Perencanaan keuangan adalah proses menetapkan sasaran finansial, memperkirakan kebutuhan dana, menyusun proyeksi pendapatan dan biaya, menentukan sumber pembiayaan, serta merancang tindakan untuk mencapai tujuan tersebut. Pengendalian keuangan adalah proses memastikan bahwa pelaksanaan kegiatan keuangan sesuai dengan rencana, kebijakan, dan target yang telah ditetapkan.
Perencanaan dan pengendalian keuangan merupakan dua kegiatan yang saling melengkapi. Perencanaan tanpa pengendalian menyebabkan organisasi tidak mengetahui apakah target tercapai. Sebaliknya, pengendalian tanpa perencanaan membuat organisasi tidak memiliki standar pembanding yang jelas.
Proses perencanaan keuangan umumnya meliputi:
- Menetapkan tujuan perusahaan, seperti pertumbuhan penjualan, peningkatan laba, ekspansi pasar, penurunan utang, atau peningkatan nilai perusahaan.
- Menganalisis kondisi internal dan eksternal perusahaan.
- Menyusun asumsi ekonomi, seperti inflasi, suku bunga, kurs, pertumbuhan pasar, dan harga bahan baku.
- Menyusun proyeksi penjualan.
- Menyusun anggaran produksi, pembelian, tenaga kerja, dan biaya operasional.
- Menyusun anggaran kas.
- Menyusun proyeksi laporan laba rugi, neraca, dan arus kas.
- Mengidentifikasi kebutuhan pembiayaan.
- Menganalisis kelayakan rencana dan risiko.
- Memantau realisasi serta menyesuaikan rencana apabila terjadi perubahan kondisi.
Anggaran merupakan rencana kuantitatif yang disusun untuk periode tertentu. Anggaran bukan sekadar alat pembatasan biaya, melainkan instrumen koordinasi, komunikasi, motivasi, dan evaluasi kinerja. Anggaran membantu setiap unit memahami target, kebutuhan sumber daya, dan tanggung jawab masing-masing.
Jenis anggaran yang umum digunakan antara lain anggaran penjualan, anggaran produksi, anggaran bahan baku, anggaran tenaga kerja langsung, anggaran biaya overhead, anggaran biaya operasional, anggaran kas, anggaran investasi modal, dan anggaran induk atau master budget.
Anggaran kas sangat penting karena menunjukkan proyeksi penerimaan dan pengeluaran kas. Dengan anggaran kas, perusahaan dapat mengantisipasi surplus atau defisit kas. Jika diproyeksikan terjadi defisit, manajer dapat menyiapkan pinjaman jangka pendek, mempercepat penagihan piutang, menunda pengeluaran yang tidak mendesak, atau melakukan langkah lainnya. Jika diproyeksikan terjadi surplus, perusahaan dapat menginvestasikan kas sementara pada instrumen yang aman dan likuid.
Pengendalian keuangan dilakukan melalui perbandingan antara anggaran dan realisasi. Selisih antara keduanya disebut varians. Varians dapat bersifat menguntungkan atau tidak menguntungkan. Namun, varians tidak boleh hanya dipandang sebagai angka; manajer harus menelusuri penyebabnya.
Contohnya, biaya bahan baku yang melebihi anggaran dapat disebabkan oleh kenaikan harga pasar, pemborosan produksi, pembelian yang tidak efisien, perubahan spesifikasi produk, atau kesalahan dalam penyusunan anggaran. Tindakan korektif harus disesuaikan dengan akar masalah, bukan sekadar memotong biaya secara seragam.
Sistem pengendalian internal merupakan bagian penting dari pengendalian keuangan. Pengendalian internal mencakup kebijakan, prosedur, struktur organisasi, sistem informasi, dan aktivitas pengawasan yang dirancang untuk menjaga aset, memastikan keandalan informasi, meningkatkan efisiensi operasi, serta mendukung kepatuhan terhadap peraturan.
Contoh pengendalian internal antara lain pemisahan tugas antara pihak yang menyetujui transaksi, menyimpan aset, mencatat transaksi, dan merekonsiliasi laporan; otorisasi berjenjang untuk pengeluaran dana; rekonsiliasi bank secara berkala; pembatasan akses terhadap sistem; audit internal; dan dokumentasi transaksi yang memadai.