Fungsi manajemen sangat berperan penting dalam proses manajemen
dan fungsi manajemen juga sebagai tolak ukur dalam melakukan tugas masingmasing yang telah diberikan oleh seorang manajer.Untuk mencapai sebuah
tujuan dari organisasi atau perusahaan manajer harus menerapkan fungsifungsi manajemen untuk mengoptimalkan kinerja karyawan. Daft berpendapat
bahwa manajemen memiliki empat fungsi yaitu, perencanaan (planning),
pengorganisasian (organizing), kepemimpinan (leading), dan pengendalian
(contorling). fungsi manajemen dapat dibagi menjadi empat bagian sesuai
dengan yang di katakana Draft, yakni planning (perencanaan), organizing
(pengorganisasian), leading (kepemimpinan), dan controlling (pengawasan)
- Planning (perencanaan)
Planning (perencanaan) ialah menetapkan pekerjaan yang harus
dilaksanakan oleh kelompok untuk mencapai tujuan yang
digariskan.Planning mencakup kegiatan pengambilan keputusan,
karena termasuk dalam pemilihan alternatif-alternatif keputusan.
Diperlukan kemampuan untuk mengadakan visualisasi dan melihat ke
depan guna merumuskan suatu pola dari himpunan tindakan untuk
masa mendatang. Proses perencanaan berisi empat tahap : Menentukan
tujuan perencanaan, Menentukan tindakan untuk mencapai tujuan,
Mengembangkan dasar pemikiran kondisi mendatang, cara untuk
mencapai tujuan, dan mengimplementasi rencana tindakan dan
mengevaluasi hasilnya. Ada dua alasan dasar perlunya perencanaan.
Perencanaan dilakukan untuk mencapai : “protective benefits” artinya
yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadnya kesalahan
dalam pembuatan keputusan, dan “positive benfits” artinya dalam
bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi. Suatu
perencanaan yang baik harus menjawab enam pertanyaan yang
tercakup dalam unsur-unsur perencanaan yaitu: tindakan apa yang
harus dikerjakan, yaitu mengidentifikasi segala sesuatu yang akan
dilakukan, apa sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan, yaitu
merumuskan faktor-faktor penyebab dalam melakukan tindakan,
tindakan tersebut dilakukan, yaitu menentukan tempat atau lokasi,
kapan tindakan tersebut dilakukan, yaitu menentukan waktu
pelaksanaan tindakan, siapa yang akan melakukan tindakan tersebut,
menentukan pelaku yang akan melakukan tindakan, dan bagaimana
cara melaksanakan Tindakan tersebut, yaitu menentukan metode
pelaksanaan tindakan. Rencana-rencana dapat diklasifikasikanmenjadi
5 dasar. Yaitu : Pertama, Bidang fungsional mencakup rencana
produksi, pemasaran, keuangan, dan personalia. Kedua, Tingkatan
Organisasional termasuk keseluruhan organisasi atau satuan- satuan
kerja organisasi. Ketiga, Sifat rencaana meliputi faktor kompleksitas,
fleksibilitas, keformalan, kerahasiaan, biaya, rasionalitas, kuantitatif,
dan kualitatif. Keempat, Waktu menyangkut jangka pendek, jangka
menengah dan jangka panjang. Kelima, Unsur-unsur perencanaan
dalam wujud anggaran, program, prosedur, kebijaksanaan, dan
sebagainya. Tipe-tipe perencanaan terinci sebagai berikut: perencanaan
jangka panjang (Short Range Plans) mencakup berbagai rencana dari
satu hari sampai satu tahun, perencanaan jangka menengah (inter
mediate Range Plans) mempunyai rentangan waktu antara beberapa
bulan sampai tiga tahun, dan rencana jangka panjang (long range plans)
meliputi kegiatan-kegiatan selama dua sampai lima tahun.Prencanaan
strategi, yaitu proses emilihan tujuan- tujuan organisasi seperti
penentuan strategi, kebijaksanaan dan program-program strategik yang
diperlukan untuk tujuan-tujuan tersebut dan penetapan metoda-metoda
yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategik dan kebijaksanaan
telah diimplementasikan. Dasar-dasar perencanaan yang baik
meliputi: forecasting,proses pembuatan asumsi-asumsi tentang apa
akan terjadi pada masa yang akan datang, penggunaan skenario,
meliputi penentuan beberapa alternatif skenario masa yang akan datang
atau peristiwa yang mungkin terjadi, benchmarking, perbandingan
eksternal untuk mengevaluasi secara lebih baik suatu arus kinerja dan
menentukan kemungkinan tindakan yang dilakukan untuk masa yang
akan datang. Perencanaan juga mempunyai beberapa kelemahan.
Diantaranya pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin
berlebihan pada kontribusi nyata, perencanaan cenderung menunda
kegiatan, perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk
berinisiatif dan berinovasi, kadang-kadang hasil yang paling baik
didapatkan oleh penyelesaian situasi individual dan penanganan setiap
masalah pada saat masalah tersebut terjadi, dan rencana-rencana yang
diikuti cara-cara yang tidak konsisten. Perencanaan mempunyai 9
manfabat penting. - Organizing (Pengorganisasian)
Berasal dari kata organon dalam bahasa Yunani yang berarti alat, yaitu
proses pengelompokan kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuantujuan dan penugasan setiap kelompok kepada seorang manajer.
