Notoatmodjo dan Soekidjo (2003:143) menjelaskan bahwa penilaian kinerja yang baik harus dapat menggambarkan secara akurat tentang apa yang diukur. Agar penilaian mencapai tujuan ini, maka ada dua hal yang perlu diperhatikan, yaitu :
1. Penilaian harus mempunyai hubungan dengan pekerjaan (job related), artinya sistem penilaian itu benar-benar menilai perilaku atau kerja yang mendukung kegiatan organisasi dimana karyawan itu bekerja.
2. Adanya standar pelaksanaan kerja (performance standard). Standar pelaksanaan adalah ukuran yang dipakai untuk menilai kinerja tersebut, agar penilaian itu efektif, maka standar penilaian hendaknya berhubungan dengan hasil-hasil yang diinginkan setiap pekerjaan. Dengan demikian, standar pelaksanaan kerja menjadi alat ukur kinerja. Pelaksanaan pengukuran atau penilaian terhadap pelaksanaan kinerja dibutuhkan suatu penilaian yang memenuhi syarat-syarat tertentu. Cascio (1995:275) menyatakan bahwa syarat-syarat dari sistem penilaian kinerja meliputi :
1. Relevance artinya bahwa suatu sistem penilaian digunakan untuk mengukur kegiatan-kegiatan yang ada hubungan antara hasil pekerjaan dan tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu
2. Acceptability artinya bahwa hasil dari sistem penilaian tersebut dapat diterima dari kesuksesan pelaksanaan pekerjaan dalam suatu organisasi
3. Reliability artinya bahwa hasil dari sistem penilaian tersebut dapat dipercaya. Reliabilitas sistem penilaian dipengaruhi oleh beberapa faktor antara lain; waktu dan frekuensi penilaian
4. Sensitivity artinya bahwa sistem penilaian tersebut cukup peka dalam menunjukkan kegiatan yang berhasil atau gagal dilakukan oleh seorang karyawan. Hal ini sangat penting, karena jangan sampat terjadi suatu sistem tidak memiliki kemampuan membedakan karyawan yang berhasil dan karyawan yang tidak berhasil 5. Practically artinya bahwa sistem penilaian dapat mendukung secara langsung tercapainya tujuan organisasi perusahaan melalui peningkatan produktivitas para karyawan Kinerja dalam menjalankan fungsinya tidak berdiri sendiri, tetapi berhubungan dengan kepuasan kerja dan tingkat imbalan, dipengaruhi oleh keterampilan, kemampuan dan sifat-sifat individu.
Menurut model partnerlawyer dalam Rivai (2005:42), kinerja individu dipengaruhi oleh faktorfaktor: a) harapan mengenai imbalan;
b) dorongan;
c) kemampuan; kebutuhan dan sifat;
d) persepsi terhadap tugas;
d) imbalan internal dan eksternal; dan
e) persepsi terhadap tingkat imbalan dan kepuasan kerja.
Kinerja pada dasarnya ditentukan oleh tiga hal, yaitu :
1) kemampuan;
2) keinginan; dan
(3) lingkungan.
Oleh karena itu, agar mempunyai kinerja yang baik, seseorang harus mempunyai keinginan yang tinggi untuk mengerjakan serta mengetahui pekerjaannya. Tanpa mengetahui ketiga faktor ini, kinerja yang baik tidak akan tercapai. Dengan demikian, kinerja individu dapat ditingkatkan apabila ada kesesuaian antara pekerjaan dan kemampuan.
Rivai (2005:45) menyebutkan faktor-faktor yang menandai kinerja adalah hasil ketentuan: 1) kebutuhan yang dibuat pekerja; 2) tujuan yang khusus; 3) kemampuan; 4) kompleksitas; 5) komitmen; 6) umpan Balik; 7) situasi; 8) pembatasan; 9) perhatian pada setiap kegiatan; 10) usaha; 11) ketekunan; 12) ketaatan; 13) kesediaan untuk berkorban; dan 14) memiliki standar yang jelas.