kantor. Semakin tinggi frekuensi
hubungan yang dilakukan akan semakin dekat ruangannya. - Departemen dalam organisasi. Banyak perusahaan mengelola kantornya
berdasarkan fungsi, terutama departemen yang berpengaruh terhadap
keputusan penempatan ruang kerja yang biasanya ditetatapkan berdasarkan
arus kerja di antara mereka. - Kantor publik dan privat. Pada masa lalu, penggunaan kantor privat akan
menunjukkan prestise dan status organisasi di mata masyarakat. Namun,
pemanfaatan kantor sekarang lebih mengarah pada pemakaian kantor
bersama, karena biaya pengoprasian kantor privat yang mahal; sulitnya
mengontrol sejumlah pegawai yang bersifat teknis (cleaning service,
security, jaringan komunikasi, dan sebagainya); sulitnya mengubah layout
bila diperlukan; penataan cahaya maupun AC lebih sulit dilakukan
dibandingkan dikantor terbuka yang tentunya akan menghambat
komunikasi yang efektif; dan yang paling berpengaruh adalah karena
lingkup kerja organisasi semakin luas. - Kebutuhan ruang. Beberapa faktor yang dapat menjelaskan ruangan
minimum yang dibutuhkan oleh pegawai adalah pegawai yang
23
membutuhkan peralatan dalam melaksanakan tugasnya akan
membutuhkan ruangan yang lebih besar dibandingkan yang tidak. Yang
kedua, jenis peralatan maupun tanggung jawab masing-masing pegawai
akan mempengaruhi kebutuhan ruang kerjanya. - Pertimbangan keamanan. Pada dasarnya, desain dan layout kantor
memfasilitasi pergerakan pegawai dari satu arae ke area yang lain.
Perencanaan tersebut harus dapat membuat pegawai bergerak secara
mudah tanpa terhambat, dan sebaliknya lorong tempat pegawai bergerak
tidak diisi oleh furnitur atau peralatan yang dapat menghalangi. - Pembiayaan ruang perkantoran. Dapat dikatakan bahwa investasi
perusahaan dalam ruang kantor melebihi investasinya di bidang SDM, di
mana hubungan positif dari keduanya sangat dibutuhkan.