Tag: konsultasi tesis yogyakarta

Risiko diidentifikasikan dan dikelompokkan berdasarkan sumber risiko ke dalam 6 kategori antara lain: (Suwandi, 2010: 22-23)

1. Risiko Alam

Berhubungan dengan risiko-risiko akibat kerjadian alam, termasuk risiko yang dikategorikan sebagai risiko Act of God.

1. Risiko Desain

Risiko yang berhubungan dengan desain, spesifikasi, teknologi baru, perubahan desain. Desain yang salah atau tidak lengkap akan menyulitkan pihak pelaksana.

1. Risiko finansial dan ekonomi

Ketidakstabilan perekonomian akan sangat menggangu kegiatan dan membutuhkan dukungan finansial yang besar sehingga bila terjadi gangguan pada masalah finansial seluruh kegiatan dapat terggangu atau terhenti.

1. Risiko yang berkaitan dengan risiko politik dan hukum.

Situasi politik, hukum dan peraturan akan sangat mempengaruhi iklim usaha suatu negara.

1. Risiko konstruksi

Kegiatan pada suatu proyek konstruksi membutuhkan sumber daya yang besar, tingkat penguasan teknologi dan produk yang produktif. Pada tahap pelaksanaan berbagai hal dapat muncul karena faktor ketidakpastian dan bila kontraktor tidak memiliki kemampuan yang cukup kemampuan dalam bidang pelaksanaan.

1. Risiko lingkungan

Adalah Risiko yang berhubungan dengan lingkungan seperti polusi, kerusakan lingkungan dan lain-lain.

Han dan Diekmann (2001), mengatakan bahwa risiko terbagi atas 4 bagian utama yaitu Natural Risk, Political and social Risk, Economic and Legal Risk dan Behaviours Risk.

Risiko dalam manajemen risiko juga diklasifikasikan ke dalam 4 kategori antara lain: (Sandhyavitri et al, 2015: 21-22)

1. Risiko operasional adalah risiko yang timbul karena tidak berfungsinya sistem internal yang berlaku, kesalahan manusia, atau kegagalan sistem. Sumber terjadinya risiko operasional paling luas dibanding risiko lainnya yakni selain bersumber dari aktivitas di atas juga bersumber dari kegiatan operasional dan jasa, akuntansi, sistem tekhnologi informasi, sistem informasi manajemen atau sistem pengelolaan sumber daya manusia.
2. Risiko hazard (bahaya) adalah faktor –faktor yang mempengaruhi akibat akibat yang ditimbulkan dari suatu peristiwa. Hazard menimbulkan kondisi yang kondusif terhadp bencana yang menimbulkan kerugian. Dan kerugian adalah penyimpangan yang tidak diharapkan. Walaupun ada beberapa overlapping (tumpang tindih) di antara kategori-kategori ini, namun sumber penyebab kerugian (dan risiko) dapat diklasifikasikan sebagai risiko sosial, risiko fisik, dan risiko ekonomi. Menentukan sumber risiko adalah penting karena mempengaruhi cara penanganannya.
3. Risiko Finansial adalah risiko yang diderita oleh investor sebagai akibat dari ketidakmampuan emiten saham dan obligasi memenuhi kewajiban pembayaran deviden atau bunga atau bunga serta pokok pinjaman.
4. Risiko strategic adalah risiko terjadinya serangkaian kondisi yang tidak terduga yang dapat mengurangi kemampuan manajer untuk mengimplementasikan strateginya secara signifikan.

Risiko dalam manajemen risiko juga diklasifikasikan ke dalam 2 tipe antara lain: (Koriawan, 2011: 34-35)

1. Risiko murni dan spekulatif

Risiko murni sering disebut risiko statik adalah suatu konsep yang melihat sebuah risiko sebagai suatu ketidakpastian yang dikaitkan dengan adanya kerugian, contoh: risiko kebakaran, risiko kecelakaan. Sedangkan risiko spekulatif atau dinamis adalah mempunyai risiko yang mempunyai kemungkinan adanya kerugian atau mengalami keuntungan.

1. Risiko fundamental dan khusus

Risiko fundamental adalah risiko yang kemungkinan dapat timbul pada hampir sebagian besar anggota masyarakat. Sifat dari fundamental antara lain bersifat bencana/catastropic. Sedangkan risiko khusus adalah risiko yang menimpa perorangan secara pribadi, tidak selalu bersifat bencana dan umumnya dapat di asuransikan.

Risiko statik adalah risiko yang berasal dari keadaan masyarakat yang tidak mengalami perubahan atau stabil, sedangkan risiko dinamik adalah risiko yang timbul akibat perubahan dalam masyarakat,contoh: risiko akibat adanya perubahan pemimpin. (Suwandi, 2010: 19-20)

Risiko subyektif adalah risiko yang timbul akibat ketidakpastian sikap mental individu yang menyebabkan individu tersebut mengalami keraguan akan akibat yang akan diterima, contoh: risiko bangkrut. Risiko obyektif adalah risiko yang mungkin terjadi dari pengalaman terdahulu, contoh: risiko Investasi. (Suwandi, 2010: 20-21)

Vaughan (1978) dalam (Suwandi, 2010: 27-28 )mengemukakan beberapa definisi risiko sebagai berikut:

1. Risk is the chance of loss (risiko adalah kans kerugian), chance of loss berhubungan dengan exposure (keterbukaan) terhadap kemungkinan kerugian. Dalam ilmu statistik, chance digunakan untuk menunjukkan tingkat probabilitas akan munculnya situasi tertentu. Dalam hal chance of loss 100%, berarti kerugian adalah pasti sehingga risiko adalah tidak ada.
2. Risk is uncertanty (risiko adalah ketidakpastian), uncertainty dapat bersifat subjective dan objective. Subjective uncertainty merupakan penilaian individu terhadap situasi risiko pada pengetahuan dan sikap individu yang bersangkutan.
3. Risk is uncertanty (risiko adalah ketidakpastian), uncertainty dapat bersifat subjective dan objective. Subjective uncertainty merupakan penilaian individu terhadap situasi risiko pada pengetahuan dan sikap individu yang bersangkutan.
4. Risk is the dispersien of actual from expected result (risiko merupakan penyebaran hasil aktual dari hasil yang diharapkan), ahli statistik mendefinisikan risiko sebagai derajat penyimpanan sesuatu nilai suatu posisi sentral atau di sekitar titik rata-rata.
5. Risk is the probabilty of any outcome different from expected (risiko adalah probabilitas sesuatu outcome berbeda dengan outcome yang diharapkan). Menurut definisi diatas, risiko bukan probabilitas dari suatu kejadian tunggal, tetapi probababiltas dari outcome yang berbeda dari yang diharapkan. 

Menurut Loosemore et al (1993) dalam (Suwandi, 2010: 17-18), risiko merupakan fenomena yang kompleks yang meliputi dimensi fisik, keuangan, budaya dan sosial dan bagi kebanyakan manager menganggap risiko lebih pada suatu kejadian yang tidak dapat diprediksi yang mungkin terjadi dikemudian hari dan hasilnya dapat berpengaruh pada keuntungan dan tujuan awal.

Risiko adalah bahaya, akibat atau konsekuensi yang dapat terjadi akibat sebuah proses yang sedang berlangsung atau kejadian yang akan datang. Dalam bidang asuransi, risiko dapat diartikan sebagai suatu keadaan ketidakpastian, di mana jika terjadi suatu keadaan yang tidak dikehendaki dapat menimbulkan suatu kerugian. (Labombang, 2014: 5-6)

Dalam perkembangan modern risiko dilihat dari dua sisi, yaitu selain adanya ancaman (threat), juga adanya peluang (opportunity). Dari dua sisi tersebut risiko mulai dilihat sebagai ‘Speculative Risk.”atau dapat dikatakan risiko untung-untungan yang apabila terjadi akan menimbulkan keuntungan, kerugian atau tidak rugi (gain, loss atau neutral.). (Lokobal et al, 2014: 2-3)

Risiko berhubungan dengan kejadian di masa yang akan datang. Risiko melibatkan perubahan (spt. perubahan pikiran, pendapat, aksi, atau tempat).  Risiko melibatkan pilihan dan ketidakpastian bahwa pilihan ituakan dilakukan. Risiko tidak dapat dihilangkan, tetapi dapat dikurangi. (LI Qing dkk, 2014: 4-9).

Manajemen risiko merupakan suatu proses terstruktur dan sistematis dalam mengidentifikasi, mengukur, memetakan, mengembangkan alternatif penanganan risiko, dan dalam memonitor dan mengendalikan implementasi penanganan risiko. (Gil dkk, 2014: 1-14)

Manajemen risiko diterapkan dalam penetapan strategi di seluruh bagian proyek, didesain untuk mengidentifikasi kejadian potensial yang mungkin mempengaruhi entitas perusahaan, dan mengelola risiko untuk menghindarinya, memberikan jaminan berkenaan dengan pencapaian tujuan proyek. (Serpella dkk, 2014: 1-10)

Manajemen risiko menurut Australian and New Zealand Standard on Risk Management (AS/NZS, 2004) merupakan suatu proses yang logis dan sistematis dalam mengidentifikasi, menganalisa, mengevaluasi, mengendalikan, mengawasi, dan mengkomunikasikan risiko yang berhubungan dengan segala aktivitas, fungsi atau proses dengan tujuan perusahaan mampu meminimasi kerugian dan memaksimumkan kesempatan. Implementasi dari manajemen risiko ini membantu perusahaan dalam mengidentifikasi risiko sejak awal dan membantu membuat keputusan untuk mengatasi risiko tersebut. (Suwandi, 2010: 14-16)

Manajemen risiko sebagai proses identifikasi, pengukuran, dan kontrol keuangan dari sebuah risiko yang mengancam aset dan penghasilan dari sebuah perusahaan atau proyek yang dapat menimbulkan kerusakan atau kerugian pada perusahaan tersebut (Smith, 1990).

Dalam perusahaan jasa kontruksi, tindakan manajemen risiko diambil oleh para praktisi atau petugas untuk merespon bermacam-macam risiko.Terdapat dua macam tindakan dalam manajemen risiko adalah mencegah dan memperbaiki. Tindakan mencegah digunakan untuk mengurangi, menghindari, atau mentransfer risiko pada tahap awal proyek konstruksi. Sedangkan tindakan memperbaiki adalah untuk mengurangi efek-efek ketika risiko terjadi atau ketika risiko harus diambil (Shen 1997 dikutip dalam Anonim, 2009). Menurut Dorfman (1998), manajemen risiko dikatakan sebagai suatu proses logis dalam usahamya untuk memahami eksposur terhadap suatu kerugian.

Menurut COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), risk management (manajemen risiko) dapat diartikan sebagai ‘a process,effected by an entity’s board of directors, management and other personnel,applied in strategy setting and across the enterprise, designed to identify potential events that may affect the entity,manage risk to be within its risk appetite, and provide reasonable assurance regarding the achievement of entity objective. (Koriawan, 2011: 24)

Dari definisi manajemen risiko diatas dapat dijabarkan lebih lanjut berdasarkan kata-kata kunci sebagai berikut: (Norken et al, 2012: 3-4)

1. On going process, manajemen risiko di laksanakan secara terus menerus dan dimonitor secara berkala. Risiko manajemen bukanlah suatu kegiatan yang dilakukan sesekali.
2. Effecteed by people, manajemen risiko ditentukan oleh pihak-pihak yang berada dilingkungan organisasi. Untuk lingkungan pemerintah risiko manajemen di rumuskan oleh pimpinan dan staff instansi yang bersangkutan.
3. Applied in strategy setting, manajemen risiko telah di susun sejak dari perumusan strategi organisasi oleh pimpinan puncak organisasi.
4. Applied across the enterprise, strategi ini pilih berdasarkan pengaplikasian manajemen risiko dalam kegiatan operasional, dan mencakup seluruh bagian atau unit pada organisasi.
5. Designed to identify potencial event, manajemen risiko dirancang untuk mengidentifikasi kejadian atau keadaan yang secara potensial menyebabkan terganggunya tujuan organisasi.
6. Provide reasonable assurance, risiko yang dikelola dengan tepat dan wajar akan menyediakan jaminan bahwa kegiatan dan pelayanan oleh organisasi dapat berlangsung optimal.
7. Geared to achieve objective, manajemen risiko dapat menjadi pedoman bagi organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Pada saat ini, penjadwalan dengan hanya memperhitungkan durasi dan ketergantungan pekerjaan saja tidak cukup. Hal ini disebabkan oleh bertambahnya faktor-faktor yang harus diperhitungkan dalam menjadwalkan suatu proyek. Salah satu faktor yang paling menentukan adalah waktu penjadwalan suatu proyek. Oleh karena itu, banyak sekali metode yang dikembangkan untuk mengatasi masalah ini, salah satu metode tersebut adalah metode lintasan kritis.

Lintasan kritis suatu proyek adalah lintasan dalam suatu jaringan kerja sedemikian sehingga kegiatan pada lintasan ini memiliki kelambanan nol.

Lintasan kritis adalah jalur atau jalan yang dilintasi atau dilalui yang paling menentukan berhasil atau gagalnya suatu pekerjaan. Dengan kata lain lintasan kritis adalah lintasan yang paling menentukan penyelesaian proyek secara keseluruhan.

Lintasan kritis memiliki arti penting dalam pengelolaan proyek karena lintasan kritis merupakan waktu atau durasi penentu penyelesaian proyek. Penundaan atau keterlambatan tugas dalam kategori lintasan kritis menyebabkan penundaan penyelesaian proyek secara keseluruhan. Keterlambatan tugas dalam kategori lintasan non-kritis tidak akan menunda penyelesaian proyek.

Metode Lintasan Kritis (Critical Path Method – CPM) merupakan metode yang digunakan untuk menjadwalkan pekerjaan-pekerjaan dalam suatu proyek. Dalam metode ini, pekerjaan-pekerjaan dan ketergantungannya dimodelkan dalam suatu jaringan yang kemudian dianalisis untuk mendapatkan waktu tercepat dalam menyelesaikan masing-masing pekerjaan.

Manfaat yang diperoleh jika mengetahui lintasan kritis adalah sebagai berikut:

a.       Penundaan pekerjaan pada lintasan kritis menyebabkan seluruh proyek tertunda penyelesaiannya.

b.      Proyek dapat dipercepat penyelesaiannya bila pekerjaan-pekerjaan yang ada di lintasan kritis dapat dipercepat.

c.       Pengawasan atau kontrol hanya diperketat pada lintasan kritis saja, sehingga pekerjaan-pekerjaan di lintasan kritis perlu pengawasan ketat agar tidak tertunda dan kemungkinan ditrade off (pertukaran waktu dengan biaya yang efisien) dan crash program (diselesaikan dengan waktu yang optimum dipercepat dengan biaya yang bertambah pula) atau dipersingkat waktunya dengan tambahan biaya atau lembur.