Pengorganisasian mempersatukan sumber-sumber daya pokok dengan
cara yang teratur dan mengatur orang-orang dalam pola yang demikian
rupa, hingga mereka dapat melaksanakan aktivitas-aktivitas guna
mencapai tujuan-tujuan yang ditetapkan. Pengorganisasi adalah proses
dan rangkaian kegiatan dalam pembagian pekerjaan yang direncanakan
untuk diselesaikan oleh anggota kelompok pekerjaan, penentuan
hubungan pekerjaan yang baik diantara mereka, serta pemeliharaan
lingkungan dan fasilitas pekerjaan yang pantas. Strategi Organisasi
untuk mencapai tujuannya yaitu menjelaskan bagaimana aliran
wewenang dan saluran komunikasi dapat disusun di antara para
manajer dan bawahan, teknologi yang digunakan , anggota (karyawan)
dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi, dan ukuran organisasi
yaitu besarnya organisasi secara keseluruhan maupun satuan-satuan
kerjanya akan sangat mempengaruhi struktur organisasi. Proses ini
akan akan tercermin pada struktur organisasi, yang mencakup aspekaspek penting organisasi dan proses pengorganisasian yaitu pembagian
kerja, departementalisasi (atau sering disebut dengan istilah
departemntasi), bagan organisasi formal, rantai perintah dan kesatuan
perintah, tingkat-tingkat hirarki manajemen, saluran komunikasi,
penggunaan komite, rentang manajemen dan kelompok-kelompok
informal yang tak dapat dihindarkan. Ada empat komponen dari
organisasi yang dapat diingat dengan kata “WERE” (Work, Employees,
Relationship dan Environment). Work (pekerjaan) adalah fungsi yang
harus dilaksanakan berasal dari sasaran-sasaran yang telah ditetapkan.
Employees (pegawai-pegawai) adalah setiap orang yang ditugaskan
untuk melaksanakan bagian tertentu dari seluruh pekerjaan.
Relationship (hubungan) merupakan hal penting di dalam organisasi.
Environment (lingkungan) adalah komponen terakhir yang mencakup
sarana fisik dan sasaran umum di dalam lingkungan dimana para
pegawai melaksanakan tugas-tugas mereka, lokasi, mesin, alat tulis
kantor, dan sikap mental yang merupakan faktor-faktor yang
membentuk lingkungan. Adapun beberapa tujuan yang dijelaskan
dibawah ini menurut T Hani Handoko adalah : Tujuan kemasyarakatan,
Tujuan keluaran, Tujuan sistem, dan Tujuan Produk. - Leading (kepemimpinan)
Leading (kepemimpinan) adalah salah satu manfaat utama dalam
manajemen. Kepemimpinan efektif membantu mengarahkan dan
menginspirasi anggota tim. Seorang pemimpin yang baik dapat
memberikan visi, tujuan, dan arahan yang jelas kepada timnya. Dengan
memberikan panduan yang tepat, seorang pemimpin dapat membantu
anggota tim mencapai kinerja yang lebih baik. Seorang pemimpin yang
efektif dapat meningkatkan motivasi dan keterlibatan anggota tim.
Melalui kepemimpinan yang inspiratif, pemimpin dapat membantu
menciptakan lingkungan kerja yang positif dan mendorong anggota tim
untuk memberikan yang terbaik. Hal ini dapat menghasilkan
peningkatan produktivitas dan kepuasan kerja. Kepemimpinan yang
baik memfasilitasi komunikasi yang efektif dan kolaborasi di antara
anggota tim. Seorang pemimpin dapat menciptakan budaya kerja yang
terbuka, di mana anggota tim merasa nyaman untuk berbagi ide,
masukan, dan pendapat mereka. Ini dapat meningkatkan kerjasama tim
dan menghasilkan solusi yang lebih baik. Seorang pemimpin dapat
membantu mengembangkan keterampilan dan potensi individu anggota
tim. Dengan memberikan arahan, pelatihan, dan pembinaan yang tepat,
seorang pemimpin dapat membantu anggota tim mencapai
pertumbuhan dan pengembangan pribadi mereka. Ini dapat
meningkatkan kinerja individu dan juga memperkuat tim secara
keseluruhan. - Controlling (Pengawasan)
Pengawasan adalah suatu kegiatan untuk mencocokkan apakah
kegiatan operasional (actuating) di lapangan sesuai dengan rencana
(planning) yang telah ditetapkan dalam mencapai tujuan (goal) dari
organisasi, Dengan demikian yang menjadi obyek dari kegiatan
pengawasan adalah mengenai kesalahan, penyimpangan, cacat dan halhal yang bersifat negatif. Sebutan controlling lebih banyak digunakan
karena lebih mengandung konotasi yang mencakup penetapan standar,
pengukuran kegiatan, dan pengambilan tindakan korektif. Proses
pengawaan biasanya terdiri paling sedikit lima tahap (langkah). Tahaptahap pengawasan ini terdiri dari ; Penetapan standar pelaksana,
Penentuan pengukuran kegiatan, Pengukuran pelaksana kegiatan nyata,
Pembandingan pelaksana kegiatan dengan standar dan penganalisaan
penyimpangan-penyimpangan, dan yang terakhir Pengambilan
tindakan koreksi bila perlu. Untuk mengantisipasi masalah-masalah
dan penyimpangan dari standar tujuan dan memungkinkan koreksi
sebelum suatu kegiatan tertentu diselesaikan. Merupakan proses dalam
aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu, atau syarat
tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan-kegiatan bisa
dilanjutkan, atau menjadi semacam peralatan “double check” yang
lebih menjamin ketepatan pelaksanaan suatu kegiatan