Dalam sistem penggajian ini diperlukan dokumen-dokumen serta catatancatatan akuntansi, unit organisasi yang terkait dalam kegiatan penggajian dan
pengupahan ini juga sangat berpengaruh.
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian dan
pengupahan menurut Mulyadi (2016:381) adalah:
- Dokumen pendukung perubahan gaji
Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa
surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti
surat keputusan pengangkatan karyawan, kenaikan upah, penurunan
pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan, pemindahan dan
lain sebagainya. - Kartu jam hadir
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat
jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir ini dapat
berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu jam hadir yang
diisi dengan mesin pencatat waktu. - Kartu jam kerja
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh
tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. - Daftar gaji dan daftar upah
Dokumen ini berisi jumlah gaji bruto setiap karyawan, dikurangi oleh
potongan-potongan berupa Pph pasal 21, utang karyawan, iuran untuk
organisasi karyawan dan lain sebagainya. - Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji tiap departemen, yangdibuat
berdasarkan daftar gaji. - Surat pernyataan gaji
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji bersamaan dengan
pembuatan daftar gaji atau dalam kegiatan terpisah dari pembuatan
daftar gaji. - Amplop gaji
Upah gaji karyawan diserahkan kepada karyawan dalam amplop gaji.
Di halaman muka amplop gaji setiap karyawan ini berisi informasi
mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah
gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu. - Bukti kas keluar
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat fungsi
akuntansi kepada fungsi keuangan, berdassarkan informasi dalam
daftar gaji yang diterima dan fungsi pembuat daftar gaji.
Sedangkan catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penggajian dan
pengupahan menurut Mulyadi (2016:382) yaitu: - Jurnal umum
Dalam pencatatan gaji ini jurnal umum digunakan untuk mencatat
distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam
perusahaan. - Kartu harga pokok produksi
Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak
langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu. - Kartu biaya
Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak
langsung dan biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen dalam
perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini
adalah bukti memorial. - Kartu penghasilan karyawan
Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai
potongan yang diterima oleh setiap karyawan. Informasi dalam kartu
penghasilan ini dipakai sebagai dasar perhitungan Pph pasal 21 yang
menjasi beban setiap karyawan. Disamping itu, kartu penghasilan
karyawan ini digunakan sebagai tanda terima gaji karyawan dengan di
tanda tangannya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan.
Unit-unit organisasi yang terkait di dalam sistem penggajian menurut
Mulyadi (2016:382) yaitu: - Fungsi kepegawaian
Fungsi ini bertanggungjawab untuk mencari karyawan baru,
menyeleksi karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru,
membuat surat keputusan tarif gaji karyawan, kenaikan pangkat dan
golongan gaji, mutasi dan pemberhentian karyawan. Fungsi
kepegawaian berada ditangan bagian kepegawaian. - Fungsi pencatatan waktu
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu
hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian intern
yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak
boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh pembuat daftar gaji. - Fungsi pembuat daftar gaji
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi
penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang
menjadi bebaan setiap karyawan selama waktu pembayaran gaji.
Daftar gaji diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji kepada fungsi
akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar
untuk pembayaran gaji kepada karyawan. Dalam organisasi, fungsi
pembuat daftar gaji berada ditangan bagian gaji. - Fungsi akuntansi
Dalam sistem penggajian, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk
mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan
pembayaran gaji karyawan. Fungsi akuntansi yang menangani sistem
akuntansi penggajian berada di tangan bagian utang, bagian kartu
biaya dan bagian jurnal. - Fungsi keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran
gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank. Utang tunai tersebut
kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji setiap karyawan, untuk
selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak. Fungsi keuangan
berada di tangan bagian kasir.
Menurut Mulyadi (2016:385) prosedur yang terdapat pada sistem
penggajian dan pengupahan adalah: - Prosedur pencatatan waktu hadir
Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu
dengan menggunakan daftar gaji pada waktu masuk kantor
administrasi. Pencatat waktu hadir ini diselenggarakan untuk
menentukan karyawan apakah memperoleh gaji penuh atau harus
dikenakan potongan akibat keterlambatannya. - Prosedur pembuatan daftar gaji
Pada prosedur ini, fungsi pembuatan daftar gaji membuat daftar gaji
karyawan. Data yang dipakai sebagai pembuatan daftar gaji adalah
suratkeputusan pengangkatan karyawan, pemberhentian karyawan,
penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir. - Prosedur distribusi biaya gaji
Biaya didistribusikan kepada karyawan tetap yang berhak
menerimanya. - Prosedur pembuatan bukti kas keluar
Pada prosedur ini, bagian utangmembuat perintah pengeluaran kas
kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji
dengan cara membuat bukti kas keluar. - Prosedur pembayaran gaji
Fungsi keuangan menguangkan cek ke bank dan memasukkan uang ke
amplop gaji kemudian membayarkannya ke karyawan tetap yang
berhak.
Sedangkan jaringan-jaringan prosedur sistem pengendalian intern
penggajian dan pengupahan, Mulyadi (2016:283) - Prosedur pencatatan waktu hadir
Dalam prosedur ini, pencatat waktu hadir diselenggarakan oleh fungsi
pencatatan waktu dengan menggunakan daftar gaji biasa, yang
karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari
perusahaan. Daftar gaji juga digunakan untuk menentukan apakah
karyawan bekerja diperusahaan dalam jam biasa atau jam lembur. - Prosedur pencatatan waktu jam kerjaa
Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan,
pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di
fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan
kepada produksi atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. - Produksi pembuatan daftar gaji
Fungsi daftar gaji membuat daftar upah karyawan. Daftar yang dipakai
sebagai dasar pembuatan daftar upah adalah surat-surat keputusan
mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat,
pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar upah sebelumnya
dan daftar jam kerja. - Prosedur distribusi biaya upah
Pada prosedur ini, distribusi biaya upah di distribusikan kepada
departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja
langsung. - Prosedur pembuatan bukti kas keluar
Bagian utang membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi
keuangan untuk menulis cek guna pembayaran upah dengan cara
membuat bukti kas keluar. - Prosedur pembayaran upah
Prosedur pembayaran gaji melibatkan fungsi akuntansi dan keuangan.
Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi
keuangan untuk menulis cek tersebut ke bank dan memasukkan uang
ke amplop gaji. Fungsi keuangan menggunakan cek ke bank dan
memasukkan uang ke amplop dan membayarkannya kepada karyawan
yang berhak