Time slack (kelonggaran waktu) terdapat pada pekerjaan-pekerjaan yang tidak dilalui oleh lintasan kritis. Ini memungkinkan bagi manajer untuk memindahkan tenaga kerja, alat-alat, dan biaya-biaya ke pekerjaan-pekerjaan di lintasan kritis demi efisiensi.

Pada kondisi dan situasi tertentu, manajer proyek diharuskan dapat menyelesaikan proyek dalam waktu relatif lebih cepat dibandingkan waktu pada lintasan kritis. Dalam kondisi seperti ini, program linier digunakan untuk menentukan alokasi sumber daya sedemikian sehingga meminimalkan biaya tambahan yang harus dikeluarkan supaya proyek selesai lebih cepat dari waktu yang telah dijadwalkan.

Dewasa ini manajemen proyek sangat dibutuhkan untuk menyelesaikan persoalan konstruksi, baik dalam skala besar maupun skala kecil. manajemen proyek sendiri adalah penerapan fungsi-fungsi manajemen secara sistematis pada suatu proyek, dengan menggunakan resource/sumber daya (manusia, barang dan peralatan) secara efektif dan efisien agar tujuan proyek tercapai secara optimal. manajemen proyek adalah pengelolaan suatu proyek yang mencakup proses pelingkupan, perencanaan, penyediaan staf, pengorganisasian, dan pengontrolan suatu proyek. manajemen proyek yang efektif adalah bagaimana merencanakan, mengelola dan menghantarkan proyek tepat waktu dan dalam rentang anggaran. Jika dalam mengerjakan tugas dan menggunakan alat dan bahan, manusia tidak dibatasi oleh waktu dan biaya tentu saja manajemen proyek tidak diperlukan.

Kunci sukses manajemen proyek adalah pengetahuan seorang manajer proyek tentang pemanfaatan tiga hal yang saling berkaitan dan mempengaruhi, ketiga hal tersebut adalah uang, waktu dan cakupan pekerjaan. Mengatur suatu proyek, hal yang paling penting adalah merencanakan proyek itu dengan sangat hati-hati dan teliti untuk menciptakan hasil yang optimal. Proyek dapat dikatakan sebagai suatu usaha untuk mencapai tujuan tertentu.

Penjadwalan proyek adalah rencana pengurutan kerja untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan sasaran khusus dengan saat penyelesaian yang jelas. Sebelum proyek dikerjakan, perlu adanya tahap-tahap pengelolaan proyek yang meliputi tahap perencanaan, tahap penjadwalan, dan tahap pengkoordinasian. Dari ketiga tahapan ini, tahap perencanaan dan penjadwalan adalah tahap yang paling menentukan berhasil/tidaknya suatu proyek, karena penjadwalan adalah tahap ketergantungan antar tugas yang membangun proyek secara keseluruhan.

Setelah suatu network ditentukan dan digambarkan, maka langkah berikutnya adalah mengestimasi waktu yang diperlukan untuk masing-masing aktivitas, dan menganalisis seluruh diagram network untuk menentukan waktu terjadinya masing-masing kejadian (event).

Dalam menganalisis dan mengestimasi waktu, maka akan didapatkan suatu lintasan tertentu dari kegiatan-kegiatan pada network, yang menentukan jangka waktu penyelesaian seluruh proyek.

Lintasan yang dimaksud adalah lintasan kritis (critical path). Selain lintasan kritis, masih terdapat lintasan-lintasan lain yang mempunyai jangka waktu yang lebih pendek daripada lintasan kritis, dan biasa disebut dengan float, di mana float mempunyai waktu untuk bisa terlambat, sehingga berapapun panjangnya float tidak akan mempengaruhi proyek yang telah dijadwalkan.

Float sendiri terbagi menjadi dua jenis yaitu: total float dan free float. Float memberikan kelonggaran waktu pada sebuah network. Float juga digunakan pada waktu mengerjakan penentuan jumlah material, peralatan, dan tenaga kerja.

Total float adalah jumlah waktu di mana waktu penyelesaian suatu aktivitas dapat diundur tanpa mempengaruhi saat paling cepat dari penyelesaian proyek secara keseluruhan. Sedangkan yang dimaksud dengan free float adalah jumlah waktu di mana penyelesaian suatu aktivitas dapat diukur tanpa mempengaruhi saat paling cepat dimulainya aktivitas yang lain atau saat paling cepat terjadinya event lain pada network.

Untuk memudahkan perhitungan penentuan waktu, maka digunakan notasi-notasi sebagai berikut:

• TE = earliest event occurrence time, yaitu saat tercepat terjadinya event/aktivitas.
• TL = lates event occurrence time, yaitu saat paling lambat terjadinya event.
• ES = earliest activity start time, yaitu saat tercepat dimulainya aktivitas.
• EF = earliest activity finish time, yaitu saat paling lambat dimulainya aktivitas.
• LS = latest activity start time, yaitu saat paling lambat dimulainya aktivitas.
• LF = latest activity finish time, yaitu saat paling lambat diselesaikannya aktivitas.
• t = activity duration time, yaitu waktu yang diperlukan untuk suatu aktivitas (biasa dinyatakan dalam hari).
• S = total slack/total float
• SF = free slack/free float

Dalam melakukan perhitungan penentuan waktu digunakan tiga buah asumsi dasar, yaitu:

1. Proyek hanya memiliki satu initial event (titik awal) dan satu terminal event (titik akhir).
2. Saat tercepat terjadinya initial event adalah hari ke-nol.
3. Saat paling lambat terjadinya terminal event adalah TL = 0 untuk event ini.

Adapun perhitungan yang harus dilakukan terdiri atas dua cara, yaitu cara perhitungan maju (forward computation) dan perhitungan mundur (backward computation).

Untuk melakukan perhitungan maju dan perhitungan mundur, digunakan lingkaran kejadian (event), lingkaran kejadian ini dibagi atas tiga bagian dan digambarkan seperti Gambar 2.8.

Gambar 2.8. Lingkaran kejadian.

(Ervianto, 2004)

Keterangan:

1. ruang untuk nomor event.
2. ruang untuk menunjukkan saat paling cepat terjadinya event (TE), yang merupakan hasil perhitungan maju.
3. ruang untuk menunjukkan saat paling lambat terjadinya event (TL), yang merupakan hasil perhitungan mundur.

Setelah network dari suatu proyek digambarkan, dan setiap node dibagi menjadi tiga bagian, maka langkah selanjutnya adalah memberi nomor pada masing-masing node. Kemudian mencantumkan pada setiap anak panah (kegiatan) perkiraan waktu pelaksanaan masing-masing kegiatan.

Letak angka yang menunjukkan waktu kegiatan, terletak di bawah anak panah. Satuan waktu yang digunakan pada seluruh proyek harus sama, sebagai contoh pemakaian minggu, hari dan lain-lain. Yang paling penting adalah, apabila perhitungan dilakukan dengan tidak menggunakan komputer, maka sebaiknya duration ini menggunakan angka-angka yang bulat.

Setelah menentukan network, langkah selanjutnya adalah menentukan perhitungan maju dan mundur. Pada perhitungan maju, perhitungan bergerak mulai dari initial event menuju terminal event (maksudnya ialah menghitung saat yang paling tercepat terjadinya events).

Setelah melakukan perhitungan maju, langkah selanjutnya melakukan perhitungan mundur, pada perhitungan mundur, perhitungan bergerak dari terminal event menuju ke initial event. Tujuannya ialah untuk menghitung saat paling lambat terjadinya events dan saat paling lambat dimulainya dan diselesaikannya aktivitas-aktivitas (TL,LS, dan LF). Seperti halnya pada perhitungan maju, pada perhitungan mundur ini pun terdapat tiga langkah, yaitu:

1.  Pada terminal event berlaku TL = TE.
2. Saat paling lambat untuk memulai suatu aktivitas sama dengan saat paling lambat untuk menyelesaikan aktivitas itu dikurangi dengan duration aktivitas tersebut,

Setiap aktivitas hanya dapat dimulai apabila event yang mendahuluinya telah terjadi. Oleh karena itu, saat paling lambat terjadinya sebuah event sama dengan nilai terkecil dari saat-saat paling lambat untuk memulai aktivitas-aktivitas yang berpangkal pada event tersebut.

Setelah kedua perhitungan diatas (perhitungan maju dan perhitungan mundur) selesai, barulah float dapat dihitung.

Setelah perhitungan maju dan perhitungan mundur selesai dilakukan, maka langkah berikutnya harus dilakukan perhitungan kelonggaran waktu dari aktivitas (i,j) yang terdiri dari total float dan free float.

Dalam perhitungan float terdapat suatu aktivitas yang tidak mempunyai kelonggaran (float), yang biasa disebut sebagai aktivitas/kegiatan kritis. Dengan kata lain, aktivitas kritis mempunyai S_(i,j)=SF_{(i,j )}=0.

Aktivitas-aktivitas kritis akan membentuk lintasan kritis yang dimulai dari initial event sampai ke terminal event. Aktivitas-aktivitas inilah yang tidak boleh ditunda pelaksanaannya, sehingga jika pelaksanaannya

Pengelolaan proyek berskala besar yang berhasil, memerlukan perencanaan, penjadwalan, dan pengkoordinasian yang hati-hati dari berbagai aktivitas yang saling berkaitan. Untuk itu diperlukan prosedur yang didasarkan atas penggunaan network (jaringan) dan teknik-teknik network dalam perencanaan, penjadwalan, dan pengkoordinasian suatu proyek. Penggunaan jaringan dalam bidang manajemen umumnya yaitu penggunaan teknik jaringan aktivitas, atau sering dikenal sebagai teknik jaringan proyek, suatu proyek melibatkan berbagai aktivitas yang saling berhubungan baik langsung atau tidak langsung. Jaringan proyek dibuat dengan mengacu pada ketentuan yang diberlakukan, misalnya AOA (Activity On Arrow), di mana aktivitas digambarkan atau dilambangkan pada busur panah, AON (Activity On Node) atau PDM (Precedence Diagram Method), yaitu aktivitas dilambangkan sebagai simpul. Network planning pada prinsipnya adalah hubungan ketergantungan antara bagian-bagian pekerjaan (variables) yang digunakan/divisualisasikan dalam diagram network.

Menurut Hillier dan Lieberman, prosedur yang paling utama dan terkenal pada saat ini dikenal sebagai PERT (Program Evaluation and Review Technique) dan CPM (Critical Path Methode), walaupun terdapat banyak variasi dengan nama yang berbeda-beda. Program Evaluation Review Technique (PERT) merupakan suatu metoda penjadwalan dengan menimbang durasi aktivitas yang bersifat tidak pasti. Jalur kritis (CP / Critical Path) adalah jalur terpanjang dan didefinisikan sebagai waktu minimal yang dibutuhkan untuk mengerjakan proyek. PERT dan CPM memiliki perbedaan penting. Namun saat ini perbedaan keduanya digabungkan menjadi apa yang disebut PERT–type system.

Walaupun PERT-type system sering digunakan untuk mengevaluasi penjadwalan program penelitian dan pengembangan, namun sekarang ini digunakan pula untuk mengukur danmengendalikan kemajuan berbagai tipe proyek khusus lainnya, sebagai contoh dari tipe-tipe proyek ini adalah program-program konstruksi, pemrograman komputer, rencana pemeliharaan, dan pemasangan sistem komputer.

Simbol-simbol yang digunakan untuk menggambarkan suatu network dalam PERT-type system adalah sebagai berikut:

Anak panah = arrow, menyatakan sebuah kegiatan atau aktivitas. Kegiatan yang dimaksud adalah kegiatan yang memerlukan duration (jangka waktu tertentu) dalam pemakaian sejumlah resource (sumber tenaga, peralatan, material, biaya. Panjang ataupun kemiringan anak panah tidak mempunyai arti apapun. Sehingga tidak perlu menggunakan skala. Kepala anak panah menjadi arah bahwa kegiatan dimulai dari permulaan dan menuju akhir.

Lingkaran kecil = node, menentukan sebuah kejadian atau event. Kejadian di sini didefinisikan sebagai ujung atau pertemuan dari satu atau beberapa kegiatan.

Anak panah terputus-putus, menyatakan kegiatan semu atau dummy. Dummy disini digunakan untuk membatasi mulainya kegiatan. Seperti halnya arrow panjang, ketebalan dan kemiringan dummy tidak perlu berskala. Perbedaan dummy dengan kegiatan biasa adalah dummy tidak mempunyai durasi (jangka waktu tertentu) karena tidak memakai atau menghabiskan sejumlah resource.

Anak panah tebal menyatakan kegiatan pada lintasan/kegiatan kritis.

Dalam pelaksanaannya simbol-simbol di atas digunakan dengan mengikuti aturan-aturan sebagai berikut:

a.       Di antara dua event yang sama, hanya boleh digambarkan satu anak panah.

b.      Nama suatu aktivitas dinyatakan dengan huruf atau dengan nomor event.

c.       Aktivitas harus mengalir dari event bernomor rendah ke event bernomor tinggi.

d.      Diagram hanya memiliki sebuah initial event dan sebuah terminal event.

e.       Aturan-aturan tersebut dapat digambarkan dalam contoh diagram jaringan

Adapun logika kebergantungan kegiatan-kegiatan itu dinyatakan sebagai berikut:

a.       

Network planning sebagai salah satu alat perencanaan dan pengendalian proyek yang menyajikan jaringan dari kegiatan dan kejadian serta logika ketergantungannya satu sama lain. Dengan network planningini sudah dapat digambarkan perencanaan tahapan kerja sekaligus dapat mengatasi jika tahapan kerja tersebut dilaksanakan. Pemakaian metoda network planning memungkinkan melihat urutan kerja yang akan dilakukan secara sistematis dapat melihat kegiatan mana yang tidak bisa ditunda mengakibatkan memperpanjang waktu keseluruhan proyek. Dalam menyusun network planning suatu proyek yang perlu kita tinjau, yaitu:

1. Kegiatan-kegiatan (activities)
2. Kejadian-kejadian (event)
3. Logika hubungan atau ketergantungan satu sama lain (logica interrelationship).

Dengan ketiga unsur tersebut diatas sudah dapat digambarkan rencana mendetail yang merupakan sebuah jaringan kerja (network), dimana didalam taraf pertama ini belum diperhitungkan dan dipertimbangkan faktor waktu dan sumber daya dan biaya.

Di dalam taraf kedua ini adalah peninjauan unsur waktu, berdasarkan teori dan perhitungan ditambah pengalaman, dapat dilakukan perkiraan terhadap waktu (duration) kegiatan, dengan memasukkan masalah waktu ini dapat diketahui lamanya masing-masing kegiatan atau antar kegiatan. Dalam peninjauan ini dapat dilihat bahwa terdapat sebuah atau lebih lintasan tertentu dari kegiatan-kegiatan network yang menentukan jangka waktu penyelesaian seluruh proyek yang disebut lintasan kritis. Untuk jalur kegiatan yang tidak kritis mempunyai jangka waktu yang lebih pendek dibanding lintasan kritis sehingga lintasan yang tidak kritis ini mempunyai waktu untuk bisa terlambat atau waktu tenggangnya (float). Float digunakan pada waktu pengerjaan penetapan penentuan jumlah material, equipment dan tenaga kerja yang dapat memberikan sejumlah kelonggaran waktu dan elastisitas pada sebuah network. Diantara berbagai versi analisis network planning yang amat luas pemakaiannya adalah Metode Precedence Diagram Method (PDM).

Bar-Charts menyajikan metode pengendalian dengan menggunakan bentuk balok sebagai pengganti item pekerjaan yang dikendalikan. Bentuk bar-chartsatau bagan balok yang lazim dipergunakan adalah berupa pengaturan sedemikian rupa sehingga semua aktivitas didaftarkan dalam suatu kolom sebelah kiri. Bagian kana merupakan skala waktu mendatar, suatu balok horizontal menggambarkan lamanya waktu penyelesaian yang direncanakan untuk masing-masing aktivitas.

Bila dibandingkan dengan metode lain bar-charts mempunyai sejumlah keunggulan, bentuk garis yang sederhana menghasilkan suatu pemahaman yang relative mudah dan metode ini juga merupakan alat pengendalian yang hanya memerlukan sedikit revisi dan pembaharuan data jika dibandingkan dengan sistem yang lebih canggih. Yang sering kali mengalami perubahan maupun revisi.

Tabel 2. 1 Contoh bar-charts berdasarkan

Earliest Star

No	Kegiatan	Minggu Ke
		1	2	3	4	5	6	7
1	A
2	B
3	C
4	D
5	E

(Ervianto, 2004)

Disamping keunggulan-keunggulan itu metode ini juga mempunyai keterbatasan, yaitu sebagai berikut

1. Tidak praktis untuk kegiatan yang banyak
2. Sulit untuk meramalkan pengaruh perubahan suatu aktivitas terhadap rencana proyek secara keseluruhan.
3. Tidak dapat menggambarkan kemajuan pekerjaan dari suatu aktivitas individu.

S-Curve menyajikan gambaran tingkat-tingkat ukuran kemajuan komulatif secara grafis pada sunbu tegak terhadap waktu pada sumbu mendatar yang dapat memperlihatkan berbagai aspek dari rencana proyek. Kemajuan ini diukur berdasarkan jumlah uang (biaya), kuantitas pekerjaan, jam kerja orang (man-hour) dan setiap ukuran lainnya yang dapat memberikan manfaat ukuran kemajuan ini dinyatakan menurut pengertian satuan sebenarnya atau berbagai persentase dari jumlah kuantitas yang diperhitungkan dapat diukur.

Pada pelaksanaan proyek pada umumnya terdapat kecenderungan pengeluaran atau penggunaan sumber daya untuk setiap satuan waktu hanya sedikit pada tahap awal, berkembangnya mencapai maksimal pada saat puncak, lalu berangsur-angsur berkurang bila telah mendekati tahap akhir pelaksanaan. Hal ini dinyatakan secara grafis, yaitu dengan memadukan kemajuan komulatifnya dengan satuan waktu (hari, minggu, bulan), akan menghasilkan bentuk kurva yang khas berbentuk S dengan kemiringanrelative pada bagian awal, meningkat pada bagian tengah dan akan mendatar pada bagian akhir yang telah mendekati puncak.

Setelah pelaksanaan berlangsung kemajuan pekerjaan yang sebenarnya dapat digambarkan dan dibandingkan dengan apa yang telah direncanakan untuk membuat proyeksi berdasarkan kemiringan kurva sebenarnya. Untuk membuat proyeksi diperlikan informasi dan pemahaman yang baik untuk dapat menafsirkan sebab-sebab dari penyimpangan (deviasi) yang terjadi pada kemajuan yang direncanakan dan dari rencana saat ini dan saat yang akan datang dari manajemen proyek, meskipun aktivitas proyek telah direncanakan dengan semestinya untuk mencapai sasaran waktu dan biaya pelaksanaan, tetapi karena berbagai faktor hal ini tidak dapat tetpenuhi.

Untuk kegiatan-kegiatan tertentu hal tersebut dapat dibenarkan, yaitu pada kegiatan-kegiatan yang meskipun mengalami keterlambatan tetapi tidak mengalami keterlambatan secara keseluruhan (kegiatan-kegiatan non kritis).

Penjadwalan (scheduling) merupakan form yang menunjukkan/ menguraikan kegiatan/aktivitas yang ada dalam penyelesaian proyek yang berhubungan dengan durasi/waktu dan hubungan-hubungan yang logis dari kegiatan-kegiatan tersebut. (Mawardi, 2-4)

1. Data yang dapat diketahui dari scheduling:

1)      Jenis/item pekerjaan/aktivitas

2)      Durasi/waktu untuk tiap aktivitas

3)      Waktu mulai (start) dan waktu akhir (finish) tiappekerjaan

4)      Waktu mulai dan waktu akhir proyek

5)      Hubungan antar pekerjaan/kegiatan à hubungan yang logis

1. Penjadwalan dengan Network diagram (Diagram Jaringan Kerja) adalah diagram penjadwalan yang menunjukan hubungan-hubungan antar kegiatan/aktivitas/pekerjaan atau event/peristiwa/kejadian dan durasinya dalam suatu proyek
2. Hubungan antar kegiatan/kejadian didalam network merupakan hubungan yang logis
3. Aktivitas/kegiatan/pekerjaan adalah bagian unit pekerjaan individual yang ada pada suatu proyek yang memerlukan waktu dan sumber daya dan merupakan lingkup pekerjaan/kegiatan proyek secara menyeluruh

Beberapa metoda perencanaan penjadwalan (scheduling) di dalam proyek konstruksi antara lain: (Ervianto, 2004)

Pekerjaan merupakan komponen dasar struktur organisasi dan merupakan alat untuk mencapai tujuan organisasi. Analisis pekerjaan merupakan suatu proses untuk menentukan isi suatu pekerjaan sehingga dapat dijelaskan kepada orang lain untuk tujuan manajemen. Isi pekerjaan hasil analisis dari analisis pekerjaan dalam bentuk tertulis inilah yang sering disebut dengan deskripsi pekerjaan. Selanjutnya, agar suatu pekerjaan dapat dikerjakan oleh orang yang tepat, syarat yang harus dipenuhi oleh orang yang bersangkutan sering disebut dengan kualifikasi atau spesifikasi personalia. (Ervianto, 2004: 71-72)

Analisis maksudnya pekerjaan diuraikan menjadi komponen-komponen yang tidak hanya mencantumkan aktivitas, tetapi juga memberikan gambaran yang jelas tentang apa yang seharusnya dilakukan oleh si penjabat, bagaimana aktivitas itu saling bekerja sama, kompleksitas, tantangan, serta manfaatnya bagi organisasi. (Mawardi, 2012: 14-15)

Sebelum pekerjaan membangun dilaksanakan, terlebih dahulu dibuat gambar-gambar rencana, peraturan dan syarat-syarat, serta ketentuan-ketentuan lain yang berhubungan dengan bangunan tersebut. Pembuatan gambar-gambar rencana, disebut dengan gambar bestek. (Munawar, 2007: 2-4)

Sebelum pekerjaan membangun dilasanakan, terlebih dahulu dibuat gambar-gambar rencana, peraturan dan syarat-syarat, serta ketentuan-ketentuan lain yang yang berhubungan dengan bangunan tersebut. Pembuatan gambar-gambar rencana, disebut dengan gambar bestek (Djoyowirono, 2005:3).

Pelaksanaan pembangunan dapat dikerjakan sendiri oleh pemilik bangunan (owner), atau lazim berlaku adalah dengan cara bangunan tersebut dilaksanakan oleh pihak lain, yaitu oleh kontraktor atau pemborong. Cara pembangunan yang dilaksanakan oleh pihak kontraktor/pemborongpada umumnya melalui proses pelelangan terbatas. atau dapat pula ditempuh dengan cara penunjukan langsung (pelelangan dibawah tangan). Selanjutnya selama pelaksanaan pembangunan, dilakukan kegiatan pengawasan agar hasil pembangunan dapat memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan. Pekerjaan pengawasan ini dapat dilaksanakan sendiri oleh pemberi tugas, atau yang lazim dilaksanakan oleh konsultan pengawas (Djoyowirono, 2005:4).

Proses manajemen konstruksiadalah sebagai berikut: (Project Management Institute, 2007: 2-6)

1. Perencanaan (Planning)

Setiap proyek konstruksi selalu dimulai dengan proses perencanaan, agar proses ini berjalan dengan baik, maka harus ditentukan dahulu sasaran utamanya. Perencanaan sebaiknya mencakup penentuan berbagai cara yang memungkinkan setelah itu baru menentukan salah satu cara yang tepat dengan mempertimbangkan semua kendala yang mungkin timbul (Ervianto, 2007;4).

Perkiraan jenis dan sumber daya yang dibutuhkan dalam suatu proyek konstruksi menjadi sangat penting untuk mencapai keberhasilan proyek sesuai dengan tujuan. Kontribusi sumber daya dalam perencanaan memungkinkan perumusan suatu rencana atau beberapa rencana yang akan memberi gambaran secara menyeluruh tentang metode konstruksi yang digunakan dalam mencapai tujuan. Perencanaan dapat didefinisikan sebagai peramalan masa yang akan datang dan perumusan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan berdasarkan peramalan tersebut. Bentuk dari perencanaan berupa: perencanaan prosedur, perencanaan metode kerja, perencanaan standar pengukuran hasil, perencanaan anggaran biaya, perencanaan progaram atau rencana kegiatan beserta jadwal (Ervianto, 2007:5).

1. Pengorganisasian (Organizing)

Kegiatan ini bertujuan melakukan pengaturan dan pengelompokan kegitan proyek konstruksi agar kinerja yang dihasilkan sesuai dengan yang diharapkan. Tahap ini menjadi sangat penting jika terjadi ketidaktepatan pengaturan dan pengelompokkan, bisa berakibat langsung terhadap tujuan proyek. Pengelompokan kegiatan dapat dilakukan dengan cara menyusun jenis kegiatan dari yang terbesar hingga yang terkecil, penyusunan ini disebut Work Breakdown Structure (WBS). Kemudian dilanjutkan dengan penetapan pihak yang nantinya bertanggung jawab terhadap pelaksanaan pekerjaan tersebut, proses ini disebut Organization Breakdown Structure (OBS) (Ervianto, 2007:5).

1. Pelaksanaan (Actuating)

Pemantauan prestasi kegiatan pengendalian akan digunakan sebagai bahan untuk melakukan langkah perbaikan, baik proyek dalam keadaan lambat atau lebih cepat. Semua permasalahan dalam proyek harus diselesaikan bersama antara pihak-pihak yang terlibat dalam proyek konstruksi sehingga diperlukan agenda acara yang mempertemukan semua unsur. Kegiatan ini dinamakan koordinasi (Ervianto, 2007:8).

1. Pengendalian (Controlling)

Pengendalian adalah proses penetapan apa yang telah dicapai, evaluasi kinerja dan langkah perbaikan bila diperlukan. Proses ini dapat dilakukan jika sebelumnya telah ada kegiatan perencanaan, karena esensi pengendalian adalah membandingkan apa yang seharusnya terjadi dengan apa yang telah terjadi. Variasi dari kedua kegiatan itu mencerminkan potret diri dari proyek tersebut.

Instrumen pengendalian yang biasa digunakan dalam proyekkonstuksi adalah dibentuknya diagram batang beserta kurva “S”. Pembuatan kurva “S” dilakukan pada tahap awal sebelum proyek dimulai dengan menerapkan asumsi-asumsi sehingga dihasilkan rencana kegiatan yang rasional dan sewajar mungkin. Instrumen ini nantinya digunakan sebagai pedoman apa yang seharusnya terjadi dalam proyek konstruksi.

Pemantauan kegiatan yang telah terjadi di lapangan harus dilakukan dari waktu ke waktu. Selanjutnya dilakukan perbandingan antara apa yang seharusnya terjadidangan apa yang telah terjadi. Jika realisasi prestasi kegiatan melebihi dari prestasi rencana, maka dikatakan bahwa proyek dalam keadaan lebih cepat (up-schedule). Akan tetapi, apabila terjadi hal yang sebaliknya, maka dikatakan bahwa proyek terlambat (behind schedule). Yang diharapkan dari pengelola proyek konstruksi tentunya proyek selesai lebih cepat (Ervianto, 2013;7). Gambar 2.1 merupakan bagan alur dari proses manjemen konstruksi.

Planning:     menetapkan apa yang harus dilaksanakan oleh anggotaorganisasi untuk menyelesaikan pekerjaan.

Organizing:  pembagian tugas para anggota organisasi

Actuating:     menggerakkan anggota organisasi secara efisien dan efektif

Controling:   pengawasan dan pengendalian agar pelaksanaan sesuai dengan rencana.

Pengetahuan tentang manajemen dalam proyek konstruksi bertujuan untuk lebih memahami peranan dari pengendalian dalam proses pengelolaan proyek. Karena dengan manajemen konstruksi yang baik akan dapat menghasilkan produk atau hasil yang sesuai dengan apa yang diharapkan. Manajemen adalah proses perencanaan dan pengawasan suatu organisasi untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia serta sumber daya lainnya. (Tabrani dkk, 2010: 1-4)

Dalam pekerjaan proyek pembangunan jalur kereta api, para pemilik proyek akan semakin menyadari pentingnya nilai waktu, dana dan tenaga kerja yang terlibat dari proses konstruksi. Untuk proyek-proyek yang memerlukan peranan investasi yang besar dengan masalah yang sangat kompleks serta tidak melibatkan tujuan yang terpenting yaitu, mencapai keuntungan ekonomis yang diharapkan maka, pengelolan proyek dan dilaksanakan secara profesional merupakan suatu hal yang terbaik. (Kuswati, 2010: 17-18)

Manajemen konstruksi (construction management) adalah suatu proses dimana suatu pemilik proyek menunjuk ahli) yang dipercaya, yang selanjutnya disebut sebagai Manajer Konstruksi untuk mengkoordinasikan, mengkomunikasikan, proses seluruh kelayakan, perencanaan, perancangan, pelelangan pekerjaan, pelaksanaan konstruksi dan pemanfaatan proyek dengan tujuan untuk meminimalkan waktu dan biaya proyek serta menjaga mutu proyek. Manajemen konstruksi adalah bagaiman suatu pekerjaan pembangunan dikelola agar diperoleh hasil sesuai dengan tujuan dari pembangunan tersebut, dengan melibatkan sekelompok orang yang masing-masing mempunyai kemampuan/keahlian tertentu. Manajemen konstruksi adalah bagaimana sumber daya yang terlibat dalam proyek konstruksi dapat diaplikasikan oleh manajer proyek secara tepat sumber daya dalam proyek konstruksi dapat dikelompokkan sebagai: manpower, material, machines, money, method (Ervianto, 2012:1).

Jadi manajemen konstruksi adalah suatu metode untuk mengelola pelaksanan pembangunan secara disiplin profesional. yang mempunyai suatu tahapan-tahapan proses pembangunan diperlukan suatu kesatuan seoptimal mungkin dari segi biaya, waktu dan mutu. (Kuswati, 2010: 23-24)

Tujuan pokok dari manajemen konstruksi yaitu mengelola atau mengatur pelaksanaan pembangunan sedemikian rupa sehingga diperoleh hasil sesuai dengan persyaratan (specification). Untuk keperluan pencapaian tujuan ini, perlu diperhatikan pula mengenai mutu bangunan, biaya yang digunakan dan waktu pelaksanaan. (Project Management Institute, 2004: 1-2)

Perkembangan manajemen konstruksi di negara kita tidak dapat lepas dari perkembangan industri jasa konstruksi. Sedang perkembangan industri jasa konstruksi berhubungan erat dengan pelaksanaan pembangunan yang saat ini sedang giat dilaksanakan. Pada umumnya industri jasa konstruksi mencakup aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan pembangunan prasarana dan sarana fisik dalam bidang gedung, bidang teknik sipil, dan bidang instalasi. Dengan meningkatnya volume pembangunan tersebut, maka diikuti pula peningkatan cara pengelolaan pelaksanaan pembangunan yang berupa perkembangan dalam bidang manajemen konstruksi. Demikian pula hubungan kerja yang terjadi antara unsur-unsur pelaksana pembangunan mengalami perkembangan yang disesuaikan dengan volume aktivitas untuk masing-masing jenis bangunan. Selain itu tingkat pemikiran serta tingkat kepuasan dari pemilik proyek semakin tajam, penyelesaian proyek tidak lagi diharapkan hanya diselesaikan dengan apa adanya. Konsultan manajemen konstruksi tidak lagi dituntut sebagai wakil pemilik didalam pengelolaan perencanaan dan pengawasannya saja, melainkan dituntut untuk mengelola secara keseluruhan, dalam arti mulai dari perencanaan, pengawasaan dan tahap pelaksanaan. Berdasarkan hal tersebut, kehadiran konsultan manajemen konstruksi Profesional (Profesional Construction Management)di dalam suatu proyek tidak dapat ditawar-tawar lagi keberadaannya. Pengertian Profesional dalam hal ini adalah badan usaha yang bergerak dibidang konsultan manajemen konstruksi yang berfungsi sebagai wakil pemilik secara totalitas, baik dari segi wewenang, tanggungjawab serta kemampuan dalam merencana, mengelola dan melaksanakan. (Elbetagi, 2012: 42-44)

Lingkup kerja manajemen konstruksi dengan lingkup yang luas sebagai berikut: (Project Management Institute, 2004: 17-20)

1. Pada Tahap Pra-Konstruksi:

• Rekayasan nilai
• Estimasi parameter
• Jadwal Perancangan dan Pra-Konstruksi
• Identifikasi aktivitas-aktivitas pokok
• Pemaketan Pelelangan
• Penunjukan kontraktor
• Penyerapan standar prosedur operasional dan tanggung-jawab
• Proses administrasi proyek

1. Pada Tahap Konstruksi:

• Perencanaan dan penjadwalan secara detil
• Rencana pentahapan Konstruksi
• Pengoperasian prosedur-prosedur
• Pengawasan
• Pemeriksaan
• Pengujian bahan
• Penanganan administrasi proyek
• Penanganan proses perubahan pekerjaan
• Pengendalian waktu, biaya, dan mutu
• Pemrosesan Berita Acara untuk pembayaran kontraktor
• Pengujian terhadap sluruh proyek yang telah diselesaikan

Dengan konsep ini peran manajemen konstruksi sangat besar dalam menentukan keberhasilan proyek dari segi waktu, biaya, mutu, keamanan dan kenyamanan yang optimal. Sehingga merupakan suatu keharusan manajemen konstruksi berdiri sebagai badan usaha profesional sebagai wakil dari pemilik. (Haro Dominguez, 2007: 8-10)

Dalam rangka pencapaian hasil ini, selalau diusahakan pelaksanaan pengawasan mutu (quality control), pengawasan waktu pelaksanaan (time control), dan pengawasan penggunaan biaya (cost control). Ketiga kegiatan pengawasan ini harus dilaksanakan dalam waktu yang bersamaan . Penyimpangan yang terjadi dari salah satu hasil kegiatan pengawasan dapat berakibat hasil pembangunan tidak sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan (Djoyowirono, 2005;1).

Manajemen proyek adalah suatu usaha untuk merencanakan, mengorganisasi serta mengendalikan suatu keinginan dalam mempergunakan waktu dan biaya untuk memdukan peralatan, bahan, tenaga kerja sehingga dapat diterapkan suatu metoda yang sesuai dalam mencapai tujuan proyek dengan cara efisien dan efektif. Manajemen Proyek (project management) adalah aktivitas, perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan berbagai sumber daya proyek agar tujuan jangka pendek sebagaimana yang telah direncanakan dapat dicapai secara menyeluruh sesuai dengan sasaran-sasaran. (Arun Kanda, 2014: 2-4; Suyatno, 2010: 12-14)

Pada manajemen proyek dalam pengertian di atas, aktivitas-aktivitas yang dilakukan beraneka ragam, mulai dari perencanaan program, survey, penelitian, studi kelayakan, perancangan, pengadaan/lelang sampai pelaksanaan, sehingga akan melibatkan berbagai ahli) dan pihak yang lebih banyak (surveyor, perencana/arsitek, ahli) geologi, konstruktor, dan kontraktor) yang merupakan suatu tim yang saling berkaitan dan berhubungan sehingga memerlukan pengelolan (manajemen) yang professional (terpadu) sehingga dengan pendekatan konsep ini dibutuhkan seorang atau badan usaha profesional dibidang manajemen yang akan mengelola proyek tersebut mulai dari perencanaan, perancangan, lelang/tender sampai pelaksanaannya. Dengan konsep ini dapat dilakukan perencanaan secara bersamaan dengan beberapa perencana, begitu juga pada tahap pelaksanaan secara bertahap (fast track) tanpa harus menunggu dahulu perencanaan selesai secara keseluruhan. (Hasibuan dkk, 2007: 7-8)

Dalam hal ini mengelola aktivitas dengan menggunakan konsep manajemen proyek merupakan langkah yang relatif baru, dimana konsep ini ditandai dengan menerapkan suatu pendekatan, metode, dan teknik tertentu pada pemikiran­-pemikiran manajemen dengan tujuan meningkatkan daya guna dan hasil guna dalam rangka menghadapi aktivitas yang dinamis dan non-rutin, yaitu aktivitas proyek konstruksi. (Arun Kanda, 2014: 2-4)

Adapun pengertian manajemen adalah proses merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan aktivitas anggota serta sumber daya yang lain untuk mencapai sasaran organisasi (perusahaan) yang telah ditentukan. Yang dimaksud dengan proses adalah mengerjakan sesuatu dengan pendekatan tenaga, keahlian, peralatan, dana dan informasi. Sedangkan pengertian manajemen proyek muncul dikarenakan penggunaan manajemen itu sendiri yang telah berhasil mengelola aktivitas operasional rutin dengan lingkungan yang stabil, dirasakan kurang mampu dan tidak cukup efisien untuk mengelola aktivitas proyek konstruksi yang sejatinya penuh dengan dinamika dan perubahan cepat, sehingga hasilnya pun tidak bisa optimal. (Suyatno, 2010: 22-23)

Sehubungan dengan itu, dilihat dari wawasan manajemen berdasarkan fungsi dan digabungkan dengan pendekatan sistem, maka yang dimaksud dengan manajemen proyek yaitu merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai tujuan jangka pendek yang telah ditentukan, serta menggunakan pendekatan sistem dan hirarki (arus aktivitas) vertical dan horizontal. (Elbetagi, 2002: 12-15)

Manajemen proyek sendiri terbagi menjadi bagian-bagian ilmu yaitu project scope management, project project management, project cost management, project quality management, project human resources management, project communications management, project risk management, project procurement management, dan project integration management(Project Management Institute, 2004). Pada penelitian yang akan dianalisa adalah dari segi pengaturan waktu, dalam hal ini yaitu project project management.

Dalam perkembangannya, manajemen proyek sebagai sistem berkembang secara lebih luas dengan diterapkan pada seluruh tahapan proyek, mulai dari tahapan perencanaan, perancangan, pengadaan dan pelaksanaan, sehingga untuk menerapkannya akan lebih rumit dan komplek karena sumber daya yang ada berlainan dan bervariasi dan mempunyai tujuan-tujuan sesuai dengan tahapan proyeknya. (Gabriel, 2009: 11-14)

Henry Fayol (1841-1925) seorang industriawan Perancis adalah orang pertama yang menjelaskan secara sistematis bermacam aspek pengetahuan manajemen dengan menghubungkan dengan fungsi-fungsinya. Fungsi-fungsi manajemen yang dimaksud adalah merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan. Aliran pemikiran diatas kemudian dikenal sebagai manajemen klasik atau manajemen fungsional (manajemen dipandang sebagai fungsi). Pemikiran manajemen klasik berkembang pada zaman tumbuhnya industri modern dalam rangka mencari upaya menaikkan efisiensi dan produktivitas (hasil) perusahaan pada umumnya dan tenaga kerja pada khususnya. Pemikiran manajemen klasik mencakup periode yang amat panjang dan dikembangkan sejak abad 19, sewaktu aktivitas perusahaan belum sebesar dan sekompleks saat ini. Dari sejarah terlihat bahwa penerapan manajemen klasik untuk operasi perusahaan dan industri amat besar peranannya dalam ikut mengantar kemajuan dan kebesaran bidang tersebut sampai ketaraf dewasa ini. (Suyatno, 2010: 42-25)

Tingkat kebutuhan manajemen proyek dalam mencapai tujuan-tujuan proyek mencakup batasan waktu, batasan biaya, taraf teknologi dan kinerja yang diinginkan, penggunaan sumber daya secara efektif dan efisien. (Project Management Institute, 2007: 12-16)

Lingkup layanan manajemen proyek mencakup sebagai berikut: (Project Management Institute, 2007: 2-3)

1. Studi identifikasi tentang kebutuhan-kebutuhan pemilik

• Definisi tentang syarat-syarat pekerjaan
• Definisi kuantitas pekerjaan
• Definisi kebutuhan sumber-sumber daya

1. Perencanaan proyek
2. Pemantauan proyek

• Memantau kemajuan
• Perbandingan kenyataan dan yang diperkirakan
• Analisa Dampak
• Langkah-langkah penyesuaian
• Konsultansi pendanaan/Konsultansi perijinan
• Perencanaan Anggaran

1. Mengatasi berbagai kesulitan proyek antara lain:

• Faktor kompleksitas
• Persyaratan-Dersyaratan khusus yang dikehendaki
• Restrukturisasi organisasi
• Risiko-risiko proyek
• Perubahan /pergantian teknologi
• Perencanaan selanjutnya dan Penentuan harga

     Kriteria sistem pengendalian biaya dan jadwal Cost and Schedule Control System Criteria) C/S – CSC adalah penerapan dari konsep nilai hasil dengan memasukkan dan mengaitkan unsur-unsur anggaran, pengeluaran, jadwal, nilai hasil, lingkup kerja, dan organisasi pelaksana. Dengan demikian kriteria ini meletakkan dasar prosedur dan mekanisme pengendalian yang sistematis dan integratif (terpadu) beserta pihak peserta proyek, pemilik, kontraktor, dan pemasok akan memperoleh faedah dari sistem sebagai berikut ini.

1. Kontraktor   dan   pemasok    dapat   dipakai   sebagai   alat   pemantauan,
   pengendalian biaya, jadwal internal, dan
2. Pemilik  dapat  meyakini   bahwa  sistem   pemantauan  dan  pengendalian
   internal yang digunakan kontraktor dapat diandalkan, sehingga diperoleh
   data dan informasi yang terpercaya dan objektif untuk bahan membuat
   keputusan.

Asiyanto, 2002 (dalam Fadrizal Lubis, 2004) memberikan penguraian tentang hasil evaluasi biaya dan waktu pelaksanaan dapat disajikan dalam satu formulir evaluasi yang digambarkan dengan tiga macam grafik sebagai berikut ini:

1. Grafik budget cost work schedule (BCWS), yaitu grafik anggaran
   biaya (cost budget) yang sesuai dengan schedule pekerjaan,
2. Grafik actual cost work performed (ACWP), yaitu grafik realisasi
   biaya (actual cost) sesuai dengan pekerjaan yang telah diselesaikan,
3. Grafik budget cost work performed (BCWP), yaitu grafik anggaran
   biaya (cost budget) untuk pekerjaan yang telah diselesaikan .

Formulir ini menggunakan pola formulir time schedule tipe Bar chart yang dilengkapi dengan curva ” S ” dimana jadwal kegiatan untuk tiap item pekerjaan, bobotnya dinilai dengan anggarannya (budgetnya). Kemudian nilai anggaran (budget) secara komulatif dari seluruh kegiatan yang ada pada minggu/bulan yang bersangkutan, digambarkan dengan suatu grafik BCWS seperti proses membuat kurva ” S ” grafik ACWP dan BCWP diperoleh dari nilai realisasinya. Cara pembuatan grafik dapat diuraikan seperti dibawah ini :

1.  tiap item pekerjaan diberi nilai anggaran nya (budgetnya) atau bobotnya,
2. nilai bobot item tersebut disebarkan (biasanya secara merata) pada setiap
   minggu/bulan sesuai dengan jadwalnya,
3. jumlah bobot seluruh item pekerjaan dijumlahkan untuk tiap minggu/bulan dari awal sampai minggu/bulan terakhir secara komulatif. Titik-titik ini dihubungkan dan akan membentuk grafik BCWS,
4. reaiisasi  biaya dan  penyelesaian tiap  item  pekerjaan dicatai,  nilai atau
   bobotnya untuk tiap bulan secara komulatif,
5. jumlahkan bobot penyelesaian semua item pekerjaan yang ada untuk tiap
   bulannya secara komulatif. Titik-titik ini dihubungkan dan akan membentuk grafik ACWP,
6. tiap item  pekerjaan yang diselesaikan, untuk tiap minggu/bulannya diberi nilai anggarannya secara komulatif. Titik-titik ini dihubungkan dan akan membentuk grafik BCWP.

Evaluasi progres tiap bulan dilakukan seperti pada Bar chart schedule. Cara evaluasi grafik dapat dijelaskan sebagai berikut ini.

1. Evaluasi biaya dengan cara membandingkan grafik ACWP dengan grafik
   BCWP bila ACWP > BCWP, berarti melebihi anggaran (over budget),
   sebaliknya bila terjadi ACWP < BCWP, berarti di bawah anggaran (under
   budget).
2. Evaluasi waktu pelaksanaan dengan cara membandingkan grafik BCWP
   dengan grafik BCWS, kemudian bila BCWP < BCWS, berarti proyek
   terlambat, dan sebaliknya bila BCWP > BCWS proyek lebih cepat dari
   jadwal (ahead of scheduled). Bila mengukumya vertikal diperoleh nilai
   evaluasi   dalam   bobot   dan   bila   diukur   horisontal,   maka   diperoleh
   keterlambatan / lebih cepat dalam satuan waktu .
3. Nilai dalam hal ini diukur dengan rupiah, namun juga dapat dikonversikan
   menjadi persen ( % ). Gambar 3.6  berikut ini menjelaskan prakiraan jadwal dan biaya pada akhir proyek.

Membuat prakiraan biaya atau jadwal penyelesaian proyek yang didasarkan atas hasil analisis indikator yang diperoleh pada saat pelaporan, akan memberikan petunjuk besarnya biaya pada akhir proyek. Atau dapat dikatakan menggambarkan proyeksi mengenai akhir proyek atas dasar angka yang diperoleh pada saat pelaporan. Prakiraan tidak dapat memberikan jawaban dengan angka yang tepat karena didasarkan atas berbagai asumsi, jadi tergantung dari akurasi asumsi yang dipakai.

Meskipun demikian pembuatan prakiraan biaya atau jadwal sangat bermanfaat karena akan memberikan peringatan dini mengenai hal-hal yang akan terjadi dimasa yang akan datang, bila kecenderungan yang ada pada saat ini (saat pelaporan) tidak mengalami perubahan. Dengan demikian masih tersedia kesempatan untuk mengadakan tindakan koreksi atau pembetulan.  Rumus-rumus yang dipakai antara lain sebagai berikut.

Anggaran proyek keseluruhan  =  Anggaran Anggaran untuk pekerjaan tersisa  =  Anggaran – BCWP      ………………… ( 2.9 )

   

Bila dianggap kinerja biaya pada pekerjaan tersisa adalah tetap seperti pada saat pelaporan, maka prakiraan biaya untuk pekerjaan tersisa (Estimate To Completion = ETC) adalah sama besar dengan anggaran pekerjaan tersisa dibagi indek kinerja biaya, adapun rumusnya sebagai berikut :

	ETC =  (Anggaran total  –  BCWP) / CPI   ………………………………………….. (2.10)

 

Jadi prakiraan total biaya proyek (Estimate At Complate = EAC) adalah sama dengan jumlah pengeluaran sampai saat pelaporan ditambah prakiraan biaya untuk pekerjaan tersisa, dengan rumus sebagai berikut :

	EAC  =  ACWP + ETC         ……………………………………………. (2.11)

 

    

Prakiraan waktu/durasi proyek (Estimate Completion Date = ECD) dapat dihitung dengan rumus sebagai berikut :

	ECD  =  (Sisa waktu / SPI ) + Waktu yang sudah dilalui   ……………….…(2.12)

 

    

          

 

EAS (Estimate At Scheduled) adalah waktu pelaksanaan pekerjaan sampai saat pelaporan ditambah perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan yang tersisa. Rumusnya adalah sebagai berikut :

EAS  =  Waktu pelaporan + ETS          ………..….……………………..(2.13)

   

ETS (Estimate To Scheduled) adalah perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan yang tersisa, dengan menganggap kinerja jadwal adalah tetap seperti pada saat pelaporan. Rumusnya adalah sebagai berikut :

    

ETS  =  (Waktu rencana – Waktu pelaporan) / SPI        ……………….. (2.14)

Hubungan antara indikator-indikator ACWP, BCWS dan BCWP terhadap biaya penyelesaian proyek dan ordinat CB menunjukkan jumlah kenaikan biaya terhadap anggaran dan AB keterlambatan penyelesaian. Lebih jelasnya kita lihat pada Gambar  2.9.

Pengelola proyek sering kali ingin mengetahui efisiensi penggunaan sumber daya dan indek kinerja, sehingga untuk mengetahui besar kecilnya indek kinerja dapat dilihat dengan rumus sebagai berikut :

 

Bila kinerja ditinjau lebih lanjut akan terlihat hal-hal sebagai berikut.

1. Indek kinerja kurang dari satu berarti pengeluaran lebih besar dari anggaran atau waktu pelaksanaan lebih lama dari jadwal yang direncanakan. Bila anggaran dan jadwal sudah dibuat secara realistis, maka berarti ada sesuatu yang tidak benar dalam pelaksanaan pekerjaan.
2. Sejalan dengan pemikiran diatas, bila indek kinerja lebih dari satu maka kinerja penyelenggaraan proyek lebih baik dari perencanaan, dalam arti pengeluaran lebih kecil dari anggaran atau waktu pelaksanaan lebih cepat dari jadwal yang direncanakan.
3. Makin besar perbedaannya dari angka satu, maka makin besar penyimpangannya dari perencanaan dasar atau anggaran. Bahkan bila terdapat angka yang terlalu tinggi, yang berarti pelaksanaan pekerjaan sangat baik, namun perlu diadakan evaluasi apakah mungkin perencanaannya atau anggarannya yang tidak realistis.

 

Pada saat pelaporan data yang terkumpul mengenai kemajuan pekerjaan, ikatan pembelian dan pengeluaran dianalisis untuk setiap paket kerja (kode biaya) yang meliputi :

1. kemajuan fisik aktual dihitung berdasarkan anggaran yang diaplikasikan (BCWP),
2. pengeluaran tercatat pada sistem akuntansi (ACWP), dan
3. perencanan dasar dan anggaran yang mengaitkan jadwal dengan biaya (BCWS).

Sebagaimana telah diuraikan diatas, bahwa menganalisis kemajuan proyek dengan memakai metode varians sederhana dianggap kurang mencukupi, karena analisis varians tidak mengintegrasikan aspek biaya dengan jadwal. Untuk mengatasinya digunakan metode konsep nilai hasil dengan indikator BCWP, BCWS dan ACWP. Varians yang dihasilkan disebut varians biaya terpadu (CV) dan varians jadwal terpadu (SV). Berbagai kombinasi antara varians jadwal dan varians biaya disajikan dalam Gambar  3.8.

Rumus yang dipergunakan pada varians biaya dan varians jadwal adalah sebagai berikut :

 

 

 

Cost varians (CV) adalah perbedaan antara biaya yang telah dikeluarkan

dengan biaya yang seharusnya dikeluarkan sesuai dengan prestasi pekerjaan.

Schedule varians (SV) adalah besarnya perbedaan jadwal yang terjadi sebanding dengan perbedaan biaya yang terjadi.

Angka negatif varians biaya terpadu yang menunjukkan bahwa biaya lebih tinggi dari anggaran disebut cost overrun. Angka nol menunjukkan pekerjaan terlaksana sesuai anggaran, sementara angka positif berarti pekerjaan terlaksana dengan biaya kurang dari anggaran, ini disebut cost underrun.

Demikian juga halnya dengan jadwal, angka negatif berarti terlambat, angka nol berarti tepat waktu dan angka positif berarti lebih capat dari pada rencana, untuk lebih jelasnya keterangan ini dapat dilihat pada Tabel  2.1.

 

 

 

 

Tabel  2.1  Analisis Varians Terpadu

No	Varians Jadwal (SV)	Varians Biaya (CV)	Keterangan
a	Positif	Positif	Pekerjaan terlaksana lebih cepat dari pada jadwal dengan biaya lebih kecil dari pada anggaran
b	Nol	Positif	Pekerjaan terlaksana tepat sesuai  jadwal dengan biaya lebih rendah dari pada anggaran
c	Positif	Nol	Pekerjaan terlaksana sesuai anggaran dan selesai lebih cepat dari pada jadwal
d	Nol	Nol	Pekerjaan terlaksana sesuai jadwal dan anggaran
e	Negatif	Negatif	Pekerjaan selesai terlambat dan  biaya lebih tinggi dari anggaran
f	Nol	Negatif	Pekerjaan terlaksana sesuai jadwal dengan menelan biaya diatas  anggaran
g	Negatif	Nol	Pekerjaan selesai terlambat dengan biaya sesuai anggaran
h	Positif	Negatif	Pekerjaan selesai lebih cepat dari pada rencana dengan  biaya lebih tinggi dari anggaran
i	Negatif	Positif	Pekerjaan selesai terlambat dari pada rencana dengan biaya lebih rendah dari pada anggaran

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Angka-angka yang dihasilkan analisis varians menunjukkan perbedaan hasil kerja pada waktu pelaporan dibandingkan dengan anggaran atau jadwal. Metode ini untuk menjawab apakah proyek pada saat pelaporan masih sesuai dengan anggaran atau jadwal.

Kelemahan metode ini, yaitu menganalisis penyimpangan biaya dan jadwal masing-masing secara terpisah, tidak mengungkapkan masalah kinerja kegiatan yang sedang dilakukan. Misalnya suatu kegiatan tertentu pada saat pelaporan dinyatakan mencapai kemajuan melampaui jadwal yang direncanakan, tetapi belum tentu kegiatan tersebut sesuai anggaran yang dialokasikan untuk pekerjaan tersebut.

Konsep nilai hasil (earned value concept) adalah konsep menghitung besarnya biaya yang menurut anggaran sesuai dengan pekerjaan yang telah diselesaikan atau dilaksanakan (budgeted cost of work performed). Bila ditinjau dari jumlah pekerjaan yang diselesaikan, maka konsep ini mengukur besarnya unit pekerjaan yang telah diselesaikan pada suatu waktu dan dinilai berdasarkan jumlah anggaran yang disediakan untuk pekerjaan tersebut.

Dengan memakai dasar asumsi tertentu, metode tersebut dapat dikembangkan untuk membuat perkiraan atau proyeksi keadaan masa depan proyek, metode konsep nilai hasil ini dapat memperkirakan berbagai kemungkinan diantaranya :

1. dapatkah proyek diselesaikan dengan dana sisa yang ada,
2. berapa besar perkiraan biaya untuk menyelesaikan proyek, dan
3. berapa besar proyeksi keterlambatan pada akhir proyek bila kondisi masih sama seperti saat pelaporan.

Indikator-indikator yang dipakai dalam metode konsep nilai hasil antara lain sebagai berikut.

1. BCWP (Budgeted Cost of Work Performed)

Indikator BCWP (Budgeted Cost of Work Performed) ini menunjukkan nilai hasil dari sudut pandang nilai pekerjaan yang telah diselesikan terhadap anggaran yang disediakan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut.

1. BCWS (Budgeted Cost of Work Schedule)

BCWS (Budgeted Cost of Work Schedule) adalah anggaran suatu paket pekerjaan yang disusun berkaitan dengan jadwal pelaksanaan. Jadi dalam hal ini terjadi perpaduan antara biaya, jadwal dan lingkup kerja, dimana pada setiap elemen pekerjaan telah dialokasikan biaya dan jadwal yang nantinya dapat menjadi tolok ukur dalam pelaksanaan. Faktor yang menunjukkan kemajuan dan pelaksanan proyek seperti :

1)        varians biaya/Cost Varians (CV), varians jadwal/Schedule Varians (SV),

2)        memantau perubahan varians terhadap angka standar,

3)        indeks produktivitas dan kinerja, dan

4)        prakiraan biaya penyelesaian proyek.

1. ACWP (Actual Cost of Work Performed)

ACWP (Actual Cost of Work Performed) adalah jumlah biaya aktual dari pekerjaan yang telah dilaksanakan, yaitu segala biaya pengeluaran dari paket kerja termasuk perhitungan overhead.  Jadi ACWP merupakan jumlah aktual dari pengeluaran atau dana yang digunakan untuk melaksanakan pekerjaan pada kurun waktu tertentu.

Cara lain untuk memperagakan adanya varians adalah dengan menggunakan grafik. Grafik dibuat dengan sumbu Y sebagai nilai kumulatif biaya atau jam-orang kerja yang telah digunakan atau persentase ( % ) penyelesaian pekerjaan, sedangkan sumbu X menunjukkan parameter waktu. Ini berarti menggambarkan kemajuan volume pekerjaan yang diselesaikan sepanjang siklus proyek. Bila grafik tersebut dibandingkan dengan grafik serupa yang disusun berdasarkan perencanaan dasar (komulatif pengeluaran berdasarkan anggaran uang /jam-orang) maka akan terlihat jika terjadi penyimpangan .

Grafik yang dibuat dengan sumbu vertikal sebagai nilai kumulatif biaya atau jam-orang atau penyelesaian pekerjaan dan sumbu horisontal sebagai waktu kalender masing-masing dari angka 0 sampai 100, umumnya akan berbentuk huruf S, ini disebabkan oleh kegiatan proyek berlangsung sebagai berikut:

1. kemajuan pada awalnya bergerak lambat,
2. diikuti oleh kegiatan yang bergerak cepat dalam kurun waktu yang lebih
   lama,
3. akhirnya kecepatan kemajuan tersebut menurun dan berhenti pada titik akhir .

Penggunaan grafik “S” pada gambar 3.4 dan gambar 3.5 dijumpai dalam hal-hal sebagai berikut ini :

1. Pada analisis kemajuan proyek secara keseluruhan.
2. Penggunaan untuk satuan unit pekerjaan atau elemen-elemennya.
3. Pada kegiatan engineering dan pembelian untuk menganalisis persentase
   (%) penyelesaian pekerjaan.
4. Pada kegiatan konstruksi, yaitu untuk menganalisis pemakaian tenaga kerja
   atau jam-orang dan  menganalisis persentase (%)  penyelesaian  serta
   pekerjaan-pekerjaan lain yang diukur dan dinyatakan dalam unit versus
   waktu.

Suatu sistem pemantauan dan pengendalian disamping memerlukan perencanaan yang realistis sebagai tolok ukur pencapaian sasaran, juga harus dilengkapi dengan  teknik dan metode yang dapat mengungkapkan tanda-tanda terjadinya penyimpangan. Untuk pengendalian biaya dan waktu terdapat dua macam metodenya yaitu : Identifikasi Varians dan Konsep Nilai Hasil (Earned Value Concept). Identifikasi dilakukan dengan membandingkan jumlah uang yang sesungguhnya dikeluarkan dengan anggaran. Sedangkan untuk jadwal, dianalisis kurun waktu yang telah dipakai dibandingkan dengan perencanaan.

Penggunaan varians sebagai teknik dan metode pengendalian proyek dan grafiks “S” yang sering digunakan untuk memperlihatkan varians, penyajian konsep nilai hasil beserta indikator-indikator BCWS, BCWP, dan ACWP yang dianggap sebagai salah satu metode pengendalian yang efektif dan dapat dipakai untuk memperkirakan besarnya biaya dan jadwal sampai pada akhir proyek.

Pada setiap rapat yang membicarakan aspek pengendalian biaya dan jadwal, akan selalu ditanyakan bagaimana kemajuan pelaksanaan kegiatan terakhir, apakah pengeluaran melebihi anggaran atau kemajuan sesuai dengan jadwal. Untuk itu menjelang saat pelaporan dikumpulkan informasi mengenai status akhir kemajuan proyek dengan menghitung jumlah unit yang diselesaikan, kemudian dibandingkan dengan perencanaan atau dengan melihat catatan penggunaan sumber daya, misalnya jam-orang dan membandingkannya dengan anggaran. Teknik demikian dikenal sebagai teknik analisis varians, yang akan memperlihatkan perbedaan antara hal-hal berikut ini :

1. Biaya pelaksanaan dengan anggaran .
2. Waktu pelaksanaan dengan jadwal.
3. Tanggal mulai pelaksanaan dengan rencana.
4. Tanggal akhir pekerjaan dengan rencana.
5. Angka kenyataan pemakaian tenaga kerja dengan anggaran.
6. Jumlah penyelesaian pekerjaan dengan rencana.

Di samping menunjukkan angka perbedaan kumulatif antara rencana dan pelaksanaan pada saat pelaporan, analisis varians juga mendorong untuk melacak dan mengkaji dimana dan kapan telah terjadi varians yang paling dominan dan kemudian mencari penyebabnya untuk diadakan koreksi.

Garis besar aspek dan area pengendalian proyek amat luas, karena masing-masing aspek berkaitan satu dengan yang lain, yang paling penting diantaranya adalah sebagai berikut.

1)        Pengendalian Biaya

Pengendalian biaya dilakukan dengan cara mengelompokkan biaya menjadi per area, seperti biaya kantor pusat, dan lapangan atau biaya jenis pekerjaan seperti biaya engineering, pembelian dan konstruksi.

2)      Pengendalian Waktu (Jadwal)

Pengendalian dilakukan pada pekerjaan kritis. Pertama-tama perencanaan penyusunan jadwal induk, kemudian dirinci menjadi komponen-komponennya yang bersifat kritis yaitu milestone. Jumlah milestone tergantung dari jenis proyek. Masing-masing kegiatan, seperti engineering, pengadaan material dan konstruksi mempunyai kegiatan kritis dan dapat dijadikan milestone.

3)      Pengendalian Penggunaan Jam – Orang

Pengendalian penggunaan jam-orang dapat dikelompokkan menjadi penggunaan per area atau per jenis pekerjaan.

4)      Pengendalian Kinerja dan Produktivitas

Mengendalikan biaya atau waktu secara terpisah tidak dapat memberikan gambaran mengenai  kinerja suatu pekerjaan pada saat laporan. Misalkan suatu pekerjaan pelaksanaannya lebih cepat dari jadwal, hal ini belum tentu menunjukkan sesuatu yang menggembirakan, sebab ada kemungkinan biaya yang dipakai untuk melaksanakan pekerjaan tersebut melebihi anggaran yang dialokasikan untuk itu.

Dalam hal ini penggunaan biaya yang tidak efisien mencerminkan kinerja dari pekerjaan tersebut berada dibawah standar yang ditentukan, sehingga dapat berakibat proyek tidak akan selesai karena kehabisan dana. Oleh karena itu dalam pengendalian proyek diperlukan juga evaluasi dan analisis kinerja pekerjaan saat pelaporan.

5)      Pengendalian Prosedur

Pengendalian prosedur bermaksud mengkaji apakah kegiatan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur dan peraturan yang telah ditentukan. Dalam hal ini yang diperhatikan bukan saja pencapaian sasaran proyek, tetapi juga dicermati cara-cara mencapainya, apakah sudah mengikuti prosedur dan peraturan yang berlaku.

Agar suatu sistem pengendalian dapat berjalan dengan efektif diperlukan 4 (empat) unsur-unsur sebagai berikut ini.

1)        Tolok ukur yang realistis

Tolok ukur pengendalian biaya adalah anggaran, sedangkan untuk jadwal/waktu salah satu tolok ukur yang penting adalah milestone. Anggaran dan jadwal tersebut diintegrasikan menjadi anggaran per waktu atau time prased budget dan dipecah atau dirinci sampai tingkat paket kerja dan kode akutansi biaya.

2)      Perangkat yang dapat memproses dengan cepat dan tepat

Memproses masukan data dan informasi hasil pelaksanaan pekerjaan menjadi indikator-indikator yang dapat dipakai sebagai dasar pengambilan keputusan.

3)      Prakiraan yang akurat

Meliputi berbagai perkiraan (forecast) biaya dan jadwal kegiatan, seperti biaya dan jadwal untuk pekerjaan tersisa sampai akhir penyelesaian proyek, kecenderungan bilamana tidak mengalami perubahan.

4)      Rencana tindakan (action plan)

Tindakan ini diambil untuk mencegah pengeluaran biaya yang melebihi anggaran (cost overrun) dan keterlambatan (schedule delay) pekerjaan.

Apabila ukuran keberhasilan produksi hanya dipandang dari sisi out put, maka produktivitas dipandang dari dua sisi sekaligus, yaitu  sisi input dan sisi out put. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa produktivitas berkaitan dengan efisiensi penggunaan input dalam memproduksi (barang dan jasa).

Mali (1978) dalam Sahid (2003) menyatakan bahwa produktivitas tidak sama dengan produksi, tetapi produksi, performasi kualitas, hasil-hasil, merupakan komponen dari usaha produktivitas. Dengan demikian produktivitas merupakan suatu kombinasi dari efektivitas dan efisiensi, sehingga produktivitas dapat diukur berdasarkan pengukuran berikut :

Dimana:

Q   = Produktivitas

O   = Output yang dihasilkan

I     = Input yang dipergunakan

T    = Pencapaian tujuan

S    = Penggunaan sumber daya

Ev = Efektivitas

Es = Efisiensi

………………………………………………………………………………………… (2.4)

Dimana:

IP  = Indeks produktivitas

S    = Jumlah jam-orang yang sesungguhnya digunakan

T    = Jumlah jam-orang yang diperlukan

Sumanth (1985) dalam Sahid (2003) memperkenalkan suatu konsep format yang disebut sebagai siklus produktivitas (productivity cycle) untuk dipergunakan dalam peningkatan produktivitas terus-menerus. Adapun konsep siklus produktivitas terdiri dari empat tahap dengan penjelasan sebagai berikut ini.

1. Pengukuran Produktivitas

Secara formal program peningkatan produktivitas harus dimulai melalui pengukuran produktivitas dari sistem industri itu sendiri.

1. Evaluasi Produktivitas

Mengevaluasi tingkat produktivitas aktual untuk diperbandingkan dengan rencana yang telah ditetapkan. Perbedaan yang terjadi antara tingkat produktivitas aktual dan rencana merupakan masalah produktivitas yang harus dievaluasi dan dicari akar penyebabnya.

1. Perencanaan Produktivitas

Berdasarkan evaluasi selanjutnya dapat direncanakan kembali target produktivitas yang akan dicapai baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.

1. Peningkatan Produktivitas

Target produktivitas yang telah direncanakan itu, berbagai program formal dapat dilakukan untuk meningkatkan produktivitas terus-menerus.

Untuk meningkatkan produktivitas dan profitabilitas perusahaan adalah membangun suatu sistem industri yang memperhatikan secara terfokus dan bersama sekaligus pada aspek-aspek kualitas, efektivitas pencapaian tujuan dan efisiensi penggunaan sumber-sumber daya.

1. Perencanaan Sumber Daya Manusia

Untuk melaksanakan proyek, salah satu sumber daya yang menjadi faktor penentu keberhasilannya adalah tenaga kerja. Bertolak dari kenyataan tersebut bahwa jenis dan identitas kegiatan proyek tepat sepanjang siklusnya, sehingga penyediaan jumlah tenaga, jenis keterampilan dan keahlian harus mengikuti tuntutan perubahan kegiatan yang berlangsung. Perencanaan tenaga kerja proyek harus menyeluruh dan terinci meliputi perkiraan, jenis dan kapan keperluan tenaga kerja, seperti tenaga ahli dan berbagai disiplin ilmu pada tahap desain engineering dan pembelian, supervisor dan pekerjaan lapangan untuk pabrikasi dan konstruksi.

Secara teoritis keperluan rata-rata jumlah tenaga kerja dapat dihitung dari total lingkup kerja proyek yang dinyatakan dalam jam – orang atau bulan – orang (man – month) dibagi dengan kurun waktu pelaksanaan. Faktor yang mempengaruhi perencanaan tenaga kerja proyek antara lain :

1. produktivitas tenaga kerja,
2. tenaga kerja periode puncak (peak),
3. jumlah tenaga kerja kantor pusat,
4. perkiraan jumlah tenaga kerja konstruksi di lapangan, dan
5. meratakan jumlah tenaga kerja guna mencegah gejolak (fluctuation) yang tajam.
6. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Produktivitas Kerja

Variabel-variabel yang mempengaruhi produktivitas tenaga kerja dilapangan dikelompokkan menjadi :

1. kondisi fisik dilapangan dan sarana bantu,
2. supervisi, perencanaan dan koordinasi,
3. komposisi kelompok kerja,
4. kerja lembur,
5. kepadatan tenaga kerja,
6. kurva pengalaman (learning curve),
7. pekerja langsung versus sub kontraktor, dan
8. ukuran besar proyek.

Berikut ini adalah penjelasan 8 (delapan) item tersebut.

1. Kondisi Fisik Lapangan dan Sarana bantu

Kondisi fisik geografis lokasi proyek, tempat penampungan tenaga kerja yang terawat serta sarana bantu yang berupa peralatan konstruksi amat berpengaruh terhadap produktivitas tenaga kerja. Kondisi fisik ini berupa :

1)        iklim, musim atau keadaan cuaca,

2)        misalnya : adanya temperatur udara panas dan dingin, salju serta hujan dan lain-lain.

3)        keadaan fisik lapangan, kondisi fisik lapangan kerja seperti rawa-rawa, padang pasir dan lain-lain, dan

4)        sarana bantu, kurangnya kelengkapan sarana bantu peralatan konstruksi.

1. Supervisi, Perencanaan dan Koordinasi

Pengawasan adalah segala sesuatu yang berhubungan langsung dengan tugas pengelola para tenaga kerja, memimpin para pekerja dalam pelaksanaan tugas, termasuk menjabarkan perencanaan dan pengendalian menjadi langkah-langkah pelaksanaan jangka pendek, serta mengkoordinasikan dengan rekan terkait. Tugas menjabarkan perencanaan ini memerlukan pengetahuan yang mendalam mengenai lingkup pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya, dan derajat keterampilan tenaga kerja yang akan melaksanakannya.

1. Komposisi Kelompok Kerja

Pada kegiatan konstruksi, seorang pengawas lapangan memimpin satu kelompok kerja yang terdiri dari bermacam-macam pekerja lapangan (labour craft), seperti tukang batu, tukang besi, tukang kayu dan lain-lain. Yang dimaksud dengan komposisi kelompok kerja adalah :

1)        perbandingan jam-orang yang berhubungan langsung dan pekerja yang dipimpinnya,

2)        perbandingan jam-orang untuk disiplin kerja dalam kelompok kerja.

Perbandingan jam – orang yang berhubungan langsung terhadap total jam – orang kelompok kerja yang dipimpinnya, menunjukkan indikasi besarnya rentang kendali (span of control) yang dimiliki.

1. Produktivitas Kerja Lembur

Seringkali pekerjaan lembur tidak dapat dihindari, untuk mengejar sasaran jadwal.

1. Produktivitas Penambahan Tenaga kerja

Percepatan jadwal, diperlukan penambahan tenaga kerja, namun hal ini akan menimbulkan penurunan produktivitas kerja. Makin banyak jumlah tenaga kerja per area atau makin sempitnya area untuk setiap pekerja, maka makin sibuk kegiatan per area tersebut,  yang akhirnya akan mencapai titik dimana kelancaran pekerjaan terganggu dan mengakibatkan penurunan produktivitas, titik ini disebut titik jenuh. Gambar 3.7 menunjukkan pengaruh kepadatan tenaga kerja terhadap produktivitas.

1. Pengendalian Tenaga kerja

Untuk menyelenggarakan proyek, salah satu sumber daya yang menjadi faktor penentu  keberhasilannya adalah tenaga kerja. Jenis kegiatan dan intensitas proyek berubah cepat sepanjang siklusnya, sehingga penyediaan jumlah tenaga kerja, jenis keterampilan dan keahlian harus mengikuti perubahan kegiatan yang sedang berlangsung.

 Berdasarkan kenyataan tersebut, maka suatu perencanaan tenaga kerja proyek yang menyeluruh dan terinci harus meliputi perkiraan jenis dan kapan keperluan tenaga kerja, seperti tanaga ahli dari berbagai disiplin ilmu pada tahap desain engineering dan pembelian, supervisor dan pekerja lapangan untuk pabrikasi dan konstruksi didatangkan. Cara memperkirakan jumlah tenaga kerja yang diperlukan, yaitu dengan mengkonversikan lingkup proyek dari jumlah jam-orang menjadi jumlah tenaga kerja atau keperluan rata-rata jumlah tenaga kerja dapat dihitung dari total lingkup proyek yang dinyatakan dalam jam – orang atau bulan – orang dibagi kurun waktu pelaksanaan.

1. Pekerja Langsung versus Subkontraktor

Dikenal dua cara bagi kontraktor utama dalam melakasanakan pekerjaan lapangan, yaitu dengan merekrut langsung tenaga kerja dan memberikan kepenyeliaan (direct hire) atau menyerahkan paket kerja tertentu kepada subkontraktor. Dari segi produktivitas umumnya subkontraktor lebih tinggi 5 – 10 % dibandingkan pekerja langsung. Hal ini disebabkan tenaga kerja subkontraktor telah terbiasa dalam pekerjaan yang relatif terbatas lingkup dan jenisnya, ditambah lagi prosedur dan kerjasama telah dikuasai dan terjalin lama antara para pekerja maupun dengan penyelia. Meskipun produktivitas lebih tinggi dan jadwal penyelenyelesaian pekerjaan potensial dapat lebih singkat, tetapi dari segi biaya belum tentu rendah dibanding memakai pekerja langsung, karena adanya biaya overhead dari perusahaan subkontraktor.

1. Ukuran Besar Proyek

           Menunjukkan bahwa besar proyek (dinyatakan dalam jam – orang) juga mempengaruhi produktivitas tenaga kerja lapangan, dalam arti makin besar ukuran proyek produktivitas menurun.

Pelaksanaan pekerjaan dengan manajemen profesional meliputi perencanaan/desainer, pelelangan/tender dan pelaksanaan. Perencanaan jadwal waktu dapat dibuat dengan berbagai cara/teknik yang banyak digunakan antara lain dengan bagan balok (bar chart) maupun jaringan kerja (network planning).

Untuk membuat jadwal kerja dengan bagan balok (bar chart) yang pertama harus diketahui adalah durasi dari tiap-tiap pekerjaan. Durasi dihitung dengan rumus sebagai berikut :

D = V/P

 …………………………………………………………………………… (2.1)

Dimana : D  = durasi

V  = volume pekerjaan

P  = produktivitas per satuan waktu

Selanjutnya pelaksanaan tiap-tiap pekerjaan diplot dengan bentuk balok pada bagan dengan memperhatikan urutan pelaksanaannya dengan pekerjaan-pekerjaan yang lain. Bagan balok sangat bermanfaat karena dapat dikembangkan menjadi kurva S, yaitu grafik yang menunjukkan kemajuan/prestasi pada satuan waktu tertentu untuk seluruh proyek, baik dari sisi perencanaan maupun dari realisasi. Prosentase kemajuan pada kurva S didasarkan pada satuan yang sama, yang disebut bobot. Agar ukuran yang digunakan untuk setiap pekerjaan dalam menghitung bobot sama, maka satuan tiap pekerjaan dinyatakan dalam satuan uang (rupiah). Cara penghitungan bobot pekerjaan adalah sebagai berikut :

A = (B/C) x 100%  …………………………………………………………………… (2.2)

Dimana:

A = Bobot pekerjaan (%)

B = Nilai/Biaya item pekerjaan (Rp)

C = Nilai/Biaya total proyek (Rp)

Pengertian suatu proyek adalah kegiatan-kegiatan yang dapat direncanakan dan dilaksanakan dalam satu bentuk kesatuan dengan menggunakan sumber daya untuk mendapatkan manfaat. Kegiatan-kegiatan berlangsung dalam jangka waktu terbatas dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk menghasilkan produk yang kriteria mutunya telah digariskan dengan jelas. Sumber daya yang digunakan dalam pelaksanaan proyek dapat berbentuk barang-barang modal, bahan-bahan mentah, tenaga kerja dan waktu. Sumber daya tersebut sebagian atau seluruhnya dapat dianggap sebagai barang atau jasa, konsumsi yang dikorbankan dari penggunaan masa sekarang untuk memperoleh manfaat yang lebih besar dimasa yang akan datang. Dari pengertian di atas, proyek mempunyai ciri-ciri:

1. memiliki tujuan yang khusus, produk akhir atau hasil kerja akhir,
2. jumlah biaya, sasaran jadwal serta kriteria mutu dalam proses pencapaian tujuan-tujuan yang telah ditentukan,
3. bersifat sementara, dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas, titik awal dan akhir ditentukan dengan jelas, dan
4. tidak berulang, macam dan intensitas kegiatan berubah atau tidak sama.

Kegiatan-kegiatan yang sudah direncanakan selanjutnya dilaksanakan, untuk itu perlu mengorganisir dan mengelola sumber daya yang ada agar tercapai sasaran tersebut. Upaya tersebut bertujuan agar kegiatan-kegiatan dapat berjalan lancar mencapai sasaran tanpa banyak penyimpangan yang berarti. Usaha ini dikenal sebagai proses pengendalian yang merupakan salah satu fungsi manajemen proyek .

Di dalam proses mencapai tujuan tersebut ada batasan yang harus dipenuhi yaitu besarnya biaya yang dialokasikan, jadwal/waktu yang ditentukan serta mutu yang harus dipenuhi. Ketiga hal tersebut merupakan parameter penting bagi penyelenggara proyek yang sering diasosiasikan sebagai sasaran proyek.

1. Biaya/Anggaran

Biaya/anggaran adalah suatu batasan alokasi dana yang ditentukan untuk suatu proyek. Proyek harus diselesaikan dengan biaya yang tidak melebihi dari anggaran yang ditentukan. Anggaran tidak hanya ditentukan secara total proyek melainkan terbagi atas anggaran komponen-komponennya atau per periode tertentu (misalnya per triwulan atau per kwartal) yang jumlahnya disesuaikan dengan keperluan. Dengan demikian penyelesaian bagian-bagian proyek pun harus memenuhi sasaran anggaran per periode tersebut.

1. Jadwal/Waktu

Waktu/jadwal adalah suatu rentang masa yang ditetapkan untuk penyelesaian suatu proyek. Proyek harus dikerjakan sesuai dengan kurun waktu yang telah ditentukan dalam arti penyerahan akhir proyek tidak boleh melewati batas waktu yang ditentukan.

1. Mutu

Mutu adalah suatu standar/target yang harus dihasilkan suatu produk dengan biaya dan waktu yang telah ditentukan. Produk atau hasil kegiatan proyek harus memenuhi spesifikasi dan kriteria yang dipersyaratkan. Sebagai contoh, bila hasil kegiatan proyek tersebut berupa produk aspal beton maka kriteria yang harus dipenuhi adalah persyaratan material, pencampuran, dan pelaksanaan penghamparan harus sesuai dengan spesifikasi yang dipersyaratkan untuk mutu aspal beton tersebut.

               Iman Soeharto (1998) memberikan penjelasan suatu konsep biaya pada suatu pekerjaan (aktivitas) dapat dibagi dalam :

1. Biaya langsung (direct cost), yaitu biaya yang berkaitan langsung dengan volume pekerjaan yang dilaksanakan antara lain biaya untuk upah tenaga kerja dan bahan/material. Hubungan antara biaya langsung dengan waktu pelaksanaan merupakan garis non linier, apabila waktu pelaksanaan dipercepat maka pada umumnya biaya langsung akan makin tinggi.
2. Biaya tak langsung (indirect cost), yaitu pengeluaran-pengeluaran untuk overhead, gaji pegawai tetap, biaya sewa dan perawatan alat, asuransi, bunga bank dan sebagainya. Biaya ini mempunyai sifat bahwa apabila waktu pelaksanaan diperlambat maka secara total biaya akan semakin tinggi.

H

Dalam rangka upaya membentuk suatu Sistem Manajemen Proyek yang lengkap serta kokoh, untuk pelaksanaan pada masing-masing tahapan siklus mekanisme tersebut memerlukan alat-alat manajemen, yang umumnya terdiri dari:

1. Analisis Masalah

Perencanaan proyek dimulai dari masalah-masalah pokok program pembangunan, menyusun strategi yang lebih luas, dan kemudian memilih proyek-proyek yang akan dapat mencapai tujuan-tujuan program tersebut. Diperlukan cara-cara analisis yang sistematis, sederhana, mudah dikomunikasikan, dan didasarkan pada suatu kerangka pemikiran logis.

1. Kerangka Logis

Kerangka logis merupakan seperangkat pengertian yang saling berkaitan, yang mampu menjelaskan secara logis tentang :

1)        Mengapa suatu proyek harus dilaksanakan,

2)        Bagaimana proyek akan dilaksanakan,

3)        Faktor-faktor luar apa saja yang mengakibatkan ketidakpastian keberhasilan proyek,

4)        Bagaimana wujud proyek bila sudah selesai,

5)        Bagaimana menetapkan ukuran keberhasilan proyek yang sudah selesai.

1. Analisis Anggaran Keuangan

Anggaran keuangan disusun secara realistis, bertahap waktu, dengan berorientasi pada kegiatan-kegiatan proyek.

1. Rincian Tanggung Jawab

Rincian tanggung jawab yang merupakan salah satu perangkat Sistem Manajemen Proyek dengan kegunaannya antara lain sebagai berikut:

1. Dapat membantu tercapainya kesepakatan mengenai peran dan tanggung jawab masing-masing individu atau satuan organisasi yang terlibat dalam pelaksanaan proyek,
2. Untuk menyederhanakan pelaksanaan koordinasi proyek dan sebagai sarana untuk media komunikasi antar masing-masing penanggung jawab,
3. Memperlihatkan hubungan tugas dan jabatan secara jelas, sehingga membantu memastikan bahwa semua tugas dan personil yang diperlukan telah tersusun.
4. Jadwal Pelaksanaan Proyek

Jadwal pelaksanaan berguna untuk menentukan waktu dan urutan kegiatan-kegiatan proyek, dan dibuat berdasarkan daftar perincian kegiatan.

1. Sistem Monitoring dan Pelaporan

Dalam rangka pengendalian dan pengawasan terhadap pelaksanaan proyek dibutuhkan media atau alat yang mampu merangkum informasi-informasi yang harus secara aktif diketahui, diikuti, dan diamati selama pelaksanaan.

1. Sistem Evaluasi

Evaluasi Ditujukan untuk penyempurnaan pelaksanaan proyek sehingga lebih bersifat berorientasi ke depan, yaitu upaya peningkatan kesempatan demi untuk keberhasilan proyek. Dan dapat memeriksa kemajuan dan kemampuan proyek dalam mengatasi segenap permasalahan yang dihadapi pada setiap saat.

1. Konsep Pendekatan Tim

Pendekatan tim merupakan upaya membangkitkan semangat untuk menggalang persatuan dalam bekerja sama, memadukan tindakan, meningkatkan komunikasi, mengurangi masalah dan mendorong keikutsertaan mereka yang keterlibatannya diperlukan demi keberhasilan proyek.

Semua kegiatan proyek merupakan suatu siklus mekanisme manajemen yang didasarkan atas tiga tahapan, yaitu : perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi (lihat gambar 2.2). Siklus mekanisme manajemen tersebut merupakan proses terus menerus selama proyek berjalan. Oleh karenanya pelaksanaan proyek berlangsung dalam suatu tata hubungan kompleks yang selalu berubah-ubah (dinamis). Rencana semula harus selalu disesuaikan dengan keadaan atau kondisi mutakhir dengan memanfaatkan umpan balikdari hasil evaluasi. Keberhasilan pelaksanaannya tergantung pada upaya dan tindakan yang terkoordinasi dari berbagai satuan organisasi dan jabatan di berbagai jenjang manajemen.

Untuk dapat menangani pelaksanaan proyek dengan baik atau paling tidak dimaksudkan untuk memperkecil peluang timbulnya permasalahan dan mencegah datangnya kesulitan, diperlukan pendekatan dengan menyusun suatu konsep Sistem Manajemen Proyek. Sedangkan konsep sistem yang dimaksud tiada lain adalah penataan serta pengorganisasian atas faktor-faktor yang berpengaruh terhadap keberhasilan manajemen manajemen proyek.

Sistem manajemen proyek disusun dan dijabarkan menjadi seperangkat pengertian-pengertian, alat-alat, dan petunjuk tata cara yang mudah untuk dilaksanakan sedemikian sehingga :

1. Mampu menghubungkan dan menjembatani kesenjangan persepsi di antara para perencana pembangunan dan pelaksanaannya, sehingga kesemuanya mempunyai satu kerangka konsep yang sama tentang kriteria keberhasilan suatu proyek,
2. Dapat memberikan kesamaan bahasa yang sekaligus memadukan tertib teknis dan sosial, yang dapat diterapkan pada setiap proyek disetiap jenjang dengan cara-cara sederhana, jelas, dan sistematis,
3. Mampu mewujudkan suatu bentuk kerjasama dan koordinasi antar satuan organisasi pelaksanaannya sehingga terwujud suatu semangat bersama untuk merencanakan proyek secara lebih terinci, dan cukup cermat dalam mengantisipasi masalah-masalah yang akan timbul dalam pelaksanaannya.

Sistem Manajemen Proyek yang diberlakukan hendaknya ditujukan untuk dapat digunakan dalam upaya melengkapi tata cara organisasi yang berlaku. Sehingga pemakaian sistem tersebut, khususnya pada proyek-proyek pemerintah, akan membantu para birokrat untuk dapat memenuhi peraturan dan ketentuan pemerintah dalam perencanaan, penyusunan anggaran keuangan dan sistem pelaporan.

Pelaksanaan pekerjaan dengan manajemen profesional meliputi perencanaan/desainer, pelelangan/tender dan pelaksanaan. Perencanaan jadwal waktu dapat dibuat dengan berbagai cara/teknik yang banyak digunakan antara lain dengan bagan balok (bar chart) maupun jaringan kerja (network planning).

Untuk membuat jadwal kerja dengan bagan balok (bar chart) yang pertama harus diketahui adalah durasi dari tiap-tiap pekerjaan. Durasi dihitung dengan rumus sebagai berikut :

D = V/P

 …………………………………………………………………………… (2.1)

Dimana : D  = durasi

V  = volume pekerjaan

P  = produktivitas per satuan waktu

Selanjutnya pelaksanaan tiap-tiap pekerjaan diplot dengan bentuk balok pada bagan dengan memperhatikan urutan pelaksanaannya dengan pekerjaan-pekerjaan yang lain. Bagan balok sangat bermanfaat karena dapat dikembangkan menjadi kurva S, yaitu grafik yang menunjukkan kemajuan/prestasi pada satuan waktu tertentu untuk seluruh proyek, baik dari sisi perencanaan maupun dari realisasi. Prosentase kemajuan pada kurva S didasarkan pada satuan yang sama, yang disebut bobot. Agar ukuran yang digunakan untuk setiap pekerjaan dalam menghitung bobot sama, maka satuan tiap pekerjaan dinyatakan dalam satuan uang (rupiah). Cara penghitungan bobot pekerjaan adalah sebagai berikut :

A = (B/C) x 100%  …………………………………………………………………… (2.2)

Dimana:

A = Bobot pekerjaan (%)

B = Nilai/Biaya item pekerjaan (Rp)

C = Nilai/Biaya total proyek (Rp)

Pengertian suatu proyek adalah kegiatan-kegiatan yang dapat direncanakan dan dilaksanakan dalam satu bentuk kesatuan dengan menggunakan sumber daya untuk mendapatkan manfaat. Kegiatan-kegiatan berlangsung dalam jangka waktu terbatas dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk menghasilkan produk yang kriteria mutunya telah digariskan dengan jelas. Sumber daya yang digunakan dalam pelaksanaan proyek dapat berbentuk barang-barang modal, bahan-bahan mentah, tenaga kerja dan waktu. Sumber daya tersebut sebagian atau seluruhnya dapat dianggap sebagai barang atau jasa, konsumsi yang dikorbankan dari penggunaan masa sekarang untuk memperoleh manfaat yang lebih besar dimasa yang akan datang. Dari pengertian di atas, proyek mempunyai ciri-ciri:

1. memiliki tujuan yang khusus, produk akhir atau hasil kerja akhir,
2. jumlah biaya, sasaran jadwal serta kriteria mutu dalam proses pencapaian tujuan-tujuan yang telah ditentukan,
3. bersifat sementara, dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas, titik awal dan akhir ditentukan dengan jelas, dan
4. tidak berulang, macam dan intensitas kegiatan berubah atau tidak sama.

Kegiatan-kegiatan yang sudah direncanakan selanjutnya dilaksanakan, untuk itu perlu mengorganisir dan mengelola sumber daya yang ada agar tercapai sasaran tersebut. Upaya tersebut bertujuan agar kegiatan-kegiatan dapat berjalan lancar mencapai sasaran tanpa banyak penyimpangan yang berarti. Usaha ini dikenal sebagai proses pengendalian yang merupakan salah satu fungsi manajemen proyek .

Di dalam proses mencapai tujuan tersebut ada batasan yang harus dipenuhi yaitu besarnya biaya yang dialokasikan, jadwal/waktu yang ditentukan serta mutu yang harus dipenuhi. Ketiga hal tersebut merupakan parameter penting bagi penyelenggara proyek yang sering diasosiasikan sebagai sasaran proyek.

1. Biaya/Anggaran

Biaya/anggaran adalah suatu batasan alokasi dana yang ditentukan untuk suatu proyek. Proyek harus diselesaikan dengan biaya yang tidak melebihi dari anggaran yang ditentukan. Anggaran tidak hanya ditentukan secara total proyek melainkan terbagi atas anggaran komponen-komponennya atau per periode tertentu (misalnya per triwulan atau per kwartal) yang jumlahnya disesuaikan dengan keperluan. Dengan demikian penyelesaian bagian-bagian proyek pun harus memenuhi sasaran anggaran per periode tersebut.

1. Jadwal/Waktu

Waktu/jadwal adalah suatu rentang masa yang ditetapkan untuk penyelesaian suatu proyek. Proyek harus dikerjakan sesuai dengan kurun waktu yang telah ditentukan dalam arti penyerahan akhir proyek tidak boleh melewati batas waktu yang ditentukan.

1. Mutu

Mutu adalah suatu standar/target yang harus dihasilkan suatu produk dengan biaya dan waktu yang telah ditentukan. Produk atau hasil kegiatan proyek harus memenuhi spesifikasi dan kriteria yang dipersyaratkan. Sebagai contoh, bila hasil kegiatan proyek tersebut berupa produk aspal beton maka kriteria yang harus dipenuhi adalah persyaratan material, pencampuran, dan pelaksanaan penghamparan harus sesuai dengan spesifikasi yang dipersyaratkan untuk mutu aspal beton tersebut.

               Iman Soeharto (1998) memberikan penjelasan suatu konsep biaya pada suatu pekerjaan (aktivitas) dapat dibagi dalam :

1. Biaya langsung (direct cost), yaitu biaya yang berkaitan langsung dengan volume pekerjaan yang dilaksanakan antara lain biaya untuk upah tenaga kerja dan bahan/material. Hubungan antara biaya langsung dengan waktu pelaksanaan merupakan garis non linier, apabila waktu pelaksanaan dipercepat maka pada umumnya biaya langsung akan makin tinggi.
2. Biaya tak langsung (indirect cost), yaitu pengeluaran-pengeluaran untuk overhead, gaji pegawai tetap, biaya sewa dan perawatan alat, asuransi, bunga bank dan sebagainya. Biaya ini mempunyai sifat bahwa apabila waktu pelaksanaan diperlambat maka secara total biaya akan semakin tinggi.

H

Dalam rangka upaya membentuk suatu Sistem Manajemen Proyek yang lengkap serta kokoh, untuk pelaksanaan pada masing-masing tahapan siklus mekanisme tersebut memerlukan alat-alat manajemen, yang umumnya terdiri dari:

1. Analisis Masalah

Perencanaan proyek dimulai dari masalah-masalah pokok program pembangunan, menyusun strategi yang lebih luas, dan kemudian memilih proyek-proyek yang akan dapat mencapai tujuan-tujuan program tersebut. Diperlukan cara-cara analisis yang sistematis, sederhana, mudah dikomunikasikan, dan didasarkan pada suatu kerangka pemikiran logis.

1. Kerangka Logis

Kerangka logis merupakan seperangkat pengertian yang saling berkaitan, yang mampu menjelaskan secara logis tentang :

1)        Mengapa suatu proyek harus dilaksanakan,

2)        Bagaimana proyek akan dilaksanakan,

3)        Faktor-faktor luar apa saja yang mengakibatkan ketidakpastian keberhasilan proyek,

4)        Bagaimana wujud proyek bila sudah selesai,

5)        Bagaimana menetapkan ukuran keberhasilan proyek yang sudah selesai.

1. Analisis Anggaran Keuangan

Anggaran keuangan disusun secara realistis, bertahap waktu, dengan berorientasi pada kegiatan-kegiatan proyek.

1. Rincian Tanggung Jawab

Rincian tanggung jawab yang merupakan salah satu perangkat Sistem Manajemen Proyek dengan kegunaannya antara lain sebagai berikut:

1. Dapat membantu tercapainya kesepakatan mengenai peran dan tanggung jawab masing-masing individu atau satuan organisasi yang terlibat dalam pelaksanaan proyek,
2. Untuk menyederhanakan pelaksanaan koordinasi proyek dan sebagai sarana untuk media komunikasi antar masing-masing penanggung jawab,
3. Memperlihatkan hubungan tugas dan jabatan secara jelas, sehingga membantu memastikan bahwa semua tugas dan personil yang diperlukan telah tersusun.
4. Jadwal Pelaksanaan Proyek

Jadwal pelaksanaan berguna untuk menentukan waktu dan urutan kegiatan-kegiatan proyek, dan dibuat berdasarkan daftar perincian kegiatan.

1. Sistem Monitoring dan Pelaporan

Dalam rangka pengendalian dan pengawasan terhadap pelaksanaan proyek dibutuhkan media atau alat yang mampu merangkum informasi-informasi yang harus secara aktif diketahui, diikuti, dan diamati selama pelaksanaan.

1. Sistem Evaluasi

Evaluasi Ditujukan untuk penyempurnaan pelaksanaan proyek sehingga lebih bersifat berorientasi ke depan, yaitu upaya peningkatan kesempatan demi untuk keberhasilan proyek. Dan dapat memeriksa kemajuan dan kemampuan proyek dalam mengatasi segenap permasalahan yang dihadapi pada setiap saat.

1. Konsep Pendekatan Tim

Pendekatan tim merupakan upaya membangkitkan semangat untuk menggalang persatuan dalam bekerja sama, memadukan tindakan, meningkatkan komunikasi, mengurangi masalah dan mendorong keikutsertaan mereka yang keterlibatannya diperlukan demi keberhasilan proyek.

Semua kegiatan proyek merupakan suatu siklus mekanisme manajemen yang didasarkan atas tiga tahapan, yaitu : perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi (lihat gambar 2.2). Siklus mekanisme manajemen tersebut merupakan proses terus menerus selama proyek berjalan. Oleh karenanya pelaksanaan proyek berlangsung dalam suatu tata hubungan kompleks yang selalu berubah-ubah (dinamis). Rencana semula harus selalu disesuaikan dengan keadaan atau kondisi mutakhir dengan memanfaatkan umpan balikdari hasil evaluasi. Keberhasilan pelaksanaannya tergantung pada upaya dan tindakan yang terkoordinasi dari berbagai satuan organisasi dan jabatan di berbagai jenjang manajemen.

Untuk dapat menangani pelaksanaan proyek dengan baik atau paling tidak dimaksudkan untuk memperkecil peluang timbulnya permasalahan dan mencegah datangnya kesulitan, diperlukan pendekatan dengan menyusun suatu konsep Sistem Manajemen Proyek. Sedangkan konsep sistem yang dimaksud tiada lain adalah penataan serta pengorganisasian atas faktor-faktor yang berpengaruh terhadap keberhasilan manajemen manajemen proyek.

Sistem manajemen proyek disusun dan dijabarkan menjadi seperangkat pengertian-pengertian, alat-alat, dan petunjuk tata cara yang mudah untuk dilaksanakan sedemikian sehingga :

1. Mampu menghubungkan dan menjembatani kesenjangan persepsi di antara para perencana pembangunan dan pelaksanaannya, sehingga kesemuanya mempunyai satu kerangka konsep yang sama tentang kriteria keberhasilan suatu proyek,
2. Dapat memberikan kesamaan bahasa yang sekaligus memadukan tertib teknis dan sosial, yang dapat diterapkan pada setiap proyek disetiap jenjang dengan cara-cara sederhana, jelas, dan sistematis,
3. Mampu mewujudkan suatu bentuk kerjasama dan koordinasi antar satuan organisasi pelaksanaannya sehingga terwujud suatu semangat bersama untuk merencanakan proyek secara lebih terinci, dan cukup cermat dalam mengantisipasi masalah-masalah yang akan timbul dalam pelaksanaannya.

Sistem Manajemen Proyek yang diberlakukan hendaknya ditujukan untuk dapat digunakan dalam upaya melengkapi tata cara organisasi yang berlaku. Sehingga pemakaian sistem tersebut, khususnya pada proyek-proyek pemerintah, akan membantu para birokrat untuk dapat memenuhi peraturan dan ketentuan pemerintah dalam perencanaan, penyusunan anggaran keuangan dan sistem pelaporan.

Manajemen adalah usaha manusia untuk mencapai tujuan dengan cara yang paling efektif dan efisien. Usaha yang dimaksud adalah bagian dari proses manajemen yaitu suatu rangkaian kegiatan yang dilakukan secara berurutan atau kronologis. Rangkaian kegiatan dimaksud secara umum yaitu mulai dari penetapan tujuan (goal setting), perencanaan (planning) pengorganisasian (organizing) pelaksanaan (actuating) dan pengawasan/pengendalian (controlling).

1. Perencanaan

Perencanaan adalah suatu proses yang mencoba meletakkan dasar tujuan dan sasaran termasuk menyiapkan segala sumber daya untuk mencapainya. Perencanaan memberikan pegangan/pedoman bagi pelaksana mengenai alokasi sumber daya dalam melaksanakan kegiatan. Iman Soeharto (1977) secara garis besar menyatakan perencanaan berfungsi untuk meletakkan dasar sasaran proyek, yaitu penjadwalan, anggaran dan mutu. Pengertian diatas menekankan bahwa perencanaan merupakan suatu proses, berarti perencanaan tersebut mengalami tahap-tahap pekerjaan tertentu. Adapun tahapan yang dilalui dalam menyusun suatu perencanaan adalah :

1)      menentukan tujuan yaitu sebagai pedoman yang memberikan arah gerak dari kegiatan yang dilakukan,

2)      menentukan sasaran yaitu suatu titik tertentu yang perlu dicapai untuk mewujudkan suatu tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya,

3)      mengkaji posisi awal terhadap tujuan yaitu untuk mengetahui sejauh mana kesiapan dan posisi, maka perlu diadakan kajian terhadap posisi dan situasi awal terhadap tujuan dan sasaran yang hendak dicapai,

4)      memilih alternatif adalah selalu tersedianya beberapa alternatif yang dapat dipergunakan untuk mewujudkan tujuan dan sasaran. Dalam memilih alternatif yang paling sesuai untuk suatu kegiatan memerlukan kejelian dan pengkajian yang seksama agar alternatif yang dipilih lebih tepat, dan

5)      menyusun rangkaian langkah untuk mencapai tujuan, proses ini terdiri dari penetapan langkah terbaik yang mungkin dapat dilaksanakan setelah memperhatikan berbagai batasan.

1. Penjadwalan

Penjadwalan dalam pengertian proyek konstruksi merupakan perangkat untuk menentukan aktifitas yang diperlukan dalam menyelesaikan suatu proyek dengan urutan serta kerangka waktu tertentu, dimana setiap aktifitas harus dilaksanakan agar proyek selesai tepat waktu dan biaya yang ekonomis (Callahan, 1992). Penjadwalan meliputi tenaga kerja, material, peralatan, keuangan dan waktu. Dengan penjadwalan yang tepat maka beberapa macam kerugian  dapat dihindari seperti keterlambatan, pembengkakan biaya dan perselisihan. Beberapa manfaat yang dapat diperoleh dari penjadwalan antara lain  bagi pemilik proyek dan pelaksana proyek atau kontraktor.

1)      Bagi Pemilik Proyek dapat digunakan untuk:

1. a)mengetahui waktu mulai dan selesai proyek,
2. b)merencanakan aliran kas, dan
3. c)mengevaluasi efek perubahan terhadap waktu dan biaya proyek.

2)      Bagi Pelaksana Proyek/Kontraktor dapat digunakan untuk :

1. a)memprediksi kapan suatu kegiatan yang spesifik dimulai dan diakhiri,
2. b)merencanakan kebutuhan material, peralatan dan tenaga kerja,
3. c)mengatur waktu keterlibatan sub kontraktor,
4. d)menghindari konflik antara sub kontraktor dengan pekerja,
5. e)merencanakan aliran kas, dan
6. f)mengevaluasi efek perubahan terhadap waktu dan biaya proyek.
7. Pengendalian

Mockler (1972) dalam  Soeharto (1977) memberikan pengertian tentang pengendalian yaitu adalah usaha yang sistematis untuk menentukan standar yang sesuai dengan sasaran perencanaan, merancang system informasi, membandingkan pelaksanaan dengan standar, kemudian mengambil tindakan pembetulan yang diperlukan agar sumber daya digunakan secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai sasaran. Fungsi utama pengendalian adalah memantau dan mengkaji (bila perlu mengadakan koreksi). Pengendalian memantau apakah hasil kegiatan yang telah dilaksanakan sesuai dengan patokan yang telah digariskan dan memastikan penggunaan sumber daya yang efektif dan efisien.

Manajemen proyek adalah merencanakan, mengorganisir, melaksanakan dan mengendalikan sumber daya untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan. Lebih jauh manajemen proyek menggunakan pendekatan sistem dan hirarki (arus kegiatan) vertikal maupun horizontal.

Manajemen profesional adalah suatu kegiatan yang melibatkan sumber daya di dalamnya, dimana tugas dan tanggung jawab dilakukan secara profesional. Kegiatan yang dimaksud dimulai dari tahapan pembuatan desain, penawaran, penunjukkan pelaksana dan tahapan konstruksi dengan harapan tercapainya tepat mutu, tepat waktu dan tepat biaya.

Manajemen konstruksi mempunyai tugas dan kewajiban untuk menjamin pemilik proyek, akan mendapatkan pelaksanaan proyek yang ekonomis, sesuai dengan kebutuhan pemilik proyek dan menjamin bahwa proyek dilaksanakan sesuai dengan perencanaan dan spesifikasi.

Konsultan perencana mempunyai tugas dan tanggung jawab menangkap ide dan gagasan dari pemilik proyek melalui manajemen konstruksi, kemudian melakukan pengelolaan tahap demi tahap sampai ide tersebut terwujud.

Kontraktor adalah sebagai pelaksana proyek yang diberikan oleh pemilik proyek dengan pengarahan dan pengendalian yang dilakukan oleh manajemen konstruksi, sehingga pelaksanaan sesuai dengan perencanaan yang telah digariskan